Деловые встречи играют фундаментальную роль в повседневной работе организаций. Они предоставляют возможности для мозгового штурма, во время встреч можно обсудить бизнес-цели и задачи, способствующие организационному росту. 

Следовательно, руководитель проекта или владелец компании должны понимать ценность и важность этих мероприятий. Здесь мы раскрываем различные виды деловых встреч и способы, как их провести с максимальной выгодой.

Виды деловых встреч

1. Официальные заседания

Как следует из названия, этот тип собраний основан на регламенте организации, конституции, правилах или уставе ассоциации.

По сути, для проведения таких собраний должен быть соблюден определенный порог, например, необходимость в минимальном количестве лиц для легитимизации заседания. Обычно во время таких совещаний составляются официальные протоколы, которые должны быть сохранены.

Чтобы обеспечить успех совещаний, как председатель, вы можете сделать следующее:

• Ведите дискуссию от одного пункта к другому.
• Поддерживайте цели собрания, переориентируя участников, чтобы они не отклонялись от основной повестки дня.
• Определите, есть ли прогресс в устранении узких мест, если таковые имеются.
• Пролейте свет на любое недоразумение.
• Помогайте секретарю, если понадобится.
• Контролируйте временные рамки деловой встречи.
• Выделите основные итоги, извлеченные из встречи.
• Договоритесь о дате и времени следующей деловой встречи.
• В конце собрания поблагодарите всех участников за их вклад.

2. Неофициальные заседания

Подобные совещания не проводятся по общепринятым правилам, которые действуют при формальных встречах. Большинство дискуссий или мозговых штурмов не являются строгими и, в большинстве случаев, не требуют соблюдения временных рамок. Такие встречи популярны среди бизнес-менеджеров и применяются для обсуждения конкретных вопросов, такие как отчеты о проделанной работе.

Основные моменты, которые необходимо учесть при организации таких планерок:

• Разработайте план для каждой встречи.
• Подготовьте участников заранее, проинформировав их о предстоящей встрече; кроме того, ознакомьте их с повесткой дня.
• Стремитесь понять проблемы членов группы и дать им возможность высказать свое конструктивное мнение.
• По возможности добейтесь каких-либо положительных отзывов от участников.
• Объясните участникам ожидания и цели встречи.
• Изучите конкретные проблемы, возникающие в процессе реализации проекта.
• Обсудите способы разрешения проблем.
• Проведите мозговой штурм и согласуйте реальные цели и последующие действия, которые могут улучшить текущую проблему.
• Разработайте план улучшения.
• Завершите деловую встречу на оптимистичной, но реалистичной ноте.

3. Совещания по статусу проекта или обновлению информации

Такого рода совещания обычно проводятся для точного определения статуса текущего проекта. На таких планерках участвуют руководитель проекта, фасилитаторы и сотрудники, вовлеченные в выполнение поставленной задачи.

На таких встречах каждому участнику обычно предлагается высказать свое мнение и заявить о любых существующих проблемах.

Это позволяет руководителям проектов:

• Быть в курсе обновлений задач
• Определить состояние бюджета
• Обновить статуса реализации проекта
• Определить сферу охвата
• Определить ожидаемые или текущие проблемы
• Решить текущие проблемы
• Ставить перед собой новые цели
• Определить наилучшие пути продвижения.

4. Планирование совещаний

Вашей организации часто будут требоваться различного рода деловые встречи, чтобы обеспечить ее рост, сплотить членов, разработать планы развития, например, проект, дорожная карта продукта и долгосрочное планирование кампании. Существует множество доступных приложений для бизнес-планирования, которые помогают людям решить данную задачу.

В основном в них задействована уже сформировавшаяся команда и несколько экспертов, которых можно привлечь для обмена опытом или инсайтами.

Такие совещания обычно проводятся под председательством внешнего фасилитатора или руководителя проекта, требуют от членов команды активного участия в обсуждениях.

Их главная цель – успешное выполнение работы. Здесь личные отношения не так важны – люди могут лучше узнать друг друга со временем.

Уникальной особенностью этих собраний является то, что они, как правило, не регулируются какими-либо конкретными правилами; они также не следуют определенным ритуалам. Большая часть времени совещания тратится на составление плана.

В основном они происходят на ранних стадиях жизненного цикла проекта, поэтому они заслуживают особого внимания и понимания.

Чтобы эффективно руководить таким совещанием, вы можете:

• Начать с объяснения участникам общих целей собрания.
• Проанализировать существующий сценарий и сформулировать детали планирования
• Ознакомиться с содержанием плана и подтвердить его разработку

5. Встречи по инновациям

Время от времени вашей организации будут требоваться новые идеи для реализации. Деловые встречи по инновациям могут пригодиться в подобных ситуациях. Они могут позволить собрать достаточное количество идей, из которых вы сможете отфильтровать наиболее подходящие.

Поначалу они могут показаться непонятными членам вашей команды, однако они имеют решающее значение для роста и выживания компании. Это связано с тем, что они дают организации шанс попробовать что-то новое.

Вы можете воспользоваться следующими советами, чтобы извлечь пользу из совещания по инновациям:

• Поставьте точные цели, разработав четкую повестку дня обсуждения, чтобы свести к минимуму потерю времени
• Подведите итоги предыдущей встречи, чтобы устранить любые недоразумения, которые могли возникнуть, а также улучшить хранение информации
• Определите переработанный или новый подход к проблеме
• Подготовьте почву и генерируйте поток идей
• Свободно делитесь идеями с участниками без осуждения
• Выслушайте различные точки зрения участников
• Проведите мозговой штурм и оцените представленные идеи
• Вовлекайте заинтересованные стороны, чтобы гарантировать последующее выполнение

6. Встречи по сплочению команды

Чтобы обеспечить эффективное сотрудничество между вашими командами, крайне важно время от времени проводить такие деловые встречи. Они способствуют развитию личных отношений между сотрудниками, которые могут поддерживать или поощрять рост и прогресс организации.

Примерами такого рода встреч являются корпоративные экскурсии или мероприятия для всей организации, отделов команды, предоставляющие возможности для общения.

Вы можете провести плодотворную встречу по сплочению команды, выполнив следующие действия:

• Заблаговременно подготовить повестки дня совещания для определения целей и приоритетов;
• Узнать мнение членов Совета относительно того, что включить в повестку дня;
• Оживить сессию, включив в нее несколько веселых занятий. Например, отпраздновать что-то, провести упражнение по сплочению команды, пригласить приглашенных докладчиков или принести еду;
• Выделить некоторое время для спонтанной вовлеченности и творчества;
• Сотрудничать в определенных видах деятельности, например, работа с командами над принятием конкретного решения или решением конкретной проблемы;
• Наблюдать за выполнением пунктов плана действий и следить за тем, чтобы участники могли выразить свое мнение;
• Быть лидером-образцом для подражания, не теряя бдительности.

Как вы можете видеть, деловые встречи играют ключевую роль в эффективном управлении организацией. Поэтому, как руководителю бизнеса, вам необходимо идентифицировать себя с каждым из них, чтобы понять, как вы можете эффективно управлять командой. Вышеупомянутые советы могут существенно помочь в этом.

Читайте также

Результативная система управления: инструменты и выгоды