Как проводить планерки правильно и эффективно

Управление командой
«Бессмысленное обсуждение, на которое не хочется тратить время» — так иногда сотрудники говорят о планерке. Действительно, в некоторых компаниях на непродуктивные планерки тратится много времени впустую: их проводят часто и обсуждают десятки текущих вопросов долго и утомительно, а нужного результата всё равно нет.
На следующей встрече выясняется, что важные задачи не решены, и компания топчется на месте — роста бизнеса не происходит. О том, для чего нужны планерки и как эффективно проводить их с подчиненными расскажу в этой статье.
Планерки должны приводить к изменениям бизнеса. Если они правильно организованы, то позволяют всем в компании работать быстрее и продуктивнее двигаться к целям.

Что дают регулярные планерки

  • Понимание и постановку целей для сотрудников. Все члены команды определяют для себя конкретные цели и знают, к каким результатам должны прийти, чтобы их работа считалась успешно выполненной.
  • Контроль и оперативное управление для руководителя. Он следит за деятельностью подчиненных и видит, что сделано, а что нет. Может вовремя корректировать и направлять работу сотрудников, если у них не получается решить какие-то задачи самостоятельно.
  • Своевременное решение проблем. Планерки помогают вовремя заметить возникшую проблему и решить ее до того, как она превратится в глобальную катастрофу.
  • Мотивацию генерировать идеи. Все сотрудники на планерке могут вносить предложения по улучшению работы компании.

Виды планерок

Можно выделить четыре основных типа планерок:

Ежедневная

Длится не более 15 минут, в течение которых каждый участник кратко сообщает о статусе своих рабочих задач. Проводится в одно и то же время, обычно утром перед началом рабочего дня и, желательно, в одном и том же месте каждый день. Ежедневную планерку не нужно затягивать — проблемы и сложные задачи лучше обсудить отдельно после встречи.

Еженедельная

Ее длительность, как правило, около часа. На такой встрече обсуждается, насколько за неделю команда смогла подойти ближе к большим целям компании, какие проблемы возникли и как их можно решить. Затем каждый участник определяет свои планы на следующую неделю. Еженедельная планерка важна с точки зрения анализа результатов: насколько они приблизили вас к главной цели, не отвлекаетесь ли вы на другие проблемы.

По клиентскому проекту

За 30 минут проводится анализ всех задач по проекту и обсуждается план дальнейших действий. Здесь важно еще перед планеркой четко определится, что вы обсуждаете: все проекты клиента, какой-то конкретный или только часть. Придерживайтесь этой темы и не рассматривайте задачи, которые не являются частью проекта.

Как повысить результативность еженедельных планерок читайте в этой статье.

По развитию бизнеса

Обычно длится час и и посвящена административным задачам, которые нужны для нормального развития бизнеса. Например, внедрение новой системы финансового учета или CRM-системы. Для такой планерки полезно определить, с какой частотой она будет проводиться, и зарезервировать под нее конкретное время. Тогда все вопросы по теме будут обсуждаться корректно и в срок, а не отнимать время, например, на еженедельных совещаниях.

Этапы эффективной планерки

Чтобы правильно подготовить и провести планерку, нужно сделать следующие шаги:

Неотвратимость

Выделите для планерки четкое время в конкретный день, старайтесь не переносить и не отступать от графика. К встрече, которая твердо запланирована, сотрудники не могут не подготовиться.

Формулировка цели

Определите главную цель, для чего вы будете проводить планерку. Если у вас в компании на данный момент есть одна большая проблема, посвятите встречу ее решению и не отвлекайтесь на другие.

Как правильно ставить цели для планерки читайте в этой статье.

Готовность заранее

Договоритесь, чтобы каждый участник команды готовил результаты и выводы перед встречей. Это сэкономит ваше время: вся команда не будет заниматься анализом, а сразу начнет обсуждать и планировать следующие задачи.

Соблюдение структуры

У планерки должен быть четкий план. Например, проведение еженедельной планерки имеет свою последовательность:

→ собрать результаты — что сделано и не сделано, какие есть из этого выводы;
→ проверить цели — остались ли они актуальными;
→ уточнить про главное ограничение — сместилось оно или нет;
→ проверить гипотезы — какие подтвердились, продолжать с ними работать или выбрать новые;
→ определить следующие задачи, которые будет выполнять каждый участник команды.

Причины неэффективной планерки

Планерка (или совещание) – важный инструмент для координации работы команды, обсуждения текущих задач и принятия решений. Однако, если планерки проводятся неправильно, они могут стать пустой тратой времени и даже негативно повлиять на работу команды. Причины неэффективной планерки:

1. Отсутствие четкой повестки. Планерка без заранее определенной повестки часто превращается в хаотичное обсуждение, где затрагиваются второстепенные темы, а ключевые вопросы остаются нерешенными. Всегда готовьте повестку заранее и отправляйте её участникам за день до планерки. Включите в неё все основные вопросы, которые необходимо обсудить.

2. Плохая организация времени. Если время планерки не ограничено или не распределено между обсуждаемыми вопросами, это приводит к затягиванию встречи и снижению её эффективности. Определите временные рамки для каждой темы и следуйте расписанию. Назначьте человека, который будет следить за временем.

3. Отсутствие четкой цели. Без конкретной цели планерка может превратиться в простое обсуждение текущих дел без выработки конкретных решений или плана действий. Убедитесь, что каждая планерка имеет чёткую цель. Это может быть решение проблемы, принятие решения или разработка плана действий.

4. Неравномерное участие. Часто бывает так, что на планерке активно участвуют только несколько человек, в то время как остальные молчат. Это снижает коллективный потенциал команды. Поощряйте всех участников к активному участию. Задавайте вопросы каждому члену команды и предоставляйте возможность высказаться.

5. Отсутствие подготовки участников. Напомните участникам о необходимости подготовки к планерке. Рассылайте материалы и вопросы для обсуждения заранее.

6. Игнорирование протокола встречи. Ведите протокол каждой планерки. Записывайте ключевые решения, задачи и ответственных лиц. Рассылайте протокол всем участникам после встречи.

Эффективные планерки требуют тщательной подготовки и четкой организации. Определите цель и повестку, организуйте время, поощряйте активное участие и фокусируйтесь на достижении конкретных результатов. Следуя этим простым рекомендациям, вы сможете повысить продуктивность и эффективность ваших планерок, что положительно скажется на работе всей команды.

Какие ошибки совершают руководители при проведении планерок и как их устранить читайте в этой статье.

Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности

Бизнес-журнал Тарасова Константина
Кнопка чата