Кайдзен – это японская философия с фокусом на непрерывное совершенствование всех производственных процессов нашего образа жизни и в целом всех аспектов жизни. Как применять этот инструмент в бизнесе? В чем его суть? Разберемся в этой статье.

Кайдзен: определение

Кайдзен – это два японских слова, где первая часть обозначает изменения, а вторая часть обозначает к лучшему. Таким образом мы получаем слово Кайдзен, которое в прямом переводе с японского обозначает изменение к лучшему.

Если говорить о Кайдзен в бизнесе, то это образ мышления и фокусировка всех процессов на непрерывные улучшения в производстве, услугах, взаимодействие в продажах, в управлении. В процессе совершенствования участвуют абсолютно все сотрудники организации.

Кайдзен фокусируется на производственном процессе без потерь.  Определение Кайдзен можно рассмотреть, как 3 тезисных понятия:

— постоянные ежедневные улучшения,

— улучшения всех и каждого,

— улучшения повсеместно: от небольших локальных совершенствований до существенных стратегических улучшений.

Кайдзен, на самом деле, это целая система, под которой скрывается ряд методик, применение которых направлено на внедрение и поддержание процессов непрерывных улучшений в организации.

Внедрение Кайдзен на предприятии — это достаточно долгосрочный проект. Сегодня в мире высокой конкуренции, постоянных изменений, роста требования потребителей и изменения потребительского спроса, задача компании непрерывно искать возможности для улучшений.

Компания Тойота живёт по философии Кайдзен более 70 лет. Собственно говоря, это один из основных примеров для всех стальных компании в мире, которые выбирают или выбрали уже путь Кайдзен, как раз с точки зрения того, что философия помогает компании в разные времена быть эффективным и конкурентоспособным лидером на своём рынке.

Философия Кайдзен – это не реинжиниринг процессов, когда мы резко что-то меняем. Она отражает шаговые улучшения, которые в какой-то момент приводят к стратегическим победам и изменениям. Зачастую изменение и улучшение не требует никаких затрат, лишь концентрированности сотрудников на том, что всегда есть место для улучшений. Кайдзен фокусируется не только на бизнес-процессах, он направлен на изменение мышления работников компании, которые идут, выбирают путь философии Кайдзен.

Циклы в Кайдзен

В 70-е годы компанией Тойота руководил очень талантливый топ-менеджер господин Тоеда. Он всегда верил в силу и талант своих подчинённых, был уверен в том, что если дать им необходимые полномочия, то они смогут решить любые проблемы.

Японское понимание управления – это соблюдение стандартов и их совершенствование. Менеджмент поручает сотруднику задание, которое он должен выполнить по стандарту. И если сотрудник не справляется с заданием, то его нужно либо обучить, либо скорректировать стандарт. Менеджмент более высокого уровня должен уделять максимум своего времени на процессы совершенствования.

Если говорить о процессах совершенствования, то есть два цикла – первый цикл посвящен улучшениям, второй цикл посвящен поддержанию внедренных улучшений.

Про первый цикл достаточно много говорят в современной литературе и бизнесе, о них мы говорили в предыдущих статьях.

Это цикл PDCA, он состоит из четырех актов: планируй, действуй, проверяй, воздействуй. Суть данного цикла достаточно проста: kюбой рабочий процессом в начале достаточно шаткий и нестабильный. Стоит задача его улучшить, а после этого поддерживать его с помощью второго цикла, который носит название SDCA и расшифровывается следующим образом: стандартизируй, делай, проверяй, воздействуй.

Если говорить о философии Кайдзен, то в Японии больший фокус направлен на сотрудника. Сотрудникам не приказывают, их поощряют, стараются мотивировать, с ними советуются, их максимально вовлекают в процесс производства, товаров или услуг с целью повышения мотивации и фокусировки на работе. Например, в Японии не ругают за ошибки, японские менеджеры считают, что если человек совершил ошибку, то он получил знание и опыт, ему помогают проанализировать данный опыт с целью устранения подобных ошибок в будущем.

Принципы философии Кайдзен

1. Фокус на клиентах. Компаниям важно, чтобы их продукция и услуги приносили максимальную удовлетворенность своим клиентам.
2. Непрерывные изменения во всех сферах организации: снабжение, производство, личностные взаимоотношения.
3. Открытое признание проблем. Философия Кайдзен говорит о том, что мы не должны скрывать проблемы, мы должны открыто о них говорить и стараться искать оптимальные пути устранения. В компании должна присутствовать пропаганда открытости.
4. Создание рабочих команд. Каждый сотрудник по одному из принципов Кайдзен входит в состав той или иной рабочей группы или команды, задачей которой является постоянное совершенство процессов в организации.
5. Управление проектами. При помощи различных ротаций кросс функционального взаимодействия происходит постоянное совершенствование развития сотрудников.
6. Формирование поддерживающих отношений.
7. Информирование каждого сотрудника.
8. Управлять значит начать планировать.
9. Анализ происходящего на предприятии и действия только на основе анализа. Философия Кайдзен говорит о том, что делать выводы нужно только основываясь на фактах и цифрах.
10. Выстраивание качества в любой процесс в организации как можно раньше. Не может существовать проверки того или иного процесса без требований качеству и, собственно говоря, реализации этих требований.
11. Стандартизация. Всегда нужны методы, которые позволят закрепить достигнутый успех, чтобы была возможность его тиражировать.

Что такое нулевые потери

Еще одним из популярных понятий в философии Кайдзен является термин нулевые потери. Все процессы, делят на те, которые добавляют ценности, и те, которые не добавляют.

В рамках японского менеджмента философии Кайдзен потери называются издержками. К издержкам философии Кайдзен относит:

1. Перепроизводство
2. Простой
3. Потери машинного времени.
4. Потери, связанные с транспортировкой изделий в обработке, запасы, складирование,
5. Потери, связанные с лишними движениями, ремонт или брак.
6. Потери в виде дефектных деталей.

Если руководитель компании принял решение о том, что теперь организация будет существовать и развиваться согласно философии Кайдзен, то его место должно быть не в кабинете, а на передовой, в цеху, отделе маркетинга и продаж. Вот это место передовой в философии Кайдзен называется Гемба. Философия Кайден говорит о том, что руководитель постоянно должен задавать вопросы, почему это произошло, что необходимо сделать, чтобы это устранить. Возвращение руководителя в свой кабинет — это прямой путь к возвращению традиционного, неэффективного менеджмента, который не является принципом и не может назваться Кайдзен.

Чем Кайдзен отличается от традиционного менеджмента

На приведенной таблице можно увидеть сравнение традиционного подхода в менеджменте с системой кайдзен. Здесь есть ряд основных характеристик, по которым можно оценить и сравнить тот или иной подход.

В системе кайдзен основная цель – завоевать потребителей, фокус на рынок, то есть компания производит то, что нужно клиентам.

Руководитель согласно данной философии тренер, а не босс. Отношение к персоналу — это основной актив компании. Такое сравнение показывает, что при внедрении Кайдзен нужно, в первую очередь, менять стиль управления и отношение к персоналу.

Если говорить о Кайдзен и непрерывном процессе улучшений на предприятии, то наша задача, четко представлять себе и понимать, как выглядит процесс непрерывных улучшений. У него есть 3 ключевых элемента:

1. Разработка и обновление стандартов и ключевых показателей эффективности.
2. Мониторинг эффективности, определение отклонений.
3. Совершенствование и поддержание достигнутых результатов при помощи различных методик, направленных на процессы совершенствования.

Читать также, Модели эффективного внедрения изменений

Как выглядит типовой проект по философии Кайдзен

Первое, что мы с вами должны знать, что кайдзен направлен на небольшие, но постоянные шаги, направленные на улучшение. Поэтому если мы говорим о проектах, то они не могут быть растянутыми во времени. Это как правило, достаточно короткие проекты, направленные на устранение или совершенствование того или нового куска бизнес-процесса или рабочего момента в рамках организации.

Кайдзен актуален с точки зрения решения проблемы улучшений здесь и сейчас, когда масштабы и границы проекта четко определены и понятны, а также, когда проблему нужно решить незамедлительно.

Проект в рамках философии кайдзен выглядит следующим образом:

1. 3-5 дней на подготовительную работу к мероприятию. Это может быть составление плана действий по решению конкретной задачи.
2. 3-5 дней длится само кайдзен мероприятие. В этот период определяется, как наилучшим образом решить данную проблему.
3. 15-20 дней уходит на внедрение того, что было разработано в рамках кайдзен мероприятий по совершенствованию того или нового процесса.

Если говорить о Кайдзен не как о философии, а о методе, то это достаточно прикладной метод, который использует инструменты бережливого производства для быстрого снижения потерь с целью повышения удовлетворенности внутренних и внешних клиентов.

Пример внедрения Кайдзен в банке

1. Анализ текущих процессов:

Проведение аудита текущих бизнес-процессов для выявления узких мест и возможностей для улучшения.

Сбор данных о времени обслуживания клиентов, количестве ошибок и уровнях удовлетворенности клиентов.

1. Создание кайдзен-группы:

Формирование межфункциональной команды, включающей представителей различных отделов банка.

Назначение руководителя проекта, ответственного за координацию действий и мониторинг прогресса.

1. Обучение сотрудников:

Проведение тренингов и семинаров по методологии кайдзен для всех уровней персонала.

Объяснение принципов кайдзен и важности постоянного улучшения.

1. Идентификация и приоритизация областей для улучшения:

Определение ключевых процессов, требующих улучшения, на основе собранных данных и анализа.

Приоритизация этих процессов по степени их влияния на клиентское обслуживание и операционную эффективность.

1. Разработка и внедрение улучшений:

Создание и реализация плана действий по улучшению идентифицированных процессов.

Внедрение малых, но значимых изменений, таких как оптимизация маршрутизации звонков, улучшение навигации в интернет-банке или переработка процесса выдачи кредитов.

1. Мониторинг и оценка результатов:

Постоянный мониторинг результатов внедрения.

Сравнение показателей до и после внедрения для оценки эффективности принятых мер.

1. Корректировка и распространение успешных практик:

Внесение корректировок в стратегии на основе полученных данных и отзывов сотрудников и клиентов.

Распространение успешных практик на другие отделы и филиалы банка.

В результате внедрения Кайдзен повысился уровень удовлетворенности клиентов, увеличилась производительность, снизились операционные затраты.

Кайдзен — это не только философия, но и прикладной метод, который направлен на стандартизацию и улучшение тех или иных процессов. Его внедрение может помочь повысить эффективность бизнеса, удовлетворённость клиентов, как внутренних, так и внешних, и делать более качественный продукт или услугу.