Сколько на самом деле стоит сотрудник для работодателя

Управление командой

При расчете бюджета компании на определенный период закладываются расходы на каждого сотрудника. Для этого рассчитывается средняя заработная плата в каждой должности и сумма обязательных удерживаемых платежей.

В данной статье расскажем, как посчитать предполагаемые затраты компании на одного работника.

Какие расходы на сотрудников предусмотрены в законодательстве

Законодательство предусматривает ряд расходов на сотрудников, которые обязательно должны быть учтены и выполнены работодателем. Вот основные из них:

  1. Заработная плата. Это оплата труда руководителя и сотрудников за фактически отработанное время. Размер заработной платы определяется в соответствии с законодательством, трудовым договором и коллективным договором.
  2. Начисления на социальное страхование. Работодатель обязан удерживать и перечислять в социальные фонды начисления на социальное страхование, такие как пенсионное страхование, медицинское страхование, социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
  3. Отпускные. В соответствии с трудовым законодательством работнику полагается оплачиваемый отпуск. Размер оплаты отпуска и порядок его предоставления определяются законодательством.
  4. Больничные листы. В случае временной нетрудоспособности работника, ему предоставляются больничные листы, и работодатель обязан производить выплаты пособий по временной нетрудоспособности.
  5. Дополнительные выплаты. Кроме основной заработной платы, работодатель может предоставлять дополнительные выплаты, такие как премии, бонусы, компенсации за выполнение определенных задач или достижение целей.
  6. Удержания по налогам и обязательным платежам. Работодатель обязан удерживать и перечислять в бюджетные органы налоги с заработной платы (налог на доходы физических лиц, страховые взносы и т. д.).
  7. Материальная помощь и компенсации. В некоторых случаях работодатель может предоставлять материальную помощь или компенсации за дополнительные расходы, связанные с трудовой деятельностью (например, компенсации за проезд или питание).
  8. Профессиональное обучение и развитие. Работодатель может предоставлять возможности для профессионального обучения и развития сотрудников за свой счет или за счет бюджета предприятия.

Эти расходы на сотрудников являются обязательными и должны быть учтены и выполнены работодателем в соответствии с действующим законодательством.

Величина зарплаты устанавливается компанией, не должна быть ниже МРОТ в регионе. Отпускные и премии зависят от оклада. Размер перечислений в бюджет установлен Налоговым Кодексом РФ. Данный вид выплат в государственные фонды занимает большую часть расходов организации.

Компания по отношению к работникам является:

  • налоговым агентом – делает отчисления в бюджет за каждого нанятого сотрудника;
  • страхователем – платит взносы в Фонд социального страхования и в Пенсионный Фонд.

Важно своевременно выполнять свои обязательства перед контролирующими органами. Обязательства по отчислениям и отчетности возникают сразу же после регистрации компании, даже если в штате еще нет сотрудников.

Налог на доходы физических лиц

Налог вычитывается компанией с заработной платы, премий, надбавок. Ставки НДФЛ:

  • 13% — для резидентов РФ, доходы которых не превышают 5 млн рублей в год.
  • 15% — для резидентов РФ, доходы которых больше 5 млн рублей в год. Данный процент начисляется только на ту часть заработка, которая превысила данное значение.
  • 30% — для нерезидентов РФ.

У сотрудника есть возможность снизить сумму НДФЛ за счет применения вычетов (на детей, обучение, лечение, другие расходы). При этом они должны быть закреплены соответствующими документами (чек, договор, лицензия на осуществление профессиональной деятельности организации, оказавшей услугу).

НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее следующего дня выплаты сотрудникам заработной платы. Выплаты сотрудникам осуществляются два раза в месяц. С аванса налог не взимается.

Затраты на НДФЛ уже включены в заработную плату работника.

Страховые взносы

Компания обязана перечислять выплаты за каждого работника в различные фонды. Они включены в бюджет компании, вычитать эти затраты из заработной платы работников запрещено законом.

Законодательством предусмотрены следующие перечисления:

  • 2,9% на случай нетрудоспособности или материнства;
  • 22% на пенсионное страхование;
  • 0,2 до 8,5% на случай производственной травмы или появления профессиональных заболеваний;
  • 5,1% на медицинское страхование.

Эти оплаты обеспечивают всем работникам социальную защиту и право на дальнейшее обеспечение в случаи нетрудоспособности, выхода на пенсию, декретный отпуск. Страховые взносы нужно вносить до 15 числа каждого месяца за предыдущий отчетный месяц.

Расчет расходов компании на одного работника

Исходя из знаний об обязательных платежах и налогов, попробуем рассчитать бюджет, который компания закладывает на одного работника.

Например, по трудовому договору заработная плата работника-резидента РФ с учетом НДФЛ составляет 40 000 руб.  Тогда сумма «подоходного» налога = 40 000×13% = 5 200 руб. Получается, по итогам месяца на руки он получит 40 000 – 5 200 = 34 800 руб.

Размеры страховых взносов:

  • Медицинское страхование – 40 000 × 5,1 % = 2 040 руб.
  • Пенсионное страхование – 40 000 × 22% = 8 800 руб.
  • На случаи временной нетрудоспособности – 40 000 × 2,9% = 1 160 руб.
  • На «травматизм» — 40 000 ×0,2% = 80 руб.

Если суммировать все эти расходы, получится бюджет на одного работника. В нашем примере он равен 52 080 руб.

Данные расходы могут быть увеличены за счет затрат на оборудование рабочего места, расходные материалы. Если в компании работают удаленные работники, их следует обеспечить необходимыми ресурсами или возместить им эти расходы.

Расходы на организацию рабочего процесса

Расходы на организацию рабочего процесса включают в себя все затраты, связанные с обеспечением функционирования бизнеса и выполнением его основной деятельности. Эти расходы могут варьироваться в зависимости от типа бизнеса, его масштабов и специфики деятельности, но в общем они включают следующие категории:

  1. Зарплата и социальные отчисления. Расходы на оплату труда сотрудников, включая зарплаты, премии, компенсации, пособия и отчисления на социальное страхование.
  2. Аренда и содержание помещений. Затраты на аренду офисных или производственных помещений, коммунальные платежи, эксплуатационные расходы, уборка, обслуживание и ремонт помещений.
  3. Оборудование и технологии. Расходы на приобретение, аренду, обслуживание и модернизацию оборудования, инструментов, программного обеспечения и технологических решений.
  4. Расходы на сырье и материалы. Затраты на приобретение необходимых сырья, материалов, комплектующих и инвентаря для производства товаров или оказания услуг.
  5. Транспортные и логистические расходы. Расходы на транспортировку сырья, готовой продукции, персонала, а также на аренду транспортных средств и услуги логистики.
  6. Маркетинг и реклама. Затраты на рекламные кампании, маркетинговые исследования, создание рекламных материалов, организацию мероприятий, развитие бренда и продвижение продукции или услуг.
  7. Административные расходы. Затраты на организацию бухгалтерии, юридические услуги, офисное оборудование, расходы на связь, почтовые услуги и прочие административные нужды.
  8. Обучение и развитие персонала. Затраты на обучение и развитие персонала, проведение тренингов, курсы повышения квалификации, обучение новых сотрудников и развитие лидерских качеств.
  9. Страхование и защита. Расходы на страхование имущества, ответственности, медицинское страхование сотрудников, защиту информации и другие виды страхования.
  10. Различные расходы и непредвиденные затраты. Включают в себя различные непредвиденные расходы, резервы на случай аварий, штрафы и пени, а также прочие непредвиденные затраты, которые могут возникнуть в процессе деятельности.

Эти расходы являются неотъемлемой частью деятельности любого бизнеса и требуют тщательного планирования и контроля для обеспечения эффективного управления финансами и устойчивого развития компании.

Как можно снизить расходы на сотрудников

За применение нелегальных способов ухода от оплаты труда, компания может получить большие штрафы. Поэтому, работодатели ищут законные методы оптимизации расходов на сотрудников. Можно выделить несколько наиболее распространенных способов уменьшения фонда оплаты труда. Все они связаны с определенными рисками. Остановимся подробнее на каждом из них.

Оформление сотрудников как ИП

Позволяет сократить расходы. При этом в фонды также перечисляются взносы, только уже от работника как ИП, и в уменьшенном размере, например, при УСН «Доходы» величина отлислений составляет 6%, а взносы – 40 874 руб.

Риск данного способа в том, что суд легко может признать данные отношения трудовыми, если имеются свидетели и доказательства того, что работник работал в офисе и на оборудовании заказчика. В этом случае, в отношении организации будут доначислены налоги, наложен штраф.

Заключение договоров гражданско-правового характера

Здесь работодатель по отношению к работнику выступает как налоговый агент, но не как страхователь. Соответственно, не перечисляет страховые взносы.

Риск такой же, как и в первом случае. При наличии доказательств договор может быть переквалифицирован в трудовой, а на организацию возложена недоимка и штрафы.

Отношения с самозанятыми

Самозанятый оплачивает налог 6% за отчетный месяц, в котором осуществлялись трудовые отношения с юридическим лицом. Никаких гарантия компания не дает.

При выявлении фактов фиктивного сотрудничества организация «попадет» на серьезный штраф и будет обязано оплатить всю недоимку.

Величина налоговой нагрузки на каждого работника составляет около 30% от размера заработной платы. Компания обязана заложить эти расходы в свой бюджет. При этом, лучше не рисковать и не использовать «серые» схемы ухода от налогообложения. Это может привести к штрафам, судебным делам.

Рассмотрев различные аспекты затрат на сотрудника для работодателя, мы видим, что его реальная стоимость включает в себя не только заработную плату, но и множество других расходов, таких как социальные отчисления, отпускные, больничные, а также расходы на обучение, административные расходы и прочее. Отсутствие внимания к этим дополнительным затратам может привести к непредвиденным финансовым рискам и недооценке реальной стоимости трудовых ресурсов. Поэтому важно для работодателей осознавать полный объем расходов на сотрудника и учитывать их при планировании бюджета и принятии управленческих решений. Использование правильных методов учета и анализа затрат на персонал поможет оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность использования трудовых ресурсов и обеспечить устойчивое развитие предприятия в условиях современного рынка.

Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности

Бизнес-журнал Тарасова Константина
Кнопка чата