В современном мире все больше рабочих функций могут выполняться вне офиса. И все больше компаний используют командные модели, включающие удаленных работников. Некоторые рабочие группы представляют собой гибрид традиционных и удаленных сотрудников, в то время как другие полностью состоят из сотрудников, работающих за пределами предприятия. Несмотря на то, что удаленная работа сопряжена с определенными трудностями, чаще всего преимущества перевешивают эти проблемы.

В этой статье мы рассмотрим, что такое удаленные команды, как создать эффективную группу, советы по улучшению коммуникаций удаленно, преимущества удаленных команд и отрасли, в которых они наиболее популярны.

Как создать эффективную удаленную команду

Вот несколько шагов для создания эффективной удаленной команды:

1. Рассмотрите навыки и черты характера потенциальных сотрудников

Некоторые люди лучше адаптируются к удаленной работе, чем другие, поэтому при наборе персонала рекомендуется учитывать конкретные навыки и черты характера, например:

• Способность работать независимо: Каждый сотрудник должен уметь хорошо распоряжаться своим собственным временем и укладываться в требуемые сроки.
• Умение выполнять работу: Они уже должны обладать достаточной квалификацией и опытом, чтобы понимать и выполнять порученные задачи.
• Сильные коммуникативные навыки: Удаленные команды общаются в основном с помощью текстовых сообщений, будь то мгновенные сообщения или электронная почта. Из-за этого при наборе персонала важно уделить приоритетное внимание коммуникативным навыкам.

2. Установите разумные и четкие ожидания

При управлении удаленной командой важно соблюдать баланс между доверием и подотчетностью. Члены команды хотят чувствовать, что вы им доверяете, а вам нужна уверенность в том, что каждый способен работать продуктивно. Установление четких и разумных ожиданий может помочь достичь баланса. Примеры ожиданий, которые можно установить:

• Указание того, нужно ли каждому сотруднику засекать время прихода и ухода с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени
• Установка конкретных часов, в которые каждый сотрудник должен быть доступен
• Постановка целей для команды и каждого сотрудника
• Создание механизма, позволяющего регулярно отчитываться о прогрессе в достижении целей или проектов.

3. Установите регулярный график общения

Находясь в одном офисе, легко поддерживать связь со своей командой. Это помогает создать сплоченность и общее чувство цели среди участников команды. Можно добиться такого же взаимодействия с удаленной командой с помощью следующих действий:

• Формирование четких ожиданий в отношении коммуникации
• Применение простых в использовании коммуникационных инструментов и систем
• Поддержание регулярного и согласованного графика общения

Например, вы могли бы организовывать регулярные собрания команды, используя технологию конференц-связи. Видеоконференции предпочтительнее, поскольку они позволяют видеть язык тела.

4. Приобретите соответствующие программные средства

Можно помочь улучшить производительность команды и чувство единства в ней, предоставив членам команды программные средства, необходимые им для общения и выполнения своей работы. Может включать:

• Средства коммуникации: предоставьте своей команде коммуникационное программное обеспечение, предназначенное для удаленных рабочих групп. Оно часто объединяет в себе средства конференц-связи, такие как виртуальные доски, а также интегрированный голосовой и видеочат с возможностью обмена файлами.
• Инструменты, специфичные для конкретной работы: убедитесь, что у отдельных участников команды есть правильные инструменты, необходимые для работы. Например, программисту может пригодиться соответствующее программное обеспечение для разработки на используемом им языке, в то время как специалисту по дизайну может потребоваться доступ к сайту стоковой фотографии, графическому пакету и планшету для рисования.

5. Ищите возможности для тимбилдинга виртуальной команды

Социальное знакомство с участниками команды может стать эффективным способом укрепления сплоченности команды. Когда члены вашей команды работают в разных удаленных местах, нужно найти творческие способы развития этих межличностных отношений в команде. Вот несколько методов, которые следует рассмотреть:

• Потратьте первые 5-10 минут собрания на обсуждение прошедших выходных или хороших фильмов или шоу.
• Отправьте небольшие посылки по уходу каждому члену команды и попросите всех вместе открыть свои посылки во время видеоконференции.
• Поощряйте общение с помощью еженедельных приглашений, на которые члены команды могут реагировать и с которых они могут начинать обсуждения.

6. Отмечайте важные события

Можно помочь удаленной команде почувствовать связь, отмечая важные события как для всей команды, так и для отдельных сотрудников. Отпразднуйте завершение проекта веселым виртуальным занятием или доставьте пончики, пиццу каждому участнику команды. Также можно отправлять команде открытки на их дни рождения или годовщины приема на работу, уделять внимание этим знаменательным событиям во время собраний.

Читать также о решении конфликтов в удаленной команде

Преимущества эффективной удаленной команды

Эффективная удаленная команда имеет следующие преимущества:

• Повышенная производительность. Когда члены команды могут выбирать свою рабочую среду, часы работы, они становятся более продуктивны. Также некоторые сотрудники могут выполнять больше работы, находясь вдали от всех отвлекающих факторов офиса.
• Более эффективные, целенаправленные совещания. Удаленные командные совещания, как правило, планируются на определенный период времени, что позволяет сосредоточиться на достижении определенной цели. Удаленная работа дает меньше возможностей для импровизированных встреч, которые могут нарушить распорядок дня.
• Лучшее удержание сотрудников. Разрешение членам команды работать удаленно даст возможность продолжать работать на вас, даже если они переедут или столкнутся с другими жизненными событиями, которые обычно могут привести к их увольнению. Возможность удаленной работы — это привлекательное преимущество, от которого нелегко отказаться.
• Повышенная вовлеченность сотрудников. Способствует получению удовольствия от работы и трате времени, энергии на то, чтобы хорошо выполнять ее. Возможность удаленной работы повысит вовлеченность сотрудников, позволяя членам команды работать в комфортных условиях и более эффективно совмещать свою работу и домашнюю жизнь.
• Снижение затрат компании: Наличие удаленной команды может снизить затраты компании за счет отсутствия необходимости платить за офисные помещения, канцелярские принадлежности, мебель и другие расходы, связанные с традиционной рабочей средой. Также возможно, что некоторые члены команды захотят отказаться от большей зарплаты в пользу работы на дому.

Читать также про системный подход в управлении

Основные выводы

Удаленные команды могут включать в себя людей, которые работают из дома, сотрудников, которые работают в разных местах, или тех, кто работает в вспомогательных офисах.

Чтобы создать эффективную удаленную команду, важно установить четкие ожидания, составить согласованный график общения, обеспечить сотрудников полезными программными инструментами, проводить виртуальные мероприятия по тимбилдингу.

Преимущества создания эффективной удаленной команды включают повышение производительности и вовлеченности сотрудников, лучшее удержание сотрудников, более эффективные совещания и снижение затрат компании.

Читать также про 8 шагов к созданию успешной команды