Как оптимизировать обмен информацией между членами вашей команды на совещаниях

Проблемы, связанные с перегруженностью совещаниями, усталостью от масштабирования и временем, потраченным впустую на непродуктивные совещания, особенно обостряются в периоды быстрых перемен. Планерки теряют свою эффективность, становится сложно находить общий язык. А в периоды, когда ситуация резко меняется, особенно важно обмениваться информацией, чтобы быть в курсе происходящего.

Шаг 1. Договоритесь о новом подходе

Проведите встречу с командой, чтобы договориться о новом, лучшем способе обмена информацией. На этой встрече вы определите, какой метод будет использоваться вашей командой и как вы будете справляться со сбоями в новой системе. Критерием эффективности команды является возможность организовать операционную систему совещаний.

Во время встречи

1. Объясните цель.
   Команда должна знать, почему вы просите внести изменения. Вы хотите сэкономить время? Исключить нерезультативные собрания? Или вам нужны более увлекательные, всеохватывающие обсуждения?

Рассказав о своей цели, спросите свою команду об их пожеланиях относительно будущих перемен.

2. Предложите несколько вариантов и определите предпочтения вашей команды.
   Выявление предпочтений поможет вам исключить пути, которые просто не подойдут, и предвидеть проблемы с выбранными вариантами.
3. Выберите новый подход по умолчанию.
   Ваша команда должна договориться о стандартном способе обмена информацией, который вы будете использовать для наиболее частых встреч (например, для командной планерки или собраний по реализации проекта).

Вы всегда можете использовать другие методы, если этого требует собрание. Выбранный метод вы используете, если руководитель собрания не скажет иначе.

4. Определитесь с кнутом и пряником.
   Предположим, вы достигли своей цели. Ура! Время пряника! Как вы будете праздновать?

А что, если кто-то поскользнется? Решите, как вы будете следить за тем, чтобы это не повторилось.

5. Запишите свои решения.

Шаг 2. Сделайте то, что обещали.

Лидеры команд идут первыми.

Я бы хотел, чтобы существовали простые способы, стать образцом, примером для других, однако в реальности этого очень сложно добиться. Поэтому, если вы являетесь лидером команды, именно вы должны первым показать пример новой практики. От вас также зависит, как вы будете реализовывать согласованные командой кнуты и пряники.

Шаг 3. Создайте шаблоны для наиболее часто проводимых встреч.

Таким способом вы сможете облегчить людям задачу делать правильные вещи по умолчанию. Создайте шаблон обмена информацией для каждой важной встречи, которую вы проводите. В терминах операционной системы Meeting Operating System это место, где вы разрабатываете свои специфические потоки совещаний.

Ваша цель? Больше «заполнить пустоту», меньше «чистого листа».

Шаблоны определяют, чем и как делиться. Команды с развитой операционной системой Meeting имеют следующие шаблоны:

• Добавление пунктов в повестку дня собрания
• Обновление презентаций для клиентов
• Фиксация идей, задач, решений и вопросов
• Чествование вех
• Поднятие актуальных вопросов
• Частое обновление статуса
• и многое другое.

Шаг 4. Пересмотрите и уточните свой подход

Ага! Вот как избежать ловушки жесткости, о которой вы, возможно, беспокоитесь!

Каждые несколько недель спрашивайте свою команду:

«Работает ли данный подход? Что мы должны улучшить?»

Как только они скажут: «Эй, мы в восторге. Эта система обмена информацией — просто находка!», отступайте. Но не успокаивайтесь! Чтобы убедиться, что то, что работает сегодня, будет работать и через шесть месяцев, поставьте в календаре напоминание о том, что вы хотите спросить еще раз.

Каждый раз, когда кто-то находит способ, позволяющий вашим командам обмениваться информацией более эффективно и с большим количеством людей, которым она нужна, пойте ему дифирамбы!  Они сэкономили вам массу времени и предотвратили несметное количество катастроф.

Таков основной процесс. Чтобы лучше понять свои возможности, можно ознакомиться с информацией ниже.

Способы обмена информацией во время совещаний

Устное информирование в режиме реального времени

Как это работает

Один человек делится информацией устно во время встречи.

Плюсы:

• Никакой подготовки не требуется! Просто придите и скажите все, что придет в голову!
• Это единственный действующий способ, когда приходится бегать от одного совещания в другой или присоединиться к совещанию без установленной четкой цели и повестки дня.

Минусы:

• Все должны ждать, пока вы обрабатываете свои мысли в режиме реального времени.
• Только присутствующие могут услышать то, чем вы хотите поделиться.
• Если вы говорите больше двух минут, слушатели запомнят только половину ваших слов
• Благодаря плохому информационному дизайну (вы не делитесь хорошо продуманными идеями, а говорите на ходу) и рассеянному вниманию, большинство деталей забудутся в течение дня.
• Отнимает время! Каждый получает право высказаться, соответственно вы тратите драгоценное время, которое могли бы потратить на дебаты, вопросы и решения.

Из всех способов обмена информацией во время совещаний устный является самым распространенным и наименее эффективным. Устный обмен информацией имеет так много недостатков, поэтому в большинстве собраний лучше использовать другие методы.

Наша рекомендация:

Используйте устные высказывания в режиме реального времени для обмена короткими фрагментами информации, которые не так важны для команды.

Читать также

5 типичных ошибок при проведении планерок и как их избежать

Презентации в режиме реального времени

Как это работает

Один человек выступает с презентацией во время собрания, а остальные слушают.

Плюсы:

• Создание презентации заставляет вас продумать и упростить свое сообщение.
• Презентации можно сохранять, пересылать и ссылаться на них после собрания.
• Презентации дают возможность продемонстрировать свой бренд и коммуникативные навыки.

Минусы:

• На создание хороших презентаций уходит много времени.
• Вы потратите много времени на красивое оформление (подбор шрифта, картинок), что редко повышает ценность бизнеса.
• Легко приравнять красивую презентацию качественной информации, и наоборот.
• Поскольку вы потратили так много времени на создание презентации, вы поделитесь ею целиком даже если на это уйдет много времени.
• Упрощенная информация может оказаться «тупой», лишенной важной глубины.

Презентации хорошо работают при передаче новой информации и когда необходимо придать визуальный интерес сложной информации. Хорошо составленные презентации — полезный инструмент для тренеров, ораторов, продавцов, а также для организации мероприятий по обмену знаниями.

Но для большинства внутренних совещаний они ужасны. Когда вы делитесь презентацией, вы выступаете друг перед другом, а не ведете дискуссию. На виртуальных совещаниях презентация занимает весь экран, сосредотачивая внимание всех на точке зрения одного человека и не позволяя вам видеть членов вашей команды. Более того, из-за времени, потраченного на просмотр презентации, часто нет возможности для критического обсуждения темы.

Наша рекомендация:

Используйте презентации в реальном времени только для обучения, обмена знаниями и обсуждения продаж.

Короткие письменные предложения

Как это работает

Члены команды пишут свои предложения в общем месте, либо до, либо во время собрания. Каждый читает эти записки по отдельности, либо до, либо во время собрания. Обсуждение продолжается после того, как все закончили чтение.

Плюсы:

• Очень эффективно!
• Самодокументирование: заметки пишут сами себя!
• Работает как асинхронно, так и синхронно; команды могут выбирать, когда им выделить время для написания предложений.
• Короткие тексты отлично подходят для молодых членов команды, которые часто предпочитают текстовые сообщения и чаты голосовым звонкам.
• Инклюзивный: каждый получает равное время и возможность высказать свои мысли.

Минусы:

• Не всем нравится писать. Не все пишут хорошо.
• Неудобно для людей, которые к этому не привыкли; это не всегда уместно на встречах с клиентами.
• Текст сам по себе плохо передает нюансы информации, сколько бы вы ни добавили эмоций, символов; он должен быть дополнен обсуждением.

Для регулярных внутренних совещаний этот метод подходит лучше всего.

Он эффективен, инклюзивен и увлекателен. Это позволяет командам не тратить время на то, чтобы возиться со шрифтами. Если кто-то забудет заранее предоставить предложение, он сможет наверстать упущенное за 3 минуты.

Наша рекомендация:

Используйте короткие письменные обновления для большинства внутренних совещаний.

Помните, что главное — делать!

Работая над оптимизацией практики обмена информацией в вашей команде, помните о высшей цели. Цель не в том, чтобы довести обмен информацией до совершенства. Речь не идет о создании самых красивых презентаций или максимально коротких обновлений.

В бизнесе мы делимся информацией, чтобы другие могли использовать ее в своей деятельности. Мы делимся информацией, чтобы принимать лучшие решения о своей деятельности.

В идеале эти действия должны вести к повышению эффективности работы команды. Они также помогут создать крепкие связи между людьми. Может быть, они даже принесут нам радость.

Какой способ обмена информацией используется в вашей команде? Как это сказывается на вашей работе? Нам будет интересно узнать про практические результаты от использования определенных способов коммуникаций. Надеемся, наши рекомендации помогут вам улучшить коллективное взаимодействие.