Планерки — это прекрасная возможность для совместной работы сотрудников и обмена идеями. Многие сотрудники работают в разных местах, что приводит к переходу от личных встреч к удаленным. Поощряйте постоянное общение и используйте надежные технологии для эффективного достижения всех ваших целей на собраниях. В этой статье мы обсудим, что такое удаленное совещание, и поделимся советами по их эффективной организации.
Что такое удаленная встреча?
Удаленное совещание — это профессиональная деловая встреча между сотрудниками, которые находятся в разных местах, а не все вместе в офисе. Сотрудники могут проводить удаленные совещания, используя техническое программное обеспечение, такое как средства видео- или телефонной конференцсвязи, для лучшего общения с друг с другом. Можно проводить удаленные встречи с другими членами команды, руководителями и клиентами.
14 советов по проведению удаленных совещаний
При проведении удаленных совещаний сотрудники должны использовать надежные технологии и соблюдать надлежащий этикет проведения совещаний. Вот несколько советов, которым следует следовать при проведении удаленной деловой встречи и участии в ней.
- Изучите инструменты онлайн-встреч
Прежде чем начать удаленное совещание, проанализируйте программное обеспечение для проведения планерок, необходимое вашей команде для продуктивной работы. Учитывайте бюджет, выделенный для организации удалённых встреч, изучите исследовательские инструменты, которые соответствуют вашему бюджету и расширяют сотрудничество между членами команды. Сравните свои варианты, запросите обратную связь у сотрудников или руководства. У них могут быть свои предпочтения в отношении эффективного и простого программного обеспечения для конференцсвязи.
- Попрактикуйтесь в использовании технологии
Чтобы собрание прошло гладко, загрузите программное обеспечение и инструменты для проведения совещаний заранее, чтобы попрактиковаться в их проведении. Попрактикуйтесь в использовании каждой функции, которую вы планируете использовать во время встречи, чтобы предотвратить любые неожиданные происшествия или технические трудности. Предварительная отработка вашей презентации также может помочь вам оставаться уверенным в себе и хорошо подготовленным во время встречи.
- Назначьте встречу за пять минут до ее начала
Приходите на совещание по крайней мере за пять минут до его начала, чтобы убедиться, что вы правильно отправили приглашения на виртуальную встречу, и убедиться, что все остальное работает должным образом. Ранний старт также побуждает других присоединиться за несколько минут до его начала, что позволяет вам начать вовремя и не отставать от повестки дня.
Читайте также:
- Подготовьте резервные инструменты для проведения совещаний
Перед планеркой найдите программное обеспечение для резервного копирования или средство коммуникации, которое ваша команда может использовать на случай, если текущее программное обеспечение будет работать неправильно. Вы можете быстро и легко проинструктировать участников переключиться на этот инструмент до конца собрания. Это избавит вас от потери значительного количества времени на встрече.
- Планируйте встречи в зависимости от часовых поясов
Если на вашем совещании присутствуют сотрудники из разных мест, подумайте об их местоположении, прежде чем планировать встречу. Вы можете скачать приложения по часовым поясам, которые сообщают вам время в месте нахождения каждого сотрудника, чтобы помочь вам запланировать эти встречи на удобное для всех время.
Планируйте совещание, по возможности, за несколько недель до нее, чтобы дать удаленным сотрудникам достаточно времени скорректировать свое расписание в преддверии встречи. Постарайтесь заранее связаться с удаленными сотрудниками и спросить, в какое время суток лучше всего работать, чтобы помочь им оставаться продуктивными до и после совещания.
- Отправьте повестку дня заранее
Чтобы выполнить несколько задач и оставаться продуктивным, составьте повестку дня из всех пунктов, которые вы надеетесь решить на совещании. Это может быть конкретное и плотное расписание, в котором подробно описывается каждый тезис для выступления и время, необходимое для его обсуждения, или у вас может быть более гибкая повестка дня, охватывающая общие темы для обсуждения. Это дает вам время свободно, не спеша обсудить пункты повестки дня.
Читайте также:
- Установите основные принципы проведения совещаний
Если именно вы руководите встречей, то ход совещания будет во многом зависеть от ваших действий. Например, вы можете поощрять сотрудников выступать, когда им заблагорассудится, или можно назначать периоды времени для выступлений конкретных людей. Заранее разошлите рекомендации по проведению планерки, чтобы все знали, как оно будет проходить и чего вы ожидаете от них во время него.
- Представьте каждого участника
Если кто-либо из ваших сотрудников работает полностью на удаленке, он может быть не знаком с другими членами команды. Чтобы всем было комфортно друг с другом, представьте каждого участника совещания перед началом. Когда участники знают, кто присутствует на встрече, они могут более уверенно высказать свое мнение.
- Проводите небольшие собрания
Планирование встреч с участием 5-10 участников может облегчить выполнение большего числа задач. Присутствие небольшого числа участников дает сотрудникам больше времени для обсуждения и выработки более сильных идей, в реализацию которых каждый может внести свой вклад. Небольшие совещания помогают сотрудникам комфортно разговаривать и узнавать друг друга, практически не отвлекаясь на посторонние темы.
Читайте также:
- Участвуйте в непринужденных беседах
Чтобы создать комфортную и позитивную атмосферу, выделите время для непринужденных бесед и светской болтовни. Сотрудники могут расслабиться и познакомиться друг с другом, непринужденно обсуждая свой день или личные истории. Это может сделать мозговой штурм более продуктивными, поскольку сотрудники могут чувствовать себя более комфортно, делясь идеями с людьми, с которыми они лучше знакомы.
- Назначьте ведущего совещания
Чтобы не отвлекаться от выполнения задания, попросите одного сотрудника выступить в роли ведущего. Они могут заранее получить повестку дня и убедиться, что она тщательно соблюдается, обеспечив присутствие всех участников и обсуждение в течение отведенного времени. Вы можете назначить одного ведущего для всех совещаний или случайным образом выбрать нового для каждой встречи.
- Поделитесь своим экраном
Поделитесь своим экраном с членами команды, чтобы они могли следить за вами и легко понимать ваши тезисы и идеи. Виртуальное совместное использование экрана вашего компьютера с посетителями позволяет легко переключать докладчиков, позволяя другому сотруднику легко объяснять новую тему.
- Держите камеры включенными
Поскольку некоторые или все ваши сотрудники работают удаленно, они могут практически не взаимодействовать с другими людьми. Сделайте так, чтобы совещание было похоже на личную встречу, предложив всем вашим сотрудникам включить свои камеры. Такое взаимодействие лицом к лицу может сделать общение сотрудников друг с другом более комфортным.
- Определите членов команды, прежде чем выступать
Попросите каждого участника представиться, прежде чем выступать. Это облегчает обращение к этому человеку при обращении к нему и экономит время сотрудников, спрашивающих, кто говорит. Попросите членов команды сказать что-нибудь вроде: «Привет, говорит Тейлор», прежде чем они заговорят, чтобы проинформировать других участников о том, кто они такие.
