Деловая коммуникация в бизнесе: правила, особенности

Как правильно общаться по рабочим вопросам со своей командой или руководством. разберемся в этой статье. 

Что такое деловая коммуникация

Это общение между людьми на рабочем месте для решения рабочих вопросов. Деловая коммуникация включает в себя различные формы общения, такие как планерки, собрания, презентации, деловые переписки, телефонные разговоры, электронная почта, текстовые сообщения и многое другое.

Целью деловой коммуникации является достижение определенных результатов, таких как заключение сделки, принятие решения, достижение согласия между сторонами и т.д.

В деловой коммуникации участвуют все, не только те, кто работает в найме. Например. в магазине — покупатель приобретает товар, продавец хочет его продать и получить прибыль.

Читать также, Как создать здоровую атмосферу в коллективе

Особенности деловой коммуникации

Деловые разговоры отличаются от личных целью. У дружеской беседы может не быть цели, а у деловой она всегда есть. Что важно помнить при деловом разговоре:

Обсуждать конкретные вопросы

При деловой коммуникации обсуждают только рабочие вопросы. Если этот разговор проходит в неформальной обстановке, можно начать непринужденную беседу перед обсуждением основной темы. 

Меньше эмоций

Деловая коммуникация служит конкретной цели — обсудить проект, передать или получить важную рабочую информацию. Поэтому при таком разговоре важно держать эмоциональную дистанцию и не показывать свои переживания или симпатию\антипатию к собеседнику.

Следовать установленным регламентам

У каждой компании есть прописанные правила общения между сотрудниками и руководством. В каком мессенджере проходит общение, как следует обращаться к коллегам, кого не стоит беспокоить, а к кому наоборот можно всегда написать. Важно узнать эти детали перед приходом в новую компанию.

Правила деловой коммуникации

Понятно выражаться

Использовать понятные и известные слов, не использовать жаргон или нецензурную лексику. Знать правила компании, в которой работает собеседник: его обязанности, режим работы, предпочтительные формы связи.

Избегать конфликтов

Конфликты могут негативно сказаться на деловой коммуникации и привести к нежелательным последствиям. Старайтесь избегать споров и разногласий, и ищите компромиссы, которые устраивают обе стороны.

Использовать удобную форму общения для собеседника

 Например, исключить общение через аудио- и видео-сообщения, так как занятому человеку может быть неудобно оперативно прочитать эти сообщения. 

Общаться только по деловым вопросам

Не углубляться в личные темы или проблемы. 

Каждая форма общения имеет свои правила. Например, при общении в мессенджерах стоит избегать большого количества эмодзи, так как они затрудняют чтение. Отвечать на сообщения следует быстро — в течение часа. 

При переписке через e-mail нужно заполнить тему письма, оставить подпись и свои контакты.

Если собеседник указал свою почту или ссылку на мессенджер, не стоит связываться с ним через звонок. 

Как построить деловую коммуникацию

Будьте вежливы. Независимо от статуса собеседника, сохраняйте доброжелательность.

Будьте тактичны. Не переходите на личности, не фамильярничайте. Сохраняйте формальный стиль общения. 

Не только говорите, но и слушайте. Это особенно важно, если вы работаете в сфере услуг или продаж. Клиенты хотят, чтобы их проблема была решена. Чтобы понять их боль, важно внимательно слушать.

Внедрите обратную связь. Если вы руководитель, важно не только давать обратную связь своим сотрудникам, но и спрашивать ее в ответ. Так команда будет чувствовать свою значимость.

Деловая коммуникация — обмен информацией для решения рабочих задач. У нее есть обязательная цель и прописанный регламент. Существуют определенные правила, которые нужно соблюдать, чтобы достичь своей цели и получить нужную информацию.