Совещания — это неотъемлемый компонент корпоративной жизни. Часто многие встречи организуются без четкой цели, которую заранее определяет организатор встречи. Результат? Чувство, что время потеряно на бесплодные обсуждения и проекты, которые не продвигаются.

Чтобы избежать подобных последствий, важно четко определить, чего вы хотите добиться от встречи и как вы этого добьетесь.

Что такое цель планерки?

Цель отличается от повестки дня собрания. Повестка дня — это путеводная нить, в которой указаны все темы для обсуждения, имя ответственного за каждый пункт и время, отведенное на обсуждение, в то время как цель более подробно описывает задачу, которую необходимо решить по каждой теме.

Нужно ли принять решение по конкретному вопросу? Собрать идеи для реализации новой инициативы? Понять, что нужно сделать в первую очередь? Эти цели определяют методы модерации и ход самого собрания. Если цель состоит в том, чтобы генерировать идеи, хорошим подходом может стать мозговой штурм.

Из чего состоит хорошо сформулированная цель совещания?

Успех встречи во многом зависит от подготовки. Составление повестки дня, выбор подходящих участников и определение целей. Искусство достижения разумной цели заключается в том, как она сформулирована: цель должна быть точной, конкретной и достижимой в пределах времени, отведенного на встречу.

Сравните эти две цели:

• Увеличить органический трафик на 25% к концу года.
• Разработать план маркетинговых действий по увеличению органического трафика на 25% к концу года.

Если бы участники встречи начали обсуждать первую цель, вряд ли бы это привели к каким-либо ощутимым действиям. А вот вторая цель поможет расставить приоритеты и назначить людей, которые будут выполнять задачи.

Постановка четкой цели — это ключ к целенаправленным и плодотворным обсуждениям. Так же, как важно заранее поделиться повесткой дня, не менее важно донести цель встречи до участников, чтобы каждый пришел на встречу, уже обдумав свой индивидуальный вклад. 

Цели для деловой встречи

Это встреча, направленная на достижение общей деловой цели всей группой. Это может быть составление плана действий, анализ проекта или переосмысление бизнес-процессов. Во всех случаях цель деловой встречи должна соответствовать навыкам и опыту приглашенных. Чтобы быть эффективной, цель также должна быть краткосрочной и достаточно сфокусированной, чтобы гарантировать, что в результате встречи будут получены «результаты».

Цели координационного совещания

Координационное совещание может быть хорошей возможностью обсудить стратегию компании. Опять же, в этом типе совещания может участвовать большое количество людей. Поэтому цель должна быть очень четкой и целенаправленной. Если, например, проект испытывает трудности, вместо того, чтобы подумать над общим планом, лучше предложить совместную работу над конкретными моментами. Например,  обсудить объем проекта, чтобы уложиться в дедлайн, даже если в результате придется провести несколько отдельных координационных совещаний.

Четко сформулированные цели для эффективных совещаний

Определение целей собрания не менее важно, чем составление четкой повестки дня или подбор подходящих участников. Четко сформулированная цель помогает сфокусировать внимание группы на конкретном действии или вопросе и избежать затягивания или отступления от темы совещания.

Хорошо поставленная цель имеет и другое достоинство: позволяя группе совместно работать над конкретным действием, участники сразу видят результаты своих усилий, что вызывает чувство гордости, усиливающее их мотивацию и приверженность делу.