Стратегия тайм-менеджмента: как все успевать

Как управлять своим временем Развитие бизнеса

С помощью этих советов управляйте своим временем, чтобы уменьшить стресс, повысить продуктивность и улучшить самочувствие.

Что такое тайм-менеджмент

Это процесс сознательного планирования и контроля времени, которое вы тратите на выполнение конкретных задач, с целью повышения эффективности. Скорее всего, в вашей жизни есть дедлайны, списки дел и вознаграждениями за выполнение определенных действий. Мотивируя себя делать то, что мы должны делать для того, чтобы делать то, что мы хотим делать, — это часть жизни. 

Выработка правильного распорядка и привычек для управления своим временем начинается со знания существующих стратегий, а затем их внедрения в свою жизнь. Правильное управление временем может привести к здоровому, сбалансированному образу жизни, который может помочь в:

  • Снижении стресса
  • Увеличении энергии
  • Более эффективному достижению целей
  • Расстановке приоритетов
  • Повышении уверенности в себе
  • Продолжении карьеры или образования

Что такое тайм менеджмент

В основе методов управления временем лежат базовые навыки осознания, организации и адаптации. Это означает, что осознание своего времени, его структурирование и корректировка по ходу дела — вот секрет эффективного управления временем. Сейчас руководители указывают на поведенческие навыки как на наиболее важные для современного работника.

Какие существуют стратегии управления временем

Если вы хотите взять под контроль свое время, вот несколько советов и стратегий, которые помогут вам начать:

Проведите аудит времени

Начните с оценки того, на что вы тратите свое время. Составьте визуальную карту примерных часов, которые вы тратите на работу, домашние дела и обязанности, поездки на работу, социальные сети и досуг. Затем вы можете углубиться в учебу или работу, разделив предыдущую неделю на дни, а затем на часы. Сколько времени ушло на то, чтобы закончить работу? Затянулся ли рабочий проект из-за того, что вы листали ВК, работая дома? Потратьте время на размышления и количественную оценку того, как вы проводите свое время.

Ставьте цели, исходя из этого результата. Планирование наперед и установление временных ограничений на выполнение задач и приоритетов может освободить время для того, что для вас наиболее важно, например, для того, чтобы проводить больше времени с друзьями и семьей. Начните с того, что каждое воскресенье посвящайте полчаса намеренному планированию своей недели и постановке ежедневных целей.

Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения своих приоритетов

Матрица Эйзенхауэра — это популярный инструмент, который помогает вам разграничить задачи на важные, неважные, срочные и несрочные. В квадранте есть четыре ячейки, на которые вы можете разделить свои задачи, чтобы определить приоритетность того, на чем следует сосредоточиться в первую очередь. 

  • Квадрант 1:  Важное и срочное. Выполняйте эти задачи в первую очередь. Это приоритеты, которые имеют наибольшее отношение к вашим целям.
  • Квадрант 2: Важно, но не срочно. Отложите их на более поздний срок.
  • Квадрант 3: Срочно, но не важно. По возможности делегируйте их другим, особенно если они не способствуют достижению ваших долгосрочных целей.
  • Квадрант 4: Не важно и не срочно. Удалите эти задачи или выполняйте их, когда у вас есть свободное время, потому что они отвлекают от ваших приоритетов.

Как правильно управлять своим временем

Для еще более простого подхода создайте список задач и отметьте каждый пункт как срочный или важный. Часто мы отдаем приоритет срочным задачам, а не важным — например, задачам, которые могут быть творческими, важными и приносящими удовлетворение. Они не имеют сроков выполнения, поэтому их определение и обозначение может стать полезным шагом на пути к достижению ваших личных и профессиональных целей.

Больше полезных методик и инструментов для развития бизнеса в телеграм-канале для руководителей.

Используйте методы «разбивки» своего времени.

Когда вы лучше представляете себе, каковы ваши приоритеты, установление ограничений может стать отличным инструментом управления временем. Существует несколько вариантов разделения вашего времени на легко усваиваемые части.

Попробуйте метод Pomodoro. Метод Pomodoro предполагает использование таймера для разбивки работы на 25-минутные интервалы, разделенные 5 минутами перерыва. После четырех помодоро можно сделать более длительный перерыв на 15-30 минут. Pomodoro («помидор» по-итальянски) способствует концентрации внимания и снимает умственную усталость, что особенно полезно для бессрочной работы, такой как проведение исследований, подготовка к экзамену или завершение консультационного проекта. 

Распределяя время по частям, вы делаете крупные проекты и цели менее пугающими. Меньше прокрастинации, больше продуктивности.

Сосредоточьтесь на одной задаче за один раз

Для большинства из нас многозадачность, как правило, менее эффективна, чем сосредоточенность на одной задаче за раз. Выполнение слишком большого количества дел одновременно может повлиять на ваши когнитивные способности, заставляя вас чувствовать себя непродуктивным или неудовлетворенным своими успехами. Организация своего времени таким образом, чтобы завершить одну задачу, прежде чем приступить к другой, может повысить вашу уверенность в себе.

Кроме того, может быть полезно разделить задачи на части. Например, если вы писатель, вы можете посвятить понедельник исследованиям, вторник-четверг — написанию, пятницу — редактированию. 

Советы для управления личным временем

Дайте себе вознаграждение

Вознаграждения не предназначены только для послушных детей и домашних животных. Они могут стать отличным источником мотивации для принятия хороших привычек управления временем. За каждую выполненную за день задачу вы можете дать себе небольшое вознаграждение. Эти вознаграждения не обязательно должны быть экстравагантными или дорогими. Несколько вариантов:

  • Прогуляйтесь на свежем воздухе
  • Позвоните другу или члену семьи
  • Медитируйте в течение пяти минут
  • Послушайте эпизод подкаста или главу аудиокниги

Вы сами можете определить, какие цели заслуживают поблажек. Вознаграждения могут помочь вам справиться с особенно трудным проектом или периодом работы.

Как создать собственную стратегию управления временем

Теперь, когда в вашем арсенале есть несколько потенциальных советов и методов управления временем, пришло время разработать стратегию. Вы можете поэкспериментировать с несколькими методами, прежде чем выработаете наиболее эффективные для вас долгосрочные привычки и распорядок дня. 

Установите цели и приоритеты

Подумайте о своих долгосрочных и краткосрочных целях в области карьеры и личного развития. Убедитесь, что цели написаны по принципу SMART: они конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и своевременны. Что потребуется для их достижения? Как вы можете управлять своим временем, чтобы добиться максимальной продуктивности?

После того как вы определили свои цели, расставьте их в порядке важности. Может быть полезно использовать блокнот или ручку и бумагу, чтобы лучше представить свои приоритеты.

Зачем управлять своим временем

Выберите наиболее подходящий для вас метод

Используя приведенный выше список советов, выберите один или два метода для применения. Основываясь на том, что помогало вам в прошлом, вы можете смешивать и сочетать различные навыки управления временем. Если вы не уверены, какие из них вам подойдут, выберите один наугад и попробуйте.

Спланируйте и внедрите

Применяйте выбранный вами метод в течение определенного периода времени. Месяца обычно достаточно, чтобы оценить, работает ли стратегия. В течение 30 дней отслеживайте свой прогресс. Запишите, как вы себя чувствуете через одну-две недели. Был ли один метод более эффективным, чем другой? 

Используйте планировщик, календарь Google или просто ручку и бумагу для постановки ежемесячных и еженедельных целей. Для ежедневных задач каждое утро составляйте список дел с достижимыми (как швейцарский сыр) целями. Не стесняйтесь гибко распределять дни и посыпать их множеством маленьких поощрений.

Оцените 

После месяца применения новых методов управления временем пришло время провести переоценку. Что работает? Что не работает? Скорректируйте свою стратегию и план, чтобы добиться большей эффективности. Продолжайте практиковать эти привычки каждый месяц, адаптируя их по мере изменения ваших приоритетов. То, что работает для вас, когда вы студент, может быть совсем не таким, как когда вы начинаете новую работу.

Помните, что практика управления временем — это непрерывный процесс. Ничего страшного, если вы не превратитесь в гуру тайм-менеджмента за одну ночь. Речь идет о прогрессе, а не о совершенстве.

Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности

Бизнес-журнал Тарасова Константина
Кнопка чата