Как правильно написать должностную инструкцию

Управление командой

Должностная инструкция – это внутренний документ компании, в котором отражены основные трудовые обязанности работника. Именно на нее ссылаются работодатели при поручении каких-либо заданий своим сотрудникам.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы можете узнать из данной статьи.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция содержит не только трудовые функции работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности.

По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона. При этом составление такого соглашения выгодной как для компании, так и работника.

Читать также о том, как правильно давать конструктивную критику сотрудникам

Какие бывают должностные инструкции

Документ может быть индивидуальным для каждого работника или типовым для разных категорий должностей.

 

Индивидуальные

Составляются при различии в обязанностях сотрудников, занимающих одну должность. Например, в магазине два продавца: один следит за обновление продукции на витрину, а второй – пробивает товары на кассе. Надо переутверждать для каждого нового сотрудника.

Типовые

Работники, занимающие одну должность, выполняют одинаковые обязанности. В данном документе не указываются инициалы работника, действителен для новых сотрудников.

Для придания должностной инструкции юридической силы необходимо:

  • Утвердить ее: заверить подписью и печатью руководителя.
  • Ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Для чего нужна должностная инструкция

Основные преимущества документа для работодателя

  • Равномерное распределение обязанностей;
  • Возможность поощрения и наказания за соблюдение сроков и качества;
  • Понятная организационная структура, иерархия;
  • Возможность легко разрешить конфликты, в том числе в суде;
  • Обоснование разных окладов для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации;
  • Возможность проверки знаний, квалификации сотрудников (если это указано в должностной инструкции).

Плюсы должностной инструкции для работника

  • Четкий список обязанностей, KPI;
  • Защита своих интересов в суде.

Должностная инструкция позволяет решать недопонимания, возникающие в процессе трудовых взаимоотношений.

Читать также, Как управлять командой на удаленке

Должностная инструкция не используется при заключении с работником договора гражданско-правового характера. Не соблюдение данного предписания может повлечь собой штраф на имя компании в размере от 50 до 100 тысяч рублей.

Читать также про то, как создать эффективную команду

Из чего состоит должностная инструкция

В законе не указан определенный шаблон должностной инструкции. Обычно документ содержит следующие разделы:

  • Заголовок. Содержит название организации, дату утверждения, инициалы утвердившего лица, наименование должности, ФИО сотрудника (в индивидуальной инструкции).
  • Общие положения. Включены сведения об образовании, квалификации наемного работника, правила работы. Здесь также прописывается кто может принять на работу и уволить сотрудника, кем его можно заменить в случае болезни или отпуска.
  • Должностные обязанности. Прописывается весь функционал работника: задачи, сроки, качество. Желательно все прописать четко, без общих фраз.
  • Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
  • Ответственность. Обговариваются случаи, когда работника могут наказать или подвергнуть дисциплинарному взысканию.
  • Взаимодействие. Указывается, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Этот список не является исчерпывающим, компании могут включать в документ дополнительные блоки, например, критерии оценки KPI.

Кто в компании должен отвечать за разработку должностной инструкции

В большинстве организаций ответственность за разработку должностных инструкций лежит на HR-службе (отдел кадров). Конкретные обязанности по созданию и обновлению должностных инструкций могут зависеть от структуры и размера компании, но обычно это является частью функций отдела кадров. В случае малых компаний или стартапов, где отдел кадров может быть ограниченным или отсутствовать вовсе, эта обязанность может возлагаться на управляющего, руководителей отделов или непосредственно на сотрудников, непосредственно занимающихся данной должностью.

Распространенные ошибки при разработке должностных инструкций

  1. Недостаточное описание обязанностей и ожидаемых результатов может привести к недопониманию сотрудников о том, что именно от них ожидается.
  2. Использование сложного и формального языка может создать барьер в понимании инструкции. Рекомендуется использовать ясный и простой язык.
  3. Не вовлечение руководителей и сотрудников в процесс разработки может привести к тому, что инструкция не отражает реальности и потребностей подразделения.
  4. Необновление должностных инструкций с течением времени может привести к утрате актуальности и несоответствию современным требованиям и процессам.
  5. Несоблюдение логичной структуры инструкции (например, отсутствие разделения на функциональные обязанности, полномочия и т.д.) может усложнить понимание.
  6. Избыточная детализация также может сделать инструкцию сложной и труднопонимаемой.
  7. Невнимание к законам и нормативам может привести к созданию инструкции, несоответствующей правовым требованиям.
  8. Неучастие сотрудников в процессе разработки инструкций и их отсутствие в диалоге может привести к непониманию или нежеланию следовать инструкциям.
  9. Неучет индивидуальных особенностей и потребностей сотрудников может привести к тому, что инструкция становится неэффективной для конкретных случаев.
  10. Необеспечение обучения сотрудников использованию и пониманию должностных инструкций может снизить их эффективность..

Перед разработкой должностной инструкции лучше ознакомиться с нормативами, правовыми документами. Для составления грамотного документа, учитывающего интересы всех сторон, можно привлечь юристов.

Читать также о том, как стать хорошим стратегическим лидером

Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности

Бизнес-журнал Тарасова Константина
Кнопка чата