В любой компании есть бюджет. Сегодня подробно расскажем, что же этакое и как его правильно рассчитать.

Что такое бюджетирование

Бюджет – это план доходов и расходов компании за конкретный период времени. Бюджетирование представляет собой процесс разработки, исполнения и контроля распределения бюджета.

Бюджет обычно составляется на каждый год с разбивкой по месяцам и кварталам. При этом совместно с бюджетом компании, данный план может быть составлен для отдельных подразделений, например, бюджет продаж.

Структура бюджета может отличаться в зависимости от сферы деятельности компании. Кроме этого, бюджет не является обязательным для заполнения документом. Но его постоянное планирование позволяет облегчить деятельность компании, поскольку есть возможность контролировать расходы.

Читать также, зачем нужно финансовое планирование в бизнесе

Зачем компаниям важно планировать бюджет

Планирование бюджета — это основа финансовой стабильности бизнеса. Оно позволяет не только контролировать доходы и расходы, но и делать обоснованные шаги для роста компании. Вот основные причины, почему бюджетирование важно:

Контроль финансов

Бюджет помогает видеть полную картину финансов компании. Вы точно знаете, сколько денег приходит и куда они уходят. Это снижает вероятность неожиданных расходов и помогает избежать долгов.

Практическая польза:

• Легче выявить ненужные траты и сократить их.
• Удобно планировать крупные покупки, такие как оборудование или маркетинговые кампании.

Достижение целей

Без четкого плана сложно двигаться к целям. Бюджет помогает связать ежедневные расходы с долгосрочными задачами: развитием бизнеса, увеличением прибыли или расширением команды.

Пример:
Если вы хотите открыть новый филиал, бюджетирование покажет, сколько средств потребуется и когда можно начать реализацию.

Снижение рисков

Финансовые кризисы могут возникнуть неожиданно, например, из-за снижения спроса или роста цен на сырье. Хорошо спланированный бюджет включает резервный фонд, который поможет справиться с непредвиденными расходами.

Практическая польза:

• Вы чувствуете себя увереннее, даже если рынок нестабилен.
• Можно вовремя корректировать расходы, чтобы избежать убытков.

Оптимизация работы

Бюджет помогает правильно распределить ресурсы, например, определить, на что стоит тратить больше (например, маркетинг), а на чем можно сэкономить.

Пример:
Если анализ показывает, что продажи падают, вы можете перенаправить часть средств на рекламные кампании или скидки.

Привлечение инвестиций

Инвесторы и банки обращают внимание на то, как вы управляете финансами. Четко спланированный бюджет — это сигнал, что вы серьезно подходите к развитию бизнеса.

Практическая польза:

• Легче получить кредит или привлечь инвестора.
• Ваш бизнес выглядит профессионально в глазах партнеров.

Виды бюджетов

В процессе планирования бюджета важно понимать, какие виды бюджетов существуют и как их использовать. Каждый из них выполняет свою роль в управлении финансами и помогает добиться определенных целей.

Операционный

Операционный бюджет включает все текущие доходы и расходы компании за определенный период, обычно месяц или год. Он помогает контролировать, сколько денег зарабатывает бизнес и как распределяются ресурсы.

Что включает:

• Доходы от продаж.
• Расходы на производство, зарплаты, аренду и маркетинг.
• Прибыль или убыток.

Практическая польза:

• Позволяет оценить эффективность текущей деятельности.
• Помогает выявить статьи перерасхода средств.

Инвестиционный

Этот бюджет составляется для планирования крупных вложений: покупка оборудования, открытие нового филиала, запуск продукта или обновление технологий.

Что включает:

• Затраты на инвестиции.
• Источники финансирования (например, собственные средства, кредиты или инвестиции).
• Сроки окупаемости и ожидаемая прибыль.

Практическая польза:

• Помогает принимать обоснованные решения о крупных расходах.
• Показывает, когда проект начнет приносить прибыль.

Капитальный

Капитальный бюджет составляется для учета долгосрочных расходов, таких как строительство, модернизация или покупка активов. Он фокусируется на затратах, которые не относятся к ежедневной деятельности, но важны для стратегического роста компании.

Что включает:

• Стоимость крупных объектов (здания, техника, системы).
• Расходы на ремонт или модернизацию.
• Финансовые резервы для непредвиденных затрат.

Практическая польза:

• Позволяет планировать долгосрочное развитие.
• Помогает избежать дефицита средств для важных инвестиций.

Кассовый

Этот бюджет показывает движение денежных средств в компании: поступления и выплаты. Он нужен для поддержания ликвидности бизнеса, чтобы у компании всегда были деньги на выполнение обязательств.

Что включает:

• Поступления (доходы от продаж, кредиты, авансы).
• Выплаты (зарплаты, налоги, аренда, кредиты).

Практическая польза:

• Помогает избегать кассовых разрывов.
• Упрощает контроль за платежеспособностью.

Бюджет доходов и расходов

Это сводный бюджет, который объединяет все поступления и затраты. Он дает полное представление о финансовом состоянии компании.

Что включает:

• Все источники доходов и виды расходов.
• Итоговые показатели прибыли или убытка.

Практическая польза:

• Обеспечивает полную финансовую картину.
• Позволяет оценить, насколько компания движется к своим целям.

Читать также, как понять, что бизнес убыточный и что с этим делать

Принципы бюджетирования

Соблюдение общих принципов бюджетирования позволяет улучшить работу команды и приблизить планирование к более реальным показателям.

Основные принципы бюджетирования:

1. Единая система бюджетирования – предполагает использование единых стандартов и форм.
2. Полнота данных – бюджет должен содержать информацию обо всех поступлениях и затратах с подробной детализацией.
3. Сбалансированность – должен быть баланс между доходами и расходами. Не нужно допускать дефицита средств.
4. Целевое расходование средств.
5. Достоверность и прозрачность. Необходимо как следует просчитать и обосновать плановые показатели, а не брать их из головы.

Подходы и методы, используемые в бюджетировании

В зависимости от того, кто является инициатором сбора плановых данных, выделяют 2 подхода:

1. Сверху вниз. Управляющие менеджеры разрабатывают бюджеты для всей компании, которые затем спускают руководителям подразделений для детализации. После этого отделами составляются операционные бюджеты. При этом учитываются стратегические цели компании. Такой подход наиболее популярен в больших фирмах, холдингах.
2. Снизу вверх. В данном случае сначала руководителями подразделений разрабатываются операционные бюджеты, которые передаются для утверждения руководству. Только в последнюю очередь формируется укрупненный сводный бюджет всей компании. Такой подход увеличивает вовлеченность нижестоящих начальников в исполнение плана.

В зависимости от того, какую базу используют при планировании, методы бюджетирования можно разделить на 2 группы:

• Приростное. Ориентируется на фактические показатели предыдущих отчетных периодов. Данные метрики корректируются в зависимости от происходящих или планируемых изменений. Это наиболее распространенный способ разработки бюджетов.
• Бюджетирование «с нуля». Все показатели формируются заново, при этом не учитываются результаты предыдущих периодов. Предполагает критическую оценку всех расходов компании.

Читать также, что такое антикризисное управление в бизнесе

Пошаговый процесс расчета бюджета компании

Чтобы составить бюджет компании, следуйте четкому алгоритму. Это поможет вам учесть все аспекты финансовой деятельности, избежать ошибок и спланировать использование ресурсов.

Определите цели бюджета

Начните с понимания, зачем вам нужен бюджет. Это может быть контроль затрат, планирование роста, поиск инвестиционных возможностей или поддержание стабильности.

Пример целей:

• Сократить расходы на 10%.
• Увеличить доходы за счет запуска нового продукта.
• Спланировать вложения в маркетинг или оборудование.

Практическая польза:
Четкие цели помогут сосредоточиться на главном и избегать ненужных расходов.

Соберите данные о доходах

Проанализируйте все источники доходов компании за предыдущие периоды. Это могут быть продажи, аренда, услуги или инвестиции.

Что нужно сделать:

• Определите основные источники дохода.
• Рассчитайте средний ежемесячный доход за последние 6-12 месяцев.
• Учтите сезонные колебания или планируемые изменения (например, увеличение продаж).

Практическая польза:
Вы будете знать, на какие суммы можно рассчитывать в будущем.

Оцените текущие и будущие расходы

Создайте список всех регулярных и разовых расходов. Разделите их на категории: обязательные (зарплаты, аренда, налоги) и переменные (маркетинг, обучение, непредвиденные расходы).

Что включить:

• Зарплаты сотрудников.
• Аренда офиса, коммунальные услуги.
• Затраты на производство или закупку товара.
• Расходы на маркетинг, рекламу, развитие.

Совет:
Учтите инфляцию и возможные изменения цен.

Практическая польза:
Вы сможете заранее подготовить ресурсы на покрытие всех обязательств.

Рассчитайте прогноз доходов и расходов

На основании собранных данных составьте прогноз на ближайшие 3, 6 или 12 месяцев. Укажите планируемые доходы и расходы для каждого месяца.

Как это сделать:

• Заполните таблицу с колонками: «Доходы», «Расходы», «Разница».
• Рассчитайте чистую прибыль (доходы минус расходы).

Практическая польза:
Прогноз покажет, насколько устойчив ваш бизнес и где возможны финансовые риски.

Учтите резервы

Добавьте финансовый резерв на непредвиденные расходы. Это может быть 5-10% от общего бюджета.

Почему это важно:

• Резерв поможет справиться с форс-мажорными ситуациями.
• Снизит риски кассовых разрывов.

Практическая польза:
Бизнес станет устойчивее к внешним и внутренним угрозам.

Утвердите бюджет

После расчета согласуйте бюджет с ключевыми сотрудниками (финансистами, руководителями отделов). Внесите необходимые корректировки.

Что сделать:

• Проверьте, соответствуют ли расходы целям компании.
• Убедитесь, что все важные статьи учтены.

Практическая польза:
Команда будет понимать свои задачи и финансовые ограничения.

Контролируйте исполнение бюджета

Ежемесячно сравнивайте фактические данные с запланированными. Если расходы превышают план, выясните причины и скорректируйте бюджет.

Как это сделать:

• Ведите учет в таблице или используйте специализированные программы.
• Анализируйте отклонения и принимайте меры (например, сокращение необязательных расходов).

Практическая польза:
Вы сможете оперативно реагировать на изменения и сохранять контроль над финансами.

Подведите итоги

В конце периода оцените, насколько успешно был выполнен бюджет. Проанализируйте результаты и учтите уроки для будущего.

Что сделать:

• Сравните запланированные и фактические показатели.
• Определите, что можно улучшить в следующем цикле планирования.

Практическая польза:
Ваш бюджетный процесс станет точнее и эффективнее с каждым периодом.

Этот процесс подходит для бизнеса любого размера. Следуя этим шагам, вы получите четкий план, который поможет управлять ресурсами, увеличивать прибыль и снижать риски.

Как адаптировать бюджет под изменения

Ведение бюджета — это не статичный процесс. Условия рынка, внутренние изменения в компании или неожиданные события могут потребовать корректировок. Важно уметь гибко адаптировать бюджет, чтобы сохранить контроль над финансами и не допустить сбоев.

Проводите регулярный анализ

Периодический пересмотр бюджета позволяет вовремя выявить отклонения от плана и скорректировать их.

Что делать:

• Установите регулярные проверки: раз в месяц или квартал.
• Сравнивайте плановые и фактические показатели доходов и расходов.
• Выявляйте причины отклонений (например, изменение цен на сырье, падение продаж).

Учитывайте внешние факторы

Экономическая ситуация, изменения в законодательстве или новые тренды могут повлиять на бизнес.

Что делать:

• Следите за новостями рынка и отрасли.
• Оценивайте, как внешние факторы могут отразиться на доходах и расходах.
• В случае необходимости перераспределяйте бюджет: сократите менее приоритетные статьи расходов и увеличьте финансирование стратегически важных направлений.

Реагируйте на сезонность

В некоторых отраслях изменения могут быть связаны с сезонными колебаниями спроса.

Что делать:

• Включите сезонные корректировки в бюджет заранее.
• Для «пиковых» месяцев увеличьте расходы на маркетинг, производство или логистику.
• В «спокойные» периоды сосредоточьтесь на экономии и оптимизации.

Создавайте резервный фонд

Резервный фонд помогает оперативно реагировать на непредвиденные изменения.

Что делать:

• Закладывайте в бюджет резерв (обычно 10-15% от общих затрат).
• Используйте его только в случае крайней необходимости, например, при срочных внеплановых расходах.

Будьте готовы к масштабным изменениям

Если компания переживает кризис или существенный рост, бюджет требует полной пересмотра.

Что делать:

• При кризисе сократите неэффективные расходы, временно заморозьте проекты с низким приоритетом.
• При росте инвестируйте в развитие ключевых направлений, таких как маркетинг, продажи или улучшение продукта.
• Убедитесь, что бюджет остается сбалансированным и реальным даже в новых условиях.

Используйте цифровые инструменты

Современные программы для управления финансами упрощают процесс адаптации бюджета.

Что делать:

• Воспользуйтесь специализированными сервисами (например, 1С, Finolog или аналогами).
• Автоматизируйте сбор данных и их анализ, чтобы быстрее принимать решения.

Гибкость в управлении бюджетом — это ключ к устойчивости бизнеса в меняющихся условиях. Постоянный анализ, резервный фонд и готовность адаптироваться помогают минимизировать риски и сохранять финансовую стабильность.