После совещания важно напомнить сотрудникам о том, что обсуждалось, чтобы они могли запомнить важные пункты плана действий или объявления. Отправка краткого отчета о планерке позволяет обобщить обсуждения и важные детали для участников и особенно для тех сотрудников, которые не смогли присутствовать.

Что такое краткий отчет о встрече?

Краткое описание совещания — это сообщение, часто в формате электронной почты, отправляемое сотрудникам или клиентам после встречи. Документ содержит общий обзор совещания, список действий, которые необходимо выполнить сотрудникам, сроки выполнения назначенных проектов и другая важная информация, которая была рассмотрена.

Резюме совещаний часто рассылаются, чтобы помочь участникам запомнить важные детали, и доступны для последующего использования. Резюме также может быть полезно любым сотрудникам или клиентам, которые не смогли присутствовать на совещании, когда нужно напомнить о важных деталях, которые были пропущены.

Как отправить резюме встречи

Краткое описание встречи должно быть правильно напечатано в электронном письме и отправлено нужной аудитории. Вот некоторые действия, которые нужно выполнить, чтобы составить и отправить краткое описание планерки сотрудникам или клиентам.

1. Делайте заметки во время совещания

Посещая планерку, старайтесь записывать только важные события, происходящие на нем. Это могут быть задачи, порученные конкретным сотрудникам или клиентам, любые принятые меры или сделанные объявления. Если были внесены важные изменения, которые могут повлиять на отдел или компанию, обязательно укажите их в примечаниях к собранию, чтобы сотрудники могли учесть их и ссылаться на них при необходимости.

2. Решите, кто должен получить электронное письмо

После завершения совещания, необходимо отметить важные моменты в своих заметках. Принимая решение о том, кто должен получить резюме, вы должны адресовать его всем участникам собрания и другим сотрудникам или клиентам, которые были приглашены, но не смогли присутствовать. Если вы не знакомы со всеми людьми, присутствующими на собрании, можно раздать лист регистрации, чтобы получить адреса электронной почты участников.

Если список участников не был распространен, вы можете связаться с человеком, отправившим приглашение на собрание, или спросить своего руководителя, кто должен получить краткое описание собрания. Это сможет гарантировать отправку сообщения всем заинтересованным лицам.

3. Поблагодарите всех за уделенное время

Когда вы будете составлять резюме, поблагодарите участников за то, что они нашли время посетить совещание. Также следует поблагодарить лиц, представивших презентации, отчеты, другую информацию. Вы можете оценить обсуждаемые действия или достигнутые цели. Это поможет начать ваше электронное письмо на позитивной ноте и задаст вашему сообщению положительный тон.

4. Перечислите, что обсуждалось на встрече

Первые несколько предложений основного текста электронного письма должны освещать важные обсуждения, затронутые на планерке. Это могут быть обсуждения, в ходе которых была установлена цель, планы на будущее или предложения, которые были приняты. Старайтесь включать только краткие обзоры обсуждений и информацию, относящуюся к встрече и его участникам.

5. Выделите пункты действия или следующие шаги

Следующая часть вашего резюме должна включать важные пункты действий, которые были определены. Это часто включает в себя новые проекты или задачи, поставленные перед сотрудниками, или следующие шаги в стратегии или плане. Также обязательно нужно указать крайние сроки, указанные руководителями на планерке.

Вы можете перечислить эти элементы действия отдельными маркерами и выделить имя человека, назначенного для выполнения задачи. Также может быть полезно выделить дату оплаты, чтобы сотрудник мог легко найти ее и сослаться на нее.

6. Приложите подтверждающие документы

Если были какие-либо документы, которые вам дали участники или руководители, вы можете прикрепить их к своему электронному письму. Сотрудникам может быть полезно получить инструкции по проекту или руководящие принципы, если во время совещания им был поручен сложный проект. Вы также можете прикрепить отдельный документ, в котором перечислены стратегия или план, обсуждавшиеся на совещании, с установленными шагами, которым должны следовать сотрудники для выполнения задания.

7. Включите напоминание о дате следующей встречи

В конце электронного письма укажите дату следующей встречи. Это помогает сотрудникам не забывать добавлять дату в свои календари при чтении электронного письма. Если дата не обсуждалась на собрании, вы можете указать дату как «подлежащую определению» или запросить дату собрания у своего руководителя, ведущего собрания.

8. Вычитайте и отправьте получателям

После того, как вы написали электронное письмо, можете добавить свою подпись. Вычитайте на предмет любых проблем с орфографией, грамматикой или ясностью изложения. Убедитесь, что ваше электронное письмо написано кратко и содержит только актуальную информацию. После того как вы вычитаете документ, вы можете отправить его своему руководителю или руководителю собрания на утверждение. После получения одобрения можно отправить документ необходимым получателям.

Читать также

Как правильно давать обратную связь сотруднику