Кайдзен – это японская философия с фокусом на непрерывное совершенствование всех производственных процессов нашего образа жизни и в целом всех аспектов жизни. Как применять этот инструмент в бизнесе? В чем его суть? Разберемся в этой статье.
Кайдзен: определение
Кайдзен – это два японских слова, где первая часть обозначает изменения, а вторая часть обозначает к лучшему. Таким образом мы получаем слово Кайдзен, которое в прямом переводе с японского обозначает изменение к лучшему.
Если говорить о Кайдзен в бизнесе, то это образ мышления и фокусировка всех процессов на непрерывные улучшения в производстве, услугах, взаимодействие в продажах, в управлении. В процессе совершенствования участвуют абсолютно все сотрудники организации.
Кайдзен фокусируется на производственном процессе без потерь. Определение Кайдзен можно рассмотреть, как 3 тезисных понятия:
— постоянные ежедневные улучшения,
— улучшения всех и каждого,
— улучшения повсеместно: от небольших локальных совершенствований до существенных стратегических улучшений.
Кайдзен, на самом деле, это целая система, под которой скрывается ряд методик, применение которых направлено на внедрение и поддержание процессов непрерывных улучшений в организации.
Внедрение Кайдзен на предприятии — это достаточно долгосрочный проект. Сегодня в мире высокой конкуренции, постоянных изменений, роста требования потребителей и изменения потребительского спроса, задача компании непрерывно искать возможности для улучшений.
Компания Тойота живёт по философии Кайдзен более 70 лет. Собственно говоря, это один из основных примеров для всех стальных компании в мире, которые выбирают или выбрали уже путь Кайдзен, как раз с точки зрения того, что философия помогает компании в разные времена быть эффективным и конкурентоспособным лидером на своём рынке.
Философия Кайдзен – это не реинжиниринг процессов, когда мы резко что-то меняем. Она отражает шаговые улучшения, которые в какой-то момент приводят к стратегическим победам и изменениям. Зачастую изменение и улучшение не требует никаких затрат, лишь концентрированности сотрудников на том, что всегда есть место для улучшений. Кайдзен фокусируется не только на бизнес-процессах, он направлен на изменение мышления работников компании, которые идут, выбирают путь философии Кайдзен.
Циклы в Кайдзен
В 70-е годы компанией Тойота руководил очень талантливый топ-менеджер господин Тоеда. Он всегда верил в силу и талант своих подчинённых, был уверен в том, что если дать им необходимые полномочия, то они смогут решить любые проблемы.
Японское понимание управления – это соблюдение стандартов и их совершенствование. Менеджмент поручает сотруднику задание, которое он должен выполнить по стандарту. И если сотрудник не справляется с заданием, то его нужно либо обучить, либо скорректировать стандарт. Менеджмент более высокого уровня должен уделять максимум своего времени на процессы совершенствования.
Если говорить о процессах совершенствования, то есть два цикла – первый цикл посвящен улучшениям, второй цикл посвящен поддержанию внедренных улучшений.
Про первый цикл достаточно много говорят в современной литературе и бизнесе, о них мы говорили в предыдущих статьях.
Это цикл PDCA, он состоит из четырех актов: планируй, действуй, проверяй, воздействуй. Суть данного цикла достаточно проста: kюбой рабочий процессом в начале достаточно шаткий и нестабильный. Стоит задача его улучшить, а после этого поддерживать его с помощью второго цикла, который носит название SDCA и расшифровывается следующим образом: стандартизируй, делай, проверяй, воздействуй.
Если говорить о философии Кайдзен, то в Японии больший фокус направлен на сотрудника. Сотрудникам не приказывают, их поощряют, стараются мотивировать, с ними советуются, их максимально вовлекают в процесс производства, товаров или услуг с целью повышения мотивации и фокусировки на работе. Например, в Японии не ругают за ошибки, японские менеджеры считают, что если человек совершил ошибку, то он получил знание и опыт, ему помогают проанализировать данный опыт с целью устранения подобных ошибок в будущем.
Принципы философии Кайдзен
- Фокус на клиентах. Компаниям важно, чтобы их продукция и услуги приносили максимальную удовлетворенность своим клиентам.
- Непрерывные изменения во всех сферах организации: снабжение, производство, личностные взаимоотношения.
- Открытое признание проблем. Философия Кайдзен говорит о том, что мы не должны скрывать проблемы, мы должны открыто о них говорить и стараться искать оптимальные пути устранения. В компании должна присутствовать пропаганда открытости.
- Создание рабочих команд. Каждый сотрудник по одному из принципов Кайдзен входит в состав той или иной рабочей группы или команды, задачей которой является постоянное совершенство процессов в организации.
- Управление проектами. При помощи различных ротаций кросс функционального взаимодействия происходит постоянное совершенствование развития сотрудников.
- Формирование поддерживающих отношений.
- Информирование каждого сотрудника.
- Управлять значит начать планировать.
- Анализ происходящего на предприятии и действия только на основе анализа. Философия Кайдзен говорит о том, что делать выводы нужно только основываясь на фактах и цифрах.
- Выстраивание качества в любой процесс в организации как можно раньше. Не может существовать проверки того или иного процесса без требований качеству и, собственно говоря, реализации этих требований.
- Стандартизация. Всегда нужны методы, которые позволят закрепить достигнутый успех, чтобы была возможность его тиражировать.
Что такое нулевые потери
Еще одним из популярных понятий в философии Кайдзен является термин нулевые потери. Все процессы, делят на те, которые добавляют ценности, и те, которые не добавляют.
В рамках японского менеджмента философии Кайдзен потери называются издержками. К издержкам философии Кайдзен относит:
- Перепроизводство
- Простой
- Потери машинного времени.
- Потери, связанные с транспортировкой изделий в обработке, запасы, складирование,
- Потери, связанные с лишними движениями, ремонт или брак.
- Потери в виде дефектных деталей.
Если руководитель компании принял решение о том, что теперь организация будет существовать и развиваться согласно философии Кайдзен, то его место должно быть не в кабинете, а на передовой, в цеху, отделе маркетинга и продаж. Вот это место передовой в философии Кайдзен называется Гемба. Философия Кайден говорит о том, что руководитель постоянно должен задавать вопросы, почему это произошло, что необходимо сделать, чтобы это устранить. Возвращение руководителя в свой кабинет — это прямой путь к возвращению традиционного, неэффективного менеджмента, который не является принципом и не может назваться Кайдзен.
Чем Кайдзен отличается от традиционного менеджмента
На приведенной таблице можно увидеть сравнение традиционного подхода в менеджменте с системой кайдзен. Здесь есть ряд основных характеристик, по которым можно оценить и сравнить тот или иной подход.
В системе кайдзен основная цель – завоевать потребителей, фокус на рынок, то есть компания производит то, что нужно клиентам.
Руководитель согласно данной философии тренер, а не босс. Отношение к персоналу — это основной актив компании. Такое сравнение показывает, что при внедрении Кайдзен нужно, в первую очередь, менять стиль управления и отношение к персоналу.
Если говорить о Кайдзен и непрерывном процессе улучшений на предприятии, то наша задача, четко представлять себе и понимать, как выглядит процесс непрерывных улучшений. У него есть 3 ключевых элемента:
- Разработка и обновление стандартов и ключевых показателей эффективности.
- Мониторинг эффективности, определение отклонений.
- Совершенствование и поддержание достигнутых результатов при помощи различных методик, направленных на процессы совершенствования.
Читать также, Модели эффективного внедрения изменений
Как выглядит типовой проект по философии Кайдзен
Первое, что мы с вами должны знать, что кайдзен направлен на небольшие, но постоянные шаги, направленные на улучшение. Поэтому если мы говорим о проектах, то они не могут быть растянутыми во времени. Это как правило, достаточно короткие проекты, направленные на устранение или совершенствование того или нового куска бизнес-процесса или рабочего момента в рамках организации.
Кайдзен актуален с точки зрения решения проблемы улучшений здесь и сейчас, когда масштабы и границы проекта четко определены и понятны, а также, когда проблему нужно решить незамедлительно.
Проект в рамках философии кайдзен выглядит следующим образом:
- 3-5 дней на подготовительную работу к мероприятию. Это может быть составление плана действий по решению конкретной задачи.
- 3-5 дней длится само кайдзен мероприятие. В этот период определяется, как наилучшим образом решить данную проблему.
- 15-20 дней уходит на внедрение того, что было разработано в рамках кайдзен мероприятий по совершенствованию того или нового процесса.
Если говорить о Кайдзен не как о философии, а о методе, то это достаточно прикладной метод, который использует инструменты бережливого производства для быстрого снижения потерь с целью повышения удовлетворенности внутренних и внешних клиентов.
Пример внедрения Кайдзен в банке
- Анализ текущих процессов:
Проведение аудита текущих бизнес-процессов для выявления узких мест и возможностей для улучшения.
Сбор данных о времени обслуживания клиентов, количестве ошибок и уровнях удовлетворенности клиентов.
- Создание кайдзен-группы:
Формирование межфункциональной команды, включающей представителей различных отделов банка.
Назначение руководителя проекта, ответственного за координацию действий и мониторинг прогресса.
- Обучение сотрудников:
Проведение тренингов и семинаров по методологии кайдзен для всех уровней персонала.
Объяснение принципов кайдзен и важности постоянного улучшения.
- Идентификация и приоритизация областей для улучшения:
Определение ключевых процессов, требующих улучшения, на основе собранных данных и анализа.
Приоритизация этих процессов по степени их влияния на клиентское обслуживание и операционную эффективность.
- Разработка и внедрение улучшений:
Создание и реализация плана действий по улучшению идентифицированных процессов.
Внедрение малых, но значимых изменений, таких как оптимизация маршрутизации звонков, улучшение навигации в интернет-банке или переработка процесса выдачи кредитов.
- Мониторинг и оценка результатов:
Постоянный мониторинг результатов внедрения.
Сравнение показателей до и после внедрения для оценки эффективности принятых мер.
- Корректировка и распространение успешных практик:
Внесение корректировок в стратегии на основе полученных данных и отзывов сотрудников и клиентов.
Распространение успешных практик на другие отделы и филиалы банка.
В результате внедрения Кайдзен повысился уровень удовлетворенности клиентов, увеличилась производительность, снизились операционные затраты.
Кайдзен — это не только философия, но и прикладной метод, который направлен на стандартизацию и улучшение тех или иных процессов. Его внедрение может помочь повысить эффективность бизнеса, удовлетворённость клиентов, как внутренних, так и внешних, и делать более качественный продукт или услугу.
