За предыдущие два столетия управленческий мир, и в особенности управление производством и операционной деятельностью, видели множество подходов и философий. Мы поговорим чуть подробнее про одну из них — Теорию ограничений систем (ТОС, Theory of constraints), а также о способе работы с этой теорией через описание производственного цикла компании. 

Что такое ТОС

ТОС (Теория ограничений) — это подход к управлению, применимый в разных сферах, таких как производство, продажи или запуск новых продуктов. Его основная идея заключается в выявлении ключевых ограничений, которые влияют на эффективность и успех всей системы.

Из ТОС происходит известное выражение: «Цепь прочна настолько, насколько прочное её самое слабое звено» или «Скорость эскадры определяется скоростью самого медленного корабля». Это означает, что вся система не может функционировать лучше, чем её наиболее уязвимая часть.

Это слабое место и есть ограничение, и оно всегда присутствует в любой системе, чаще всего их несколько. Если спросить любого руководителя, что тормозит развитие его компании, он назовет множество факторов.

Однако всегда существует одно основное ограничение, которое сильнее всего сдерживает развитие всей системы — тот самый «медленный корабль».

Преимущества теории ограничений систем

1. Улучшение операционной эффективности

Помогает организациям идентифицировать узкие места и оптимизировать их работу, что приводит к значительному улучшению общей производительности.

2. Повышение качества продукции и услуг

Фокусировка на устранении ограничений позволяет более тщательно контролировать ключевые этапы производственного процесса и обслуживания клиентов.

3. Оптимизация управления запасами

TOC предлагает эффективные методы управления запасами, такие как буферное управление, что помогает избежать дефицита и излишков.

4. Увеличение прибыли и рентабельности

Оптимизация производственных процессов и управление ограничениями способствуют повышению доходности компании.

5. Улучшение управления проектами

Метод критической цепи (Critical Chain Project Management, CCPM), основанный на TOC, обеспечивает эффективное управление проектами, фокусируясь на ключевых задачах и буферном управлении.

6. Повышение вовлеченности и мотивации сотрудников

Способствует созданию культуры постоянного улучшения и вовлеченности сотрудников в процесс оптимизации.

7. Улучшение стратегического планирования

Предоставляет структурированные методы для анализа и планирования, что помогает организациям более эффективно разрабатывать и реализовывать стратегические цели.

8. Снижение рисков и неопределенности

Системный подход к управлению процессами и проектами помогает организациям предвидеть и минимизировать потенциальные риски.

9. Простота внедрения и использования

Инструменты и методы TOC относительно просты для понимания и применения, что облегчает их внедрение в различных организациях и отраслях.

История создания ТОС

ТОС была создана в 1980-х годах израильским физиком и философом Элияху Голдраттом. До этого Голдратт много лет работал в сфере разработки программного обеспечения для оптимизации технологии производства. Очень рекомендую прочитать как минимум одну его книгу «Цель» – это, на мой взгляд, один из лучших учебников по менеджменту ХХ века. Причем написанный в форме производственного романа и очень легко читается. 

В теории ограничений Голдратта предприятие — это целостная система в виде цепи последовательных действий: логистика, материально-техническое снабжение, производство, склады и сбыт. 

От стабильности отдельных звеньев зависит прочность всей цепи. Выходит, за счет оптимизации слабого звена на производстве можно влиять на производительность и системность поставок всей компании, а значит и ее прибыльность. 

Вот примеры некоторых из ограничений, с которыми сталкивается большинство производственных предприятий:

• ограничение времени — долгое время реакции системы на запросы рынка 
• ограничение рынка — мало заказов для необходимого развития системы 
• физическое ограничение — много заготовок, оборудование не справляется с количеством
• ограничения методов работы — неоптимальные бизнес-процессы, которые не соответствуют текущим требованиям бизнеса 
• ограничение отдела продаж — нехватка сотрудников, которая влечет за собой недостаточно эффективное обслуживание спроса.

В соответствии с ТОС вместо того, чтобы растрачивать усилия, пытаясь улучшить сразу всё, вы бросаете ресурсы и внимание на самый слабый участок системы.

Давайте разберем на примерах:

В кафе частое ограничение для роста выручки — это количество посадочных мест, а также высокая себестоимость продукции и длительное время готовки блюд. И одно из нестандартных решений этой проблемы, которое я видел, был вынос производства на отдельную площадку. Такой внутренний аутсорсинг. И для сети небольших кафе это сработало очень здорово. Когда сократили кухню в кафе, то стало больше места для столиков, еда стала подаваться быстрее, а себестоимость снизилась.

А вот в небольшой швейном производстве частое ограничение в количестве швей или в количестве заказов. И тут руководителю приходится искать больше клиентов, после этого ограничение сдвигается на производство, или нанимать больше швей, и ограничение сдвигается в сбыт.

Инструменты теории ограничений систем (TOC)

Теория ограничений (TOC) разработана Элияху Голдраттом и является методологией управления, направленной на выявление и устранение ограничений, которые препятствуют достижению целей системы. TOC помогает организациям улучшить свои процессы, продуктивность и финансовые результаты. Рассмотрим основные инструменты, используемые в TOC.

Диаграмма текущей реальности

Диаграмма CRT используется для анализа текущей ситуации в организации и выявления корневых причин проблем.

Как работает:

• Начинается с описания нежелательных явлений (UDEs) в организации.
• С помощью логических связей выявляются причины и следствия этих явлений.
• Определяются корневые причины, на которые необходимо воздействовать для устранения проблем.

Диаграмма будущей реальности 

Диаграмма FRT используется для визуализации желаемого будущего состояния организации после внедрения изменений.

Как работает:

• Начинается с определения желаемых результатов (DEs).
• С помощью логических связей разрабатываются шаги и действия, необходимые для достижения этих результатов.
• Сравнивается текущая реальность с будущей реальностью для оценки потенциальных улучшений.

Диаграмма перехода

Диаграмма TT помогает планировать конкретные шаги и действия, необходимые для перехода от текущего состояния к желаемому будущему состоянию.

Как работает:

• Определяются конкретные действия, ресурсы и временные рамки для выполнения каждого шага.
• Составляется пошаговый план, который служит дорожной картой для реализации изменений.

Диаграмма конфликтов 

CRD используется для выявления и разрешения конфликтов или противоречий, которые препятствуют достижению целей.

Как работает:

• Определяются две противоположные потребности или желания, создающие конфликт.
• Анализируются предположения, лежащие в основе этих потребностей.
• Выявляются способы устранения конфликта без компромиссов, путем поиска решений, удовлетворяющих обе стороны.

Диаграмма предварительных условий

Диаграмма PRT используется для определения предварительных условий и препятствий, которые необходимо устранить для достижения целей.

Как работает:

• Определяются цели и результаты, которых необходимо достичь.
• Анализируются препятствия, которые могут помешать достижению целей.
• Выявляются предварительные условия и действия, которые необходимо выполнить для устранения препятствий.

Процедура пяти фокусирующих шагов

Процедура пяти фокусирующих шагов помогает систематически выявлять и устранять ограничения в процессе.

Как работает:

• Выявить процесс или элемент, который ограничивает достижение целей системы.
• Оптимизировать использование ограниченного ресурса для повышения его эффективности.
• Организовать остальные элементы системы таким образом, чтобы они поддерживали и усиливали работу ограниченного ресурса.
• Принять меры для устранения или смягчения ограничения.
• Продолжать процесс фокусировки на новом ограничении, которое становится критическим после устранения предыдущего.

Метод критической цепи

CCPM используется для управления проектами и повышения их эффективности.

Как работает:

• Определяется критическая цепь проекта – последовательность задач, которая определяет общую продолжительность проекта.
• Вводятся буферы времени для защиты критической цепи от непредвиденных задержек.
• Управление фокусируется на поддержании выполнения критической цепи и минимизации отвлекающих факторов.

Инструменты теории ограничений помогают организациям систематически выявлять и устранять препятствия, которые мешают достижению их целей. Эти инструменты обеспечивают структурированный подход к анализу текущей ситуации, планированию изменений и управлению проектами, что способствует повышению эффективности, производительности и финансовых результатов. Внедрение TOC в организации требует внимательного анализа и стратегического планирования, но приносит значительные долгосрочные преимущества.

Как применять теорию ограничений на практике

Теория ограничений (TOC) разработана для выявления и устранения ограничений (узких мест), которые препятствуют достижению целей организации. Применение TOC на практике требует системного подхода и включает несколько ключевых шагов. Рассмотрим пошаговый процесс применения TOC на примере производственной компании, хотя эти шаги могут быть адаптированы для различных отраслей и типов организаций.

Идентификация ограничения

На этом этапе определяется основной фактор, который ограничивает производительность системы.

Как применять:

• Проведите анализ производственных данных, чтобы выявить процесс или участок, который создает «бутылочное горлышко».
• Используйте инструменты, такие как Диаграмма текущей реальности (CRT), чтобы визуализировать текущие проблемы и определить корневую причину ограничения.

Максимально использовать ограничение

Оптимизируйте использование ограниченного ресурса, чтобы он работал максимально эффективно.

Как применять:

• Пересмотрите график работы ограниченного участка, чтобы увеличить его рабочее время (например, добавьте дополнительную смену).
• Обеспечьте стабильное и бесперебойное снабжение этого участка всеми необходимыми материалами и ресурсами.

Подчинить всё остальное решению ограничения

Все остальные процессы и ресурсы должны быть организованы так, чтобы поддерживать и усиливать работу ограничения.

Как применять:

• Настройте производственные процессы перед и после ограничения, чтобы синхронизировать их с ритмом работы узкого места.
• Убедитесь, что предыдущие и последующие этапы не создают дополнительных задержек для ограниченного ресурса.

Увеличить пропускную способность ограничения

Примите меры для устранения или смягчения ограничения.

Как применять:

• Инвестируйте в модернизацию оборудования или улучшение технологии на ограниченном участке.
• Внедрите дополнительные рабочие смены или привлечите дополнительные ресурсы для усиления узкого места.

Возвращаться к шагу 1

После устранения одного ограничения выявите и устраните следующее, повторяя цикл.

Как применять:

• Проводите регулярный анализ производительности, чтобы выявить новое узкое место, которое возникает после устранения предыдущего.
• Повторяйте процесс оптимизации, чтобы непрерывно улучшать производительность всей системы.

Пример применения TOC в производственной компании

Ситуация: Производственная компания сталкивается с задержками на этапе сборки, что ограничивает общую производительность и увеличивает сроки выполнения заказов.

Применение TOC:

1. Анализ данных показал, что наибольшие задержки происходят на этапе сборки из-за недостаточного числа рабочих станций и неэффективного использования времени.
2. Введена дополнительная смена для работы сборочного участка.
3. Улучшена организация рабочего места для сокращения времени на настройку и обслуживание оборудования.
4. Оптимизированы процессы на предыдущих этапах производства, чтобы поддерживать стабильный поток материалов к сборочному участку.
5. Увеличены запасы необходимых комплектующих, чтобы избежать простоев на сборочном участке.
6. Закуплено новое оборудование для сборочного участка, что позволило увеличить его производительность.
7. Проведено обучение сотрудников новым методам работы для повышения их эффективности.
8. После устранения ограничения на этапе сборки выявлено новое узкое место на этапе тестирования продукции.
9. Начат новый цикл оптимизации для устранения нового ограничения.

Последовательное усиление слабых мест позволяет расти кратно в течение короткого промежутка времени. Внедрение ТОС демонстрирует положительные результаты уже в течение 2−3 месяцев, то есть на протяжении года вы можете применить ее четыре раза, а производительность вашей системы в таком случае вырастет в несколько раз.

Подведем итог

• Основная идея ТОС — концентрация всех ресурсов на действительно важном, на ключевых моментах, которые тормозят развитие всей компании и не дают реализовать весь потенциал. 
• ТОС — это методология менеджмента, которая позволяет синхронизировать и сбалансировать процессы в производстве. То есть работать слаженно и максимально эффективно: без перегрузок, завалов и срыва сроков.