Посещение планерок — важный компонент успешного рабочего времени. Во время собраний может быть озвучена информация для решения проблем или предложение по конкретному проекту.

Кроме того, важно убедиться, что вы подготовлены должным образом и встреча пройдет максимально эффективно.

Что такое деловая встреча?

Цель деловой встречи — выяснить, что необходимо сделать для достижения ваших целей, понять рекомендации, необходимые для завершения определенных проектов, решить проблемы и предоставить дополнительную информацию менеджерам. Даже если совещание ведет ваш менеджер, вы должны быть готовы внести свой вклад при обсуждении целей вашей команды.

Как подготовиться к деловой встрече?

• Узнайте тему и задачи совещания.
• Поймите цели всех участников собрания.
• Просмотрите и изучите повестку дня.
• Узнайте место встречи.
• Рассмотрите потенциальные препятствия.
• Определите желаемые результаты и выполнимые последующие задачи.

Узнайте тему и задачи совещания

Существует несколько различных типов совещаний, которые ваш менеджер может выбрать, поэтому заранее выясните, к какому типу они относятся, чтобы вы могли подготовиться. Вот несколько примеров различных типов встреч, к которым вам нужно будет подготовиться.

Информация: Ваш менеджер проведет большую часть совещания, обсуждая важную информацию, которую он хочет донести до вас и команды. В конце совещания может быть проведено краткое обсуждение, во время которого члены команды могут попросить разъяснений по поводу всего, чего они не поняли, или поговорить о том, как наилучшим образом использовать полученную информацию.

Решение проблем: возможно, потребуется провести совещания по решению проблем, если ваша команда или организация сталкивается с особенно сложной проблемой, которую можно решить только совместными усилиями. Например, если проблема связана с клиентом, обсудите план работы, чтобы обеспечить полную работоспособность кампании клиента.

Консультирование: Консультационное совещание — это совещание, на котором председатель спрашивает мнение разных людей по конкретной теме. Речь может идти о стратегии, тактике, привязанной к стратегии, или идеях по разработке новой продукции, услуги. Например, можно провести консультационную встречу, чтобы узнать информацию о новой политике компании. Во время встречи вы можете поделиться любыми имеющимися у вас отзывами о политике, обсудить сильные и слабые стороны этих изменений.

Поймите цели всех участников собрания

Менеджеры стремятся проводить быстрые и эффективные совещания для поддержания производительности своих сотрудников. Однако потратьте время на то, чтобы убедиться, что вы четко сформулировали свои цели на встрече. Например, если проводится совещание по решению проблемы, вы должны быть уверены, что у вас заранее есть четкое представление о проблеме. Так вам будет намного легче внести свой вклад во время встречи и поддерживать свои проекты на пути к достижению цели.

Кроме того, проконсультируйтесь со своим менеджером, чтобы узнать участников собрания, и получить четкое представление о целях. Как только вы узнаете, кто будет присутствовать на вашей встрече, вам нужно будет узнать, какие ключевые роли играют ваши коллеги.

Вот некоторые роли, которые сотрудники могут выполнять во время деловых встреч:

• Хронометрист: Хронометрист проверяет, что собрание начинается и заканчивается вовремя, что все пункты повестки дня обсуждаются своевременно.
• Секретарь: Секретарь записывает ключевые детали и решения, принятые во время собрания, а также может отправить свои заметки участникам после собрания.
• Эксперт: это человек, который обладает экспертными знаниями по обсуждаемой теме. В то время как экспертом может быть ваш менеджер или руководитель вашей компании, эта роль также может быть возложена на другого сотрудника, работающего над конкретным важным вопросом.
• Фасилитатор: Фасилитатор несет ответственность за руководство ходом встречи. Фасилитатор должен убедиться, что все соответствующие вопросы обсуждены. Менеджер или эксперт совещания также может взять на себя эту ответственность.

Просмотрите и изучите повестку дня

Изучение повестки дня собрания имеет первостепенное значение, независимо от того, какую роль вы играете. Повестка дня помогает вам понять ход встречи, составить представление об обсуждаемых темах и о том, на каких тезисах следует сделать акцент. Например, повестка дня консультационного совещания может выглядеть следующим образом:

«Новая политика компании в отношении оплачиваемого отпуска.

Открытое обсуждение проблем, связанных с политикой предоставления оплачиваемых отпусков.

Время для внесения предложений об изменениях в новую политику.

Обсуждение преимуществ и недостатков предлагаемых изменений.

Голосование за изменения.»

В зависимости от типа собрания менеджеры могут оставить повестку дня открытой до его начала. Открытая повестка дня позволяет вам предложить изменения до начала. Это может быть хорошей идеей, когда участник думает о чем-то, что вам не приходило в голову, и предлагает добавить свой пункт в повестку дня, что позволит сделать встречу более эффективной. Как бы то ни было, вам следует приложить усилия, чтобы получить копию повестки дня до вашей следующей деловой встречи. Просмотрите каждый пункт повестки дня, чтобы вы могли подготовиться к теме собрания и, возможно, внести изменения.

Знайте место встречи

В офисных условиях совещания обычно проводятся в конференц-зале, таким образом, все стороны взаимодействуют лицом к лицу. Это также идеальное место для внедрения аудиовизуальных инструментов для общения с клиентом или поставщиком.

Телеконференции могут быть хорошим вариантом для более коротких совещаний, но могут не подойти, если совещание продолжительное или если нужно будет поделиться большим объемом информации. Для более длительных совещаний хорошей идеей может быть использование онлайн-платформы с видеоконференцсвязью, если вам нужно взаимодействовать с участниками.

Уточните у своего менеджера место, время и дополнительные детали встречи. Должны быть указаны точная дата и время проведения собрания, а также может присутствовать дружеское напоминание, отправленное вашим менеджером по электронной почте всем участникам.

Рассмотрите потенциальные препятствия

Препятствия могут возникнуть практически на любом собрании, поэтому будьте готовы столкнуться с ними и при необходимости внесите их в повестку дня.

Если на собрании будут добавлены дополнительные темы для обсуждения, это может упростить то, какие вопросы следует обсуждать, когда они обсуждаются и в какой манере, тоне. Кроме того, проблема может быть решена до собрания, если она будет доведена непосредственно до руководства, и это сокатит время, затрачиваемое на обсуждение проблемы, и позволяет сосредоточиться на стратегическом плане.

Вы также можете помочь своему руководителю установить стандарты поведения перед встречей в зависимости от роли, которую вы будете играть. Таким образом, включение вопросов собрания в повестку дня и постоянная связь с вашим менеджером по вопросам конфликтов повышают шансы на своевременное и эффективное разрешение проблем.

Попросите своего менеджера подготовить некоторые материалы для участников, чтобы каждый имел доступ к одной и той же информации в начале собрания, и чтобы ее можно было надлежащим образом донести до сотрудников со стороны руководства.

Читать также

Как установить корпоративные правила поведения в команде

Определите желаемые результаты и выполнимые последующие задачи

Важные решения должны быть приняты во время встречи с коллегами-сотрудниками. Одним из наиболее распространенных вариантов принятия решений во время собрания является голосование большинством голосов. С внедрением этой системы каждый участник собрания сможет высказать свое мнение. В целом, обязательно обратите внимание на то, какое большее влияние ваша тактика окажет на достижение целей стратегии. Таким образом, вы и команда сможете четко определить усилия, необходимые для достижения целей стратегии и их перевыполнения. Таким образом, каждому человеку следует поручить выполнение конкретных задач для достижения общих целей.