Совещания дают возможность обсудить проекты, предоставить свежую информацию, поделиться идеями и принять трудные решения. Среди всего этого важно помнить, что менеджеры также могут использовать планерки для того, чтобы дать членам команды положительную обратную связь, чтобы они могли чувствовать себя ценными и полноценными в своей роли.
Задача состоит в том, чтобы разработать наилучший способ предоставления обратной связи, особенно сейчас, когда все больше встреч происходит виртуально, а не лично.
Вот несколько простых способов, с помощью которых вы можете показать позитивное отношение к своим сотрудникам во время проведения совещаний, не срывая при этом рабочий процесс и сохраняя ценность совещаний.
Заранее продумайте, что вы хотите сказать
Даже если вы хотите, чтобы ваши положительные отзывы казались спонтанными, имеет смысл подготовиться заранее, чтобы знать, кого вы собираетесь похвалить и что именно вы хотите подчеркнуть.
Теоретически, выбрать достижение, которое следует выделить с помощью положительных отзывов, достаточно просто, но на практике это сделать сложнее, поскольку может существовать множество потенциальных аспектов работы, которые можно подчеркнуть. Вот почему полезно определиться заранее, а не импровизировать на ходу.
Если вы вынуждены комментировать достигнутую цель, приобретенный навык или преодоленный кризис, остановитесь на том, что будет иметь наибольшее значение в данный момент, и, если необходимо, напишите в заметках, на что необходимо обратить внимание. Это поможет сделать отзыв коротким и приятным, сотрудник, о котором идет речь, сможет почувствовать пользу от вашей похвалы, а другие участники не устанут от долгой речи, совещание не затянется.
Читайте также:
Приведите примеры, чтобы подкрепить свою точку зрения
Положительная обратная связь сотрудникам на собрании должна быть лаконичной, но это не значит, что вы должны говорить расплывчато, без описания деталей.
Например, вместо того чтобы просто сказать: «Ты отлично справился с задачей по продаже, молодец!», а затем двигаться дальше, найдите время, чтобы указать, что именно в выполнении задания привлекло ваше внимание. Более впечатляющее высказывание может выглядеть следующим образом: «Вы отлично провели эту сделку. Вы зацепили клиентов данными и сумели завоевать их, эффективно продемонстрировав возможности нашего продукта».
Определив конкретную цель похвалы, вы не только покажете всем участникам, что вам небезразлично то, что они делают, но и продемонстрируете, какие именно качества, по вашему мнению, в наибольшей степени способствовали успеху в данном случае.
Это работает и в обратной ситуации, когда вам нужно подтянуть сотрудника по какой-либо проблеме. Хотя, этого лучше избегать на планерках: приберегите положительные отзывы для встреч и по возможности выражайте конструктивную критику наедине.
Говоря о конструктивной критике, стоит отметить, что она может быть ценна сама по себе, а для достижения наилучших результатов должна использоваться в сочетании с позитивом. Все дело в том, чтобы найти способ использовать и то, и другое как часть рабочего процесса: лучше сначала обратить внимание на положительные ситуации, а уж в редких случаях (например, при многократном повторении одних и тех же ошибок) прибегать к конструктивной критике.
Читайте еще:
Действуйте быстро и побуждайте других к участию
Хотя вышеупомянутая необходимость подготовки позитивной обратной связи перед встречей очень важна, также следует помнить, что чем быстрее вы упомянете о достижениях сотрудника, тем более действенными и актуальными покажутся ваши слова.
И наоборот, при прохождении большего времени с момента достижения успеха сотрудником, может показаться, что вы не заинтересованы в успешной работе команды. Поэтому, важно, давать обратную связь как можно скорее.
Так зачем вообще нужна положительная обратная связь? Как показало исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса, когда человек получает похвалу от коллег, он работает лучше. Это относится к самым разным ситуациям, от зала заседаний до баскетбольной площадки и не только. Есть и психические, и физические преимущества: похвала приводит к снижению уровня стресса, улучшению способности решать проблемы и даже повышению сопротивляемости болезням.
При руководстве коллективом также важно помнить, что, ваше поведение будет влиять на общую культуру, поэтому старайтесь подавать пример. Исследование показывает, что польза похвалы не зависит от источника положительной обратной связи, поэтому она не обязательно должна идти только от руководителя к сотруднику, но не менее эффективна и при передаче от одного члена команды к другому. Лучший способ поощрить это — действовать так, чтобы вашим действиям последовали другие, обращая внимание на пользу похвалы.
Читайте еще:
Добавьте обратную связь в стандартную структуру совещания
Если вы хотите, чтобы ваши отзывы не были редкими, а также избежать ситуации, когда члены команды чувствуют себя обделенными, потому что их коллег хвалят чаще, хорошей стратегией может стать выделение времени в повестке дня для позитивных комментариев на еженедельных или ежемесячных совещаниях.
Время проведения этого мероприятия в рамках самого собрания имеет значение: даже если у вас может возникнуть соблазн поместить его в самый низ списка, чтобы сначала рассмотреть другие вопросы, обычно его стоит поставить выше в повестке дня. Это позволит вам начинать совещания на позитивной ноте, а также установить последовательный цикл позитива, который со временем охватит каждого члена команды, а не только отдельных высокоэффективных сотрудников.
Очевидно, что существует риск того, что такая структурированная похвала покажется вынужденной или неискренней. Один из способов избежать этого — заключить похвалу в историю, поэтому вместо того, чтобы сказать: «Сара хорошо справилась с представлением отчета для совета директоров на этой неделе», начните с контекста и поместите положительную обратную связь в него: «На этой неделе мы представили совету директоров итоговые отчеты, и Сара эффективно рассказала о наших достижениях. По их лицам я поняла, что они впечатлены нашими показателями за этот квартал и понимают, какого прогресса мы добились».
В данном случае вместо того, чтобы похвала была очевидным фактом, она кажется более естественной деталью для включения в собрание, которая имеет ключевое значение.
Избегайте банальностей
Последний момент, который следует учитывать, заключается в том, что не все положительные отзывы улучшают моральный дух на собраниях; в частности, если достижения, которые вы решили подчеркнуть, недостаточно похвальны, это может показаться снисходительным, даже если у вас были хорошие намерения.
Например, лучше не благодарить членов команды за выполнение какого-то элементарного или рутинного задания, это будет казаться вынужденным и запутанным.
В конечном счете, вам нужно постепенно нащупать свою позицию в предоставлении позитивной обратной связи на собраниях, а не сразу бросаться в бой. С опытом этот процесс станет автоматическим, но поначалу имеет смысл сформулировать свой подход к нему, чтобы не спотыкаться об обычные препятствия.
