Зачем бизнесу нужна база знаний

В современном мире все больше компаний используют базы знаний для упорядочения информации о себе. Сегодня поговорим, что это такое и как его создать, рассмотрим популярные инструменты.

Что такое база знаний в бизнесе

База знаний в бизнесе — это структурированное собрание информации, методик, принципов, инструментов и ресурсов, которые помогают сотрудникам организации принимать эффективные решения и успешно выполнять свои задачи. Другими словами, база знаний — это “энциклопедия” организации, в которой содержатся все необходимые данные для работы.

База знаний может быть внутренней и внешней.

Внутренняя – доступна только для работников компании. Может содержать:

• Материалы для адаптации новых сотрудников.
• Данные о трудоустройстве, отпусках, больничных и зарплатах.
• Должностные инструкции.
• Обучающие материалы для разных отделов и специалистов.
• Нововведения.

Внешняя – есть в открытом доступе, доступна клиентам, посторонним лицам. Содержит:

• Информацию о продуктах, услугах компании;
• Актуальные цены;
• Тенденции, изменения в отрасли;
• Ответы на актуальные вопросы.

Читать также, как бизнесу адаптироваться к изменениям

Зачем нужна база знаний

Основные функции базы знаний:

1. Хранение и систематизация информации: база знаний служит архивом, где хранятся все необходимые документы, регламенты, инструкции и другие материалы, которые могут пригодиться сотрудникам в их работе.
2. Обучение и развитие сотрудников: база знаний помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться в компании, а также предоставляет возможность постоянного обучения и совершенствования профессиональных навыков.
3. Повышение эффективности работы: благодаря наличию базы знаний сотрудники могут быстро находить ответы на возникающие вопросы и решать проблемы, что в свою очередь повышает общую эффективность работы.
4. Улучшение коммуникации между сотрудниками: наличие общей базы знаний способствует улучшению коммуникации и координации между различными отделами и сотрудниками, что особенно важно для крупных компаний.
5. Снижение затрат на обучение новых сотрудников: при наличии базы знаний организация может сэкономить на обучении новых сотрудников, поскольку они могут быстро ознакомиться с необходимой информацией и приступить к выполнению своих обязанностей.

Как сделать базу знаний для бизнеса

Создание базы знаний в бизнесе включает в себя несколько этапов:

1. Определение целей и задач. Это может быть обучение новых сотрудников, повышение эффективности работы, улучшение коммуникации между отделами и т.д.
2. Сбор информации для создания базы знаний. Это могут быть документы, регламенты, инструкции, методики, принципы и другие материалы.
3. Систематизация и упорядочение информации, чтобы сотрудникам было легко и удобно находить нужные данные. Для этого можно использовать различные инструменты, такие как каталоги, теги, категории и т.п.
4. Оформление базы знаний. Она может быть в виде сайта, блога, wiki-системы или в любом другом удобном формате.
5. Продвижение базы знаний. Это можно сделать через обучение, коммуникации, мотивационные программы и т.д.
6. Дополнение базы знаний. Чтобы информация была всегда актуальна надо постоянно следить за обновлениями и вносить необходимые данные в базу.

Читать также, как найти точки роста бизнеса

Где можно сделать базу знаний для бизнеса

Существует множество сервисов, которые позволяют создать базу знаний для бизнеса. Вот некоторые из них:

– Confluence — мощный инструмент для создания и управления базами знаний, который поддерживает работу с документами, задачами, вики-страницами и многим другим.

– Раздел на сайте. Это наиболее доступный способ сделать базу знаний. Данный раздел может называться по-разному, главное, чтобы пользователи поняли, что там они смогут найти ответы на актуальные вопросы.
– Google Sites — бесплатный сервис от Google, который позволяет создавать сайты и блоги. Он также может быть использован для создания базы знаний, так как имеет возможность добавлять документы, изображения и другие файлы.
– SharePoint — платформа от Microsoft для создания корпоративных порталов и баз знаний. Имеет широкий функционал и высокую степень интеграции с другими продуктами Microsoft.
– Notion — универсальный инструмент для совместной работы, который включает в себя функции базы знаний. Позволяет создавать вики-страницы, добавлять документы, задачи, календари и многое другое.
Это лишь некоторые из доступных решений. Выбор конкретного сервиса зависит от ваших потребностей и бюджета. Базу знаний можно сделать в любом виде.

База знаний – это актуальный инструмент для сбора и хранения информации, которая может понадобится как сотрудникам компании, так и посторонним лицам (клиентам, целевой аудитории, поставщикам). Позволяет улучшить работу компании и коммуникации.