Под интеграцией в бизнесе понимается объединение нескольких процессов с целью повышения их качества. Грамотная интеграция позволяет повысить конкурентоспособность компании, улучшить ее работу. Каковы плюсы данного процесса? Как начать интеграцию? Какие процессы можно интегрировать? Разберемся в этой статье.
- Что такое интеграция бизнес-процессов?
- С чего начать интеграцию бизнес-процессов?
- Какие процессы можно интегрировать
- Инструменты интеграции производственных процессов
- Виды интеграции бизнес-процессов
- Рекомендации тем, кто планирует бизнес-интеграцию
- Оценка текущих бизнес-процессов
- Четкое определение целей интеграции
- Выбор подходящего уровня интеграции
- Привлечение топ-менеджмента и ключевых сотрудников
- Выбор подходящих технологий
- Планирование бюджета и ресурсов
- Планирование поэтапного внедрения
- Инвестирование в обучение персонала
- Управление изменениями в компании
- Мониторинг и оценка результатов
- Работа с обратной связью
- Оценка долгосрочных выгод
Что такое интеграция бизнес-процессов?
Интеграция бизнес-процессов – это объединение разных внутренних операций, целью которого является создание согласованной системы работы. Она может касаться как технологии, технические системы, так и людей, даже отделы.
Цель интеграции – повышение показателей работы, качества продукции, снижение затрат. Эта цель достигается за счет снижения изолированности, улучшения коммуникаций.
Плюсы интеграции бизнес-процессов:
- Эффективность – позволяет убрать повторяющиеся операции, снизить затраты на производство;
- Увеличение прозрачности – все заинтересованные стороны могут получить информацию о процессах;
- Улучшение коммуникации и координации – повышается взаимодействие как внутри отдела, так и между отделами, что облегчает совместную работу;
- Автоматизация рутинных задач – сократит время на выполнение этих задач.
Читать также, как применять итерационный подход в бизнесе
С чего начать интеграцию бизнес-процессов?
Интеграция начинается с подготовки. Можно выполнить следующие шаги:
- Обозначение целей и пользы интеграции конкретно для вашей компании. Это позволит лучше понять суть изменений.
- Анализ текущих бизнес-процессов. Поможет понять, какие операции можно интегрировать.
- Определение ключевых лиц интеграции. Кто из сотрудников примет участие в интеграции?
- Разработка плана интеграции. В нем должны быть описаны все действия, задачи участников, сроки, используемые ресурсы.
- Реализация плана на практике и оценка проведения этапов. Важно проводить все этапы согласно плану, определять результаты, сравнивать их с плановыми, вносить необходимые корректировки.
Интеграция бизнес-процессов – это длительное мероприятие, которое требует участия всех сотрудников. Регулярное оптимизация помогут поддерживать высокую эффективность компании и подстроиться под внешние изменения.
Какие процессы можно интегрировать
- Бухгалтерский учёт и финансы. Можно автоматизировать процессы, что позволит облегчить составление финансовой отчетности по итогам отчетного периода, сбор показателей.
- Взаимоотношения с потребителями и заказчиками. Можно ввести в работу CRM-систему.
- Менеджмент проектов. Можно объединить управление проектами и коммуникационные инструменты: онлайн-конференции, чаты. Это облегчит взаимодействие внутри коллектива.
- Логистика, транспортировка. Управление складом и планирование поставок стоит объединить с системой отслеживания грузов и доставок.
- Человеческие ресурсы. Можно объединить системы управления персоналом с системой оплаты труда, учета рабочего времени.
Этот список не является исчерпывающим, в зависимости от специфики предприятия можно найти и другие объекты для интеграции.
Читать также, как бизнесу адаптироваться к изменениям
Инструменты интеграции производственных процессов
Интеграция производственных процессов требует использования различных инструментов, которые помогают автоматизировать, координировать и оптимизировать управление производством, поставками и другими операциями. Вот основные инструменты, которые используются для интеграции производственных процессов:
1. ERP-системы (Enterprise Resource Planning)
ERP-системы представляют собой комплексные платформы, которые позволяют интегрировать все ключевые функции компании: производство, управление запасами, закупки, финансы, HR, продажи и логистику:
- SAP ERP: Одно из самых мощных и популярных решений для крупных компаний с широким набором модулей.
- Oracle ERP: Инструмент для управления производственными и финансовыми процессами, включая прогнозирование спроса и управления цепочками поставок.
- 1С: Решение, адаптированное под российский рынок и особенности налогового учета.
2. SCM-системы (Supply Chain Management)
Системы управления цепочками поставок (SCM) интегрируют процессы управления закупками, поставками, производством и дистрибуцией. Они помогают координировать движение товаров и сырья на всех этапах производства и доставки:
- SAP SCM: Система для планирования цепочек поставок и логистики, которая позволяет минимизировать затраты и оптимизировать запасы.
- Oracle SCM: Решение, которое интегрирует управление цепочками поставок с финансами и производством.
- JDA Software: Система для планирования поставок, производства и дистрибуции с функциями прогнозирования спроса.
3. MES-системы
MES-системы управляют и контролируют процессы на производственных линиях в режиме реального времени. Эти системы отслеживают производственные процессы, собирают данные и обеспечивают выполнение планов производства:
- Siemens SIMATIC IT: MES-система для интеграции управления производственными процессами, отслеживания производительности и качества продукции.
- GE Proficy MES: Решение для управления производством и сбора данных в режиме реального времени.
- Wonderware MES: Инструмент для управления производством и обеспечения гибкости в изменении производственных планов.
4. CRM-системы
CRM-системы помогают интегрировать данные о клиентах и продажах с производственными процессами. Это важно для тех производственных компаний, которые работают на основе индивидуальных заказов и тесно связаны с управлением взаимоотношениями с клиентами:
- Salesforce: Ведущее решение на мировом рынке для управления взаимодействием с клиентами, которое можно интегрировать с производственными процессами.
- Microsoft Dynamics 365: Интегрирует CRM с другими бизнес-процессами, такими как финансы, логистика и производство.
- 1C: Адаптированная для российского рынка система управления клиентскими взаимоотношениями, с возможностью интеграции в производственные процессы.
5. PLM-системы
PLM-системы помогают управлять жизненным циклом продукта, от проектирования и разработки до производства и поддержки. Эти системы важны для компаний, производящих сложные продукты с длительным циклом разработки:
- Siemens Teamcenter: Решение для управления жизненным циклом продукта, от проектирования до производства.
- Dassault Systèmes ENOVIA: Инструмент для управления инновациями и продуктами, начиная с концепции и заканчивая производством.
- PTC Windchill: PLM-система, которая обеспечивает полную интеграцию данных по продукту на всех этапах его жизненного цикла.
6. Системы управления качеством (QMS)
QMS-системы помогают управлять и контролировать качество на всех этапах производственного процесса. Они обеспечивают соблюдение стандартов качества и помогают предотвратить ошибки и дефекты:
- SAP QM: Модуль управления качеством в системе SAP ERP, который помогает контролировать и улучшать качество продукции.
- MasterControl: Система управления качеством, используемая в различных отраслях, включая производство.
- TrackWise: Программное обеспечение для управления качеством и соответствия стандартам.
7. Бизнес-аналитика и большие данные (Big Data)
Инструменты бизнес-аналитики и Big Data позволяют анализировать большие объемы данных, собранных с производственного оборудования, цепочек поставок и других бизнес-процессов. Это помогает выявлять тренды, прогнозировать спрос и принимать более обоснованные управленческие решения:
- Tableau: Инструмент для визуализации данных и бизнес-аналитики.
- Power BI (Microsoft): Платформа для анализа данных и создания отчетов на основе больших данных.
- Qlik Sense: Инструмент для анализа и визуализации данных в производственных процессах.
Интеграцию бизнес-процессов в компании обычно организуют специалисты по бизнес-анализу и управлению проектами. Они напрямую контактируют с руководством компании, что позволяет точно разработать план интеграции, определить цели и требования и найти наилучшие способы объединить различные бизнес-процессы в одну систему.
В интеграции бизнес-процессов при помощи автоматизации операций могут принять участие специалисты по информационным технологиям, которые помогают настроить программное обеспечение.
Виды интеграции бизнес-процессов
Интеграция бизнес-процессов в зависимости от целей компании может быть:
- Полной – объединяют все процессы и системы в единое целое. Все системы, отделы работают взаимосвязано. Полная интеграция предполагает, что все ключевые процессы компании объединены в единую систему, которая позволяет автоматизировать и координировать их на всех уровнях. Это наиболее глубокий уровень, при которой все процессы работают как одно целое.
- Частичной – соединяют лишь некоторые операции, системы. Такая интеграция предполагает объединение только некоторых процессов или их частей, в зависимости от нужд компании. Это более гибкий подход, который позволяет интегрировать только те области, которые действительно требуют координации.
Частичная интеграция может применяться в случаях, когда некоторые операции несовместимы между собой или, когда бюджет на интеграцию ограничен.
Рекомендации тем, кто планирует бизнес-интеграцию
Планирование интеграции бизнес-процессов — это важный и сложный шаг для любой компании. Для успешной реализации интеграции необходимо продумать множество факторов, включая организацию, технологии, управление изменениями и обучение персонала. Вот несколько ключевых рекомендаций для тех, кто планирует бизнес-интеграцию:
Оценка текущих бизнес-процессов
- Оцените текущие бизнес-процессы, чтобы понять, какие из них требуют улучшения, а какие уже эффективны. Это поможет определить, где интеграция принесет максимальную пользу.
- Определите, какие процессы вызывают задержки, ошибки или низкую продуктивность. Это поможет фокусироваться на тех областях, которые требуют внимания в первую очередь.
Четкое определение целей интеграции
- Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени (SMART). Например, повысить производительность на 20% за шесть месяцев или сократить ошибки при обработке заказов на 15%.
- Решите, какие процессы нужно интегрировать в первую очередь. Обычно начинают с наиболее критичных функций, таких как финансы, цепочки поставок или управление клиентами.
Выбор подходящего уровня интеграции
- Определите, нужно ли вам полное объединение всех бизнес-процессов или же достаточно интегрировать только часть процессов (например, финансы и закупки или CRM и маркетинг).
- Оцените доступные ресурсы — финансовые, человеческие и временные. Полная интеграция требует больше времени и ресурсов, но может дать более значительные результаты в долгосрочной перспективе.
Привлечение топ-менеджмента и ключевых сотрудников
- Убедитесь, что высшее руководство поддерживает интеграцию, поскольку без их поддержки проект может столкнуться с трудностями на этапах планирования и реализации.
- Назначьте ответственную команду, которая будет заниматься проектом интеграции. Это должны быть опытные сотрудники из разных подразделений компании, которые смогут работать вместе над выполнением поставленных целей.
Выбор подходящих технологий
- Определите, какие программные решения будут интегрировать процессы (ERP, CRM, SCM и другие системы). Убедитесь, что выбранные системы подходят вашему бизнесу и имеют возможность масштабирования.
- Убедитесь, что выбранные системы могут работать с существующими инструментами компании, чтобы избежать сложностей с их внедрением.
Планирование бюджета и ресурсов
- Рассчитайте бюджет проекта. Необходимо учесть все расходы — на программное обеспечение, консультантов, обучение сотрудников и обновление инфраструктуры.
- Оцените возможные риски и подготовьте план их минимизации. Например, могут возникнуть проблемы с совместимостью систем, сопротивление сотрудников или недостаточная квалификация персонала.
Планирование поэтапного внедрения
- Если полная интеграция кажется сложной, начинайте с частичной интеграции наиболее критичных процессов. Например, сначала можно интегрировать CRM-систему для отдела продаж, а позже добавить интеграцию с финансовыми и логистическими процессами.
- Определите четкий план внедрения с указанием этапов и сроков выполнения. Это поможет лучше контролировать процесс и вовремя вносить коррективы.
Инвестирование в обучение персонала
- Проводите регулярные тренинги. Для успешного внедрения интеграции необходимо обучить сотрудников работе с новыми системами и процессами. Обеспечьте доступ к обучающим материалам, семинарам и тренингам.
- Создайте службу поддержки для сотрудников, которая поможет им решать возникающие вопросы по мере внедрения новой системы.
Управление изменениями в компании
- Регулярно информируйте сотрудников о целях, этапах и прогрессе интеграции. Это поможет снизить уровень неопределенности и сопротивления изменениям.
- Мотивируйте сотрудников к участию в процессе интеграции, подчеркивая выгоды для них лично (например, упрощение работы, снижение рутинных задач) и для компании в целом.
Мониторинг и оценка результатов
- Определите ключевые показатели эффективности (KPI) и регулярно отслеживайте их выполнение после интеграции. Это могут быть показатели производительности, эффективности, качества или скорости выполнения процессов.
- Проводите регулярные обзоры результатов интеграции. Если обнаружены проблемы или недостатки, вносите корректировки в процессе эксплуатации новой системы.
Работа с обратной связью
- Постоянно собирайте обратную связь от сотрудников, чтобы выявлять проблемы на ранней стадии и быстро их решать.
- Если сотрудники сталкиваются с трудностями, проанализируйте, как можно улучшить или упростить процесс интеграции.
Оценка долгосрочных выгод
- Ожидается, что интеграция приведет к увеличению производительности благодаря автоматизации процессов и улучшению координации.
- В долгосрочной перспективе интеграция позволяет сократить расходы за счет устранения дублирующихся процессов и более эффективного использования ресурсов.
Следуя этим рекомендациям, компании могут эффективно подготовиться к процессу интеграции и минимизировать риски, связанные с внедрением новых бизнес-процессов.
Благодаря интеграции работа в компании станет более комфортной для сотрудников, оптимизируются расходы, повысится качество товаров и услуг, уровень прибыли. Компания займет более устойчивое положение в своем сегменте.
