Коронавирус, карантин привели к массовому переходу сотрудников из офиса на удаленную работу. Как же в этом случае оформить нового работника или перевести уже работающего, как составить приказ в случае чрезвычайной ситуации? Статья даст ответы на многие вопросы.

Что такое удаленная работа

Удалённая или дистанционная работа представляет собой вид деятельности работника, который выполняет свои трудовые обязанности вне офиса. При этом рабочим местом может быть дом, кафе, общественное место. Работники могут работать даже, находясь в другом городе.

«Удаленка» может быть следующих видов:

• Постоянная. Работник не появляется в офисе, работает только дистанционно.
• Временная. Сотрудники могут находиться на «удаленке» сроком до полугода.
• Периодическая. Может работать как в офисе, так и удаленно. Можно чередовать.
• Временная в опасной ситуации. Например, в связи карантином, по указанию властей, из-за природной стихии. Срок может быть не ограничен 6 месяцами.

Трудовой договор на удаленную работу нельзя заключать с лицом, проживающим за границей, независимо от гражданства. С ним можно работать по договору гражданско-правового характера.

Читать также о том, как создать эффективную удаленную команду за 6 шагов

 Как оформить удаленную работу

Удаленная работа должна быть оформлена документально в соответствии с действующим законодательством. При этом, если человек работает из дома, отправляет все отчеты, но документально «дистанционка» не оформлена, его нельзя уволить за прогул.

Способы оформления на удаленную работу:

• Трудовой договор – оформляется при приеме на дистанционную работу нового сотрудника.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору – при переводе работающего человека.
• Приказ о переводе – при роспуске по домам в случае чрезвычайно ситуации.

Оформление нового работника

При оформлении нового работника подписывается трудовой договор, в котором обговариваются следующие моменты:

• Наименование организации, город.
• Режим рабочего времени.
• Способ взаимодействия и сроки ответа на письма.
• Вызов в офис при необходимости.
• Порядок передачи отчетов о проделанной работе (с указанием сроков).
• Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. В случае, если работник использует свой компьютер, ноутбук, принтер, работодатель обязан компенсировать эти расходы.

Также необходимо сделать запись в трудовой книжке. Если она бумажная, ее можно передать работодателю либо лично в руки, либо отправить заказным письмом. Трудовая книжка может быть также электронной. В ней также должны быть указаны сведения о работе.

Читать также о том, как решать рабочие конфликты в удаленной команде

Обмен документами

Может осуществляться двумя способами: по почте или через интернет. Рассмотрим особенности каждого из них.

По почте

Все письма отправляются заказным письмом с уведомлением о вручении.

1. Сотрудник должен отправить копии паспорта, СНИЛС, диплома, военного билета.
2. Работник отдела кадров отправляет приказ о приеме на работу, должностную инструкцию. Сотрудник должен письменно подтвердить, что ознакомился с ними.
3. Отдел кадров отправляет трудовой договор в 2 экземплярах: один – для работника, второй необходимо подписать и передать обратно.

Через интернет

Передача документов осуществляется через сервис для электронного документооборота. Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись. У работника может быть такая же или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Все документы можно легко отправлять через интернет. Единственное, необходимо бумажный экземпляр трудового договора отправить сотруднику в течение 3 дней после его подписания.

Перевод работающего сотрудника на удаленку

В обычное время для перевода потребуется дополнительное соглашение к трудовому договору. В данном документе обговариваются все условия работы.

Иногда может потребоваться перевод на «дистанционку» в случае опасных ситуаций: эпидемия коронавируса, пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определённого процента численности на удаленную работу.

В данном случае, составляется приказ о переводе. При этом сотрудники должны быть ознакомлены с ним и расписаться. В случаях, если у сотрудников нет квалифицированной подписи, приказ можно отправить через электронную почту или чат. Главное, они должны отписаться, что ознакомились с документом.

Приказ о переводе на удаленку должен включать следующие блоки:

• Какая опасная ситуация произошла,
• Кого нужно перевести на дистанционку,
• На какой срок осуществляется перевод,
• Как будут возмещаться расходы на оборудование,
• Каким будет режим работы

При этом надо учесть, что не все специалисты могут работать на «удаленке». Например, водители, аниматоры. Таким сотрудникам оформляется простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада.

Читать также про 8 стилей управления для эффективного менеджмента

Оформление командировок

Если работнику нужно приехать в офис, который находится в другом городе, то это считается командировкой, и она должна оплачиваться. То же самое при поездке в другой город по служебным делам.

Заработная плата, налоги, страховые выплаты, надбавки

При работе на удаленке сотрудник также получает заработную плату, отпускные, больничные. Работодатель перечисляет за него налоги, страховые взносы.

При работе в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, работник может рассчитывать на эти выплаты, даже если работодатель к этому региону не относится. Например, компания зарегистрирована в Москве, а работник живет и работает в Архангельске. Компания, в данном случае, обязана выплатить сотруднику коэффициент.

Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно отправить через Интернет, заверив электронной подписью либо на бумаге по почте.

Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного.

«Удаленка» в настоящее время – это удобный формат взаимодействия между работодателем и работником. При этом важно учесть несколько нюансов оформления и документирования таких деловых отношений.