Регламент в бизнесе: как правильно составить

Управление командой

Для слаженной работы команды в компании необходим регламент. Это документ, в котором прописывается вся внутренняя работа в коллективе. Он поможет повысить скорость работы и ускорить рост прибыли. Давайте рассмотрим, как его правильно написать.

Что такое регламент в бизнесе

Регламент — это документ, который определяет порядок действий, права и обязанности участников какой-либо деятельности. Он может быть принят на уровне закона, инструкции, правила или другого официального документа. Регламент обычно устанавливает правила для определенной области, например, для работы с документами, управления проектами, проведения исследований или предоставления услуг. Его соблюдение является обязательным для всех участников деятельности, которая он регулирует.

Зачем прописывать регламент

Регламент бизнес-процесса — это один из главных инструментов управления для руководителя. Его прописывают:

Для конкретного отдела. Нужен для четкого понимания, какую информацию и каким образом передают отделы между собой. В этом случае команде не нужно приходить к руководителю на указаниями, все понимают свою зону ответственности. Каждый отдел выполняет только свои задачи.

Для каждой позиции в команде. Каждый сотрудник понимает, что от него ожидают и как максимально эффективно организовать работу по своим задачам. 

Бизнес-регламент помогает структурировать работу компании, прописывает конкретную технологию создания продукта или оказания услуги. Иначе, сотрудники будут отвлекать начальство постоянными вопросами. И руководитель будет тратить время на бесконечные объяснения одних и тех же вопросов, вместо того, чтобы развивать бизнес.

 

Преимущества внедрения регламента в бизнес

  1. Улучшение эффективности работы: регламент устанавливает порядок действий и стандарты работы, что позволяет сотрудникам работать более эффективно и результативно.
  2. Снижение уровня ошибок: регламент помогает избежать ошибок и несоответствий в работе, так как все сотрудники следуют одним и тем же правилам и процедурам.
  3. Повышение качества продукции или услуг: регламент обеспечивает контроль качества на всех этапах производства или предоставления услуг, что позволяет улучшить их качество.
  4. Улучшение коммуникации между сотрудниками: регламент помогает сотрудникам лучше понимать свои обязанности и задачи, а также способствует эффективной коммуникации между различными подразделениями компании.
  5. Укрепление корпоративной культуры: регламент может стать основой для формирования и укрепления корпоративной культуры компании, определяя ценности, принципы и нормы поведения сотрудников.
  6. Повышение конкурентоспособности: внедрение регламента может помочь компании стать более конкурентоспособной на рынке, так как оно позволяет улучшить процессы управления, контроля качества и коммуникации между сотрудниками.

Как написать рабочий регламент

Чтобы создать грамотный регламент, объедините знания руководителей и сотрудников.

  1. Понять, для чего прописывается документ. Например, вы видите, что у новых сотрудников появляется много вопросов и они медленно вливаются в рабочий процесс. Значит, нужно прописать все распространенные проблемы и то, как их быстро решать.
  2. Собрать сотрудников. Объяснить участникам команды, которых касается регламент, его важность и преимущества.
  3. Прописать основные пункты. Описать все рабочие задачи, их процессы, ответственных, сроки, результаты. 
  4. Обсудить. Убедиться, что все участники ознакомились с информацией. Дать возможность каждому высказать мнение и откорректировать при желании. 
  5. Утвердить. Все сотрудники обязуются выполнять правила и переходят на новый стандарт.

Классификация регламентов

Обычно на практике встречается 3 типа регламента выполнения бизнес-процесса: административный, технический, управленческий. Каждый из них имеет свои особенности, которые важно учесть. Рассмотрим каждую из этих категорий по отдельности.

Административный

Широко применяется государственными органами для регулирования их деятельности, выстраивания взаимодействия с гражданами, предотвращения коррупции. Данный регламент:

  • Отражает права и обязанности органов власти, указывает сферы их влияния.
  • Определяет способы взаимодействия различных органов власти между собой.
  • Определяет перечень услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам.

Технический

Регламентирует порядок осуществления производственного процесса. Утверждает процесс производства продукции, определяет критерии ее безопасности и разрабатывается только для тех товаров и процессов, которые могут повлиять на жизнь и здоровье людей.

В соответствии с действующим законодательством, требования технического регламента должны обеспечить безопасность от излучений, пожара, взрыва, механических, химических и прочих повреждений. При этом данный документ:

  • Не должен препятствовать осуществлению предпринимательской деятельности, если это не вредит жизни и безопасности людей.
  • Содержит перечень объектов техрегулирования и требования к ним.
  • Включает требования к характеристикам продукции и процессу ее производства.
  • Относится к любой продукции независимо от места ее выпуска.
  • Основан на международных и национальных стандартах качества.
  • Принимается региональными органами власти или постановлением Правительства РФ.

 

Регламент управления бизнес-процессами

Применяется при запуске и развитии бизнес-процессов. Представляет собой нормы и правила, которые упорядочивают хозяйственную деятельность и устанавливают обязанности сотрудников.

Управленческий регламент может касаться организации в целом, отдельного подразделения, сотрудников, процесса управления.

Например, регламент открытия нового бизнеса может включать следующие пункты:

  1. Определение цели, философии, миссии компании.
  2. Оформление Устава.
  3. Подписание договора между учредителями.
  4. Регистрация компании.
  5. Формирование штата, найм сотрудников.

Управленческие регламенты могут называться инструкциями, методическими рекомендациями, положениями, главная задача каждого из этих документов – определение порядка работы предприятия.

Читать также, Как нанять сотрудника на удаленную работу

Структура регламента

Регламент должен содержать следующие блоки:

  1. Общие положения. Прописана суть документа, его назначение. В основе лежат нормативные акты компании.
  2. Определения. В алфавитном порядке указываются все термины, сокращения, применяемые в регламенте.
  3. Развернутое описание процессов в компании. Указываются сроки, результаты, этапы, назначаются ответственные лица.
  4. Ответственность и контроль. Указываются наказания за несоблюдение правил регламента.
  5. Приложения. Собраны таблицы, схемы, диаграммы, расчеты, книги, материалы, которые могут помочь лучше понять регламент.

Готовому документу нужно присвоить название, номер, указать дату. Документ оформляется по утвержденной форме. Подписывается должностным лицом компании.

Регламент нужен, чтобы навести порядок в процессах компании. Это дисциплинирует сотрудников. Все теперь четко понимают свою зону ответственности. Чтобы документ был действительно полезным, важно создать его вместе со всеми сотрудниками.

Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности

Бизнес-журнал Тарасова Константина
Кнопка чата