Многие деловые встречи требуют тщательной координации и планирования. Координируя совещания, профессионал может обеспечить их продуктивность и достижение целей, поставленных каждой из присутствующих сторон. Понимание того, как правильно координировать встречи, важно для развития профессиональных навыков на рабочем месте и более эффективного сотрудничества с другими людьми.
В этой статье мы обсудим, что значит координировать собрание, опишем шаги, которые можно предпринять, и перечислим несколько советов по эффективной координации.
Что значит координировать встречи
Координация встреч предполагает обращение внимания к деталям и организаторских навыков для содействия проведению встреч между профессионалами. Это часто требует от координатора собрания тщательного планирования до начала встречи. Он должен убедиться, что все участники смогут присутствовать и у них есть материалы, необходимые для взаимодействия с другими участниками. В рамках процесса также может потребоваться составить расписание собраний, чтобы обеспечить каждому участнику возможность выступить по очереди.
Встречи могут предоставить профессионалам ценную возможность предложить изменения, оценить свой прогресс и задать вопросы. Координация совещания помогает гарантировать продуктивность для всех участников. Также она позволит профессионалам легче сотрудничать друг с другом, принимать ключевые решения, предоставлять обновленную информацию о статусе важного проекта, разрабатывать новые идеи и решать важные бизнес-задачи.
Как осуществлять координацию встреч
Есть несколько важных факторов, которые следует учитывать перед согласованием встречи, в том числе наилучшее время для ее проведения и основную цель. Вот шаги, которые можно предпринять для координации встречи:
- Назначьте подходящее время встречи
Во-первых, убедитесь, что все участники собрания могут встретиться одновременно. Обязательно укажите им несколько разных сроков проведения встреч, что позволит им запланировать время, соответствующее их расписанию и обязательствам. Если вы координируете встречу для небольшой команды, можно использовать общий календарь с указанием дня и времени проведения встречи. Если запланирована встреча для большой группы профессионалов, рассмотрите возможность использования инструмента автоматического планирования, который может автоматически генерировать время встречи и координировать несколько расписаний.
Определяясь с подходящим временем, обязательно укажите участникам собрания крайний срок для ответа с указанием предпочтительного времени встречи. Если они не ответят в указанный вами срок, отправьте им электронное письмо или оставьте сообщение, чтобы напомнить, чтобы они указали вам время. Назначив время встречи, обязательно отправьте каждому участнику приглашение в календаре с указанием конкретного дня и времени проведения встречи.
- Определите местоположение
Назначив время проведения собрания, определите подходящее место для его проведения. Важно выбрать место, которое было бы удобным и легкодоступным для всех участников. Если провести встречу в компании невозможно, и некоторым участникам придется проделать какой-то путь, подумайте о месте, подходящем для профессионалов бизнеса, например, о конференц-зале отеля. Если планируется встреча в непринужденной обстановке, подумайте о бронировании номера в ресторане.
Независимо от того, где вы проводите совещание, важно убедиться, что в помещении есть достаточное пространство для удобного размещения всех участников и оно соответствует потребностям гостей, особенно если они планируют провести презентацию и им требуется экран проектора. Перед началом виртуального собрания убедитесь, что виртуальный конференц-зал работает и нет проблем с подключением. Также важно убедиться, что ссылка для входа работает должным образом, протестировав аудио- и видеозапись и внеся все необходимые коррективы.
- Сформулируйте цели встречи
Постановка правильных целей может стать важной частью обеспечения общего успеха совещания. Обязательно заранее поставьте перед собой несколько целей и учтите интересы каждого участника. Если вы не уверены в том, какие конкретные цели следует поставить, можете разработать опрос для рассылки и спросить участников про их цели, пожелания. Эти цели помогут составить более эффективную повестку дня.
Определившись с рядом целей, вы также можете захотеть поделиться ими с участниками, чтобы попросить их внести свой вклад. Это поможет определить, какие цели удалить, а какие добавить. Чтобы лучше отслеживать свои цели, подумайте об использовании приложения для отслеживания целей. Обязательно часто просматривайте свои цели и пересматривайте их по мере продолжения процесса координации.
- Начните планировать встречу
После перечисления целей встречи можно приступить к планированию встречи, создав повестку дня. Повестка дня может направлять участников собрания к достижению их целей и препятствовать тому, чтобы собрание заканчивалось слишком рано или становилось чрезмерно долгим. Важно сотрудничать со всеми участниками собрания, чтобы определить, что включить в повестку дня. Некоторые события также могут потребовать небольшой корректировки и внесения любых необходимых изменений. Например, если участник уведомляет вас о том, что он не сможет присутствовать на собрании, можно в конечном итоге удалить пункт повестки дня.
После составления повестки дня рассмотрите дополнительные требования к собранию, например, могут ли участники нуждаться в еде и напитках во время совещания. Если встреча продлится несколько часов и участникам, вероятно, потребуется еда, также полезно подумать о том, сколько еды им предоставить и есть ли у них какие-либо ограничения в питании, которые могут потребовать особого рассмотрения. Другие соображения могут включать уровень технологии, требуемый во время совещания, и необходимость брать с собой какое-либо дополнительное оборудование для его записи.
- Рассылайте напоминания участникам собрания
За несколько дней до собрания разошлите напоминания всем, кто планирует его посетить, напомнив им о времени и месте проведения собрания. Возможно, вы также захотите включить информацию о повестке мероприятия, требованиях к одежде, участниках, необходимых материалах. Рассылка напоминаний поможет убедиться в том, что все участники присутствуют на собрании и должным образом подготовлены к нему. Если что-либо в ходе собрания изменится, например, место или время, следует сообщить участникам обновленную информацию.
Читать также
Советы по эффективной координации встреч
Вот несколько советов, которые помогут эффективно координировать встречи и сделать их более продуктивными:
- Подготовьте пакеты для собраний
Пакет документов для собрания — это набор электронных или бумажных документов, которые включают в себя все, что планируется обсудить на собрании. Перед началом собрания отправьте по электронной почте или распечатайте пакеты документов, содержащие необходимые пункты повестки дня собрания. Важно убедиться, что каждый пакет находится в логическом порядке.Таким образом, участники могут оставаться вовлеченными во время собрания и иметь возможность делать заметки, обращаться к записям.
- Выделите время для комментариев и предложений
Обязательно выделите время для внесения участниками предложений по обсуждаемым темам или упоминания акутальных вопросов.Все участники должны иметь возможность высказать замечания или предложения. Если на собрании недостаточно времени для комментариев, все равно можно разрешить участникам поделиться своими мыслями после собрания, предоставив им возможность заполнить онлайн-форму или оставить свои комментарии по электронной почте.
- Приходите в конференц-зал пораньше
Если вы планируете провести встречу лично, важно прибыть на нее раньше участников. Это позволит собрать все необходимое и подготовиться к началу совещания. Также можно оставить себе достаточно времени на случай, если что-то пойдет не так, чтобы можно было справиться с ситуацией до того, как начнут прибывать участники. Создание благоприятной, подходящей обстановки поможет создать более продуктивную и гостеприимную атмосферу.
Читать также
Как оптимизировать обмен информацией между членами вашей команды на совещаниях
