Как правильно ставить задачи на неделю: разбираем типовые ошибки

Развитие бизнеса

Быстро расти бизнесу помогает постоянное формулирование и проверка гипотез. Эффективнее всего запускать эту работу каждую неделю и отслеживать результаты на еженедельных планерках . То есть, сначала сформулировать гипотезы, и чтобы их проверить, поставить задачи для каждого сотрудника — сформировать недельный спринт. Каких ошибок при его заполнении нужно избегать, рассмотрим далее.

Зачем нужны недельные спринты  

Недельные спринты помогают командам:

  • выбрать приоритет
  • сформулировать емко и правильно описание задачи
  • сформулировать результат, который хотим получить
  • структурировать задачи — старые и новые, оперативные и стратегические.

Фиксацию планов и результатов можно делать в удобном вам ИТ-инструменте или просто в письменном виде, но важно, чтобы эта фиксация содержала правильно сформулированные задачи. И для каждой из задач были определены план действий, ответственный, необходимые ресурсы и образ результата, который должен получиться. Например, в виде такой таблицы:

Часто на практике недельные спринты превращаются вместо списка задач, направленных на устранение основного ограничения, в список задач из должностной инструкции или в еще одну форму отчетности для руководителя, на которую не дают обратную связь, и не ясно зачем ее заполнять. Разберем все ошибки по пунктам.

Описание задачи и для чего она

1 ошибка — писать процессную задачу, а не ту, которая формирует результат. 

Формулировать задачу по принципу «что мы будем делать» — плохой вариант, существенно лучше отмечать результат. Например, не «синхронизироваться с Иваном», а «получить от Ивана обязательство участвовать в проекте».

2 ошибка — не указывать, для чего задача. Ваша задача должна отвечать на проверочный вопрос: как она поможет устранить главное ограничение в бизнесе? К примеру, в формулировке «определить, чего не хватает для системы обучения» непонятно, зачем нужна эта задача. А если вы напишете «сформировать список тем обучения, достаточный для удвоения конверсии», то будет гораздо яснее, что может быть результатом и для чего это нужно. 

План действий

3 ошибка — плана действий нет. Очень часто план действий по задаче просто не прописывают. Не пропускайте этот пункт, иначе вы не сможете получить измеримый результат и проверить гипотезу.

4 ошибка — план содержит реализацию нескольких задач, а не одной. Нужно разобраться, что вы будете делать и зачем, и всегда учитывать, к какому результату приведут ваши действия по каждой конкретной задаче.

5 ошибка — план действий не соответствует описанию задачи. Часто так бывает, когда задача описана процессом. Например, описание задачи — «синхронизироваться», а в плане действий указано, что надо найти способы повысить эффективность менеджеров продаж, а еще разработать новое коммерческое предложение. Всегда сопоставляйте задачу и план по ее решению.

6 ошибка — нет конкретных шагов и измеримости выполнения. Продумайте все действия и сформулируйте конкретный план, чтобы через неделю понять, сделали ли вы то, что планировали.

Ответственный

7 ошибка — более одного ответственного. Бывает так, что в выполнении задачи могут участвовать несколько разных сотрудников. Но ответственный должен быть только один — тот, кто принесет запланированный результат. 

Какие ресурсы нужны

8 ошибка — не фиксировать временные ресурсы и не оцифровывать. Иначе вы не сможете посчитать, есть ли у вас всё необходимое для выполнения задачи: время, люди или финансы.  

Какой результат хочу получить

9 ошибка — указывать выполнение плана работ вместо результата этих работ. Результат задачи должен понятным образом влиять на устранение узкого места или на другой показатель бизнеса. «Сделали то, что запланировали» — это не результат. Правильнее будет «сделали то, что запланировали, и это дало прирост Х% для показателя Y».

10 ошибка — нет логики между названием задачи, планом действий и ожидаемым результатом. Проверьте, чтобы эти три пункта были связаны между собой, а не относились к разным направлениям.

Какой результат получили

11 ошибка — путать результат (изменение бизнес-показателей) с одним из этапов работы. Например, пользы для бизнеса от результата «получили новый вид коммерческого предложения» нет. А вот «получили рост конверсии на 20% на этапе ожидания оплаты» – это хороший результат. 

12 ошибка — писать, что сделали задачу частично. Лучше себя не обманывать — если задача полностью не выполнена, то пишите, что задача «не сделана». Например, вы хотели сделать 10 продаж за неделю, но получили только 9, это значит, что результата, на который вы рассчитывали, нет. 

Free photo excited millennial office team giving high five together, teambuilding concept

Выводы

13 ошибка — писать в выводах следующие задачи. Правильнее указать, почему не получилось достичь результата, что следует изменить в задаче или какие еще гипотезы можно сгенерировать. А если результат получен, то как можно использовать его в дальнейшем или куда сдвинулось главное ограничение бизнеса.

14 ошибка — просто писать, что задача не сделана. Это не вывод, а констатация факта. Нужно прописать, что вы будете делать, если результата не получили, а что делать дальше, если результат получен.

По каким еще критериям нужно проверить задачи недельного спринта:

  • направлены на главное ограничение
  • сфокусированы: чем меньше задач на каждого сотрудника, тем лучше
  • в длинных задачах есть промежуточные результаты
  • есть измеримость действий и результатов
  • план и факт указаны в одних и тех же единицах измерения.

Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности

Бизнес-журнал Тарасова Константина
Кнопка чата