После определения стратегических целей важно понять пути их достижения. Одним из главных инструментов в данном случае является бюджетирование. Что это такое? Каковы его цели и виды? Как построить процесс бюджетирования в компании? Разберемся в этой статье.
Что такое бюджетирование в компании
Бюджетирование в компании представляет собой процесс планирования, составления и контроля выполнения бюджетов на различных уровнях и в различных подразделениях. Этот процесс помогает компании определить финансовые цели, распределить ресурсы и отслеживать выполнение планов.
Бюджет — это финансовый план компании, выраженный в денежных и натуральных показателях. Он может быть составлен как для всей компании, так и для отдельных подразделений. Структура бюджета варьируется в зависимости от особенностей бизнеса.
Бюджетирование не является обязательным процессом — компании внедряют его добровольно. Применение системы бюджетирования позволяет компании эффективно управлять финансами, снижать риски и повышать общую производительность.
Основные принципы бюджетирования:
- Единство бюджетной системы. Внутри компании необходимо использовать единые формы бюджетов, единую классификацию и кодировку доходов и расходов, а также единый подход к формированию бюджетов.
- Полнота информации. В бюджеты следует включать данные обо всех доходах и расходах с подробной детализацией.
- Сбалансированность и бездефицитность. Доходы и расходы компании должны быть сбалансированы и соответствовать друг другу. Запланированный объем расходов не должен превышать объем доходов.
- Целевой характер расходов. Бюджетные средства должны расходоваться строго по их прямому назначению.
- Достоверность. Плановые данные, вносимые в бюджет, должны быть тщательно рассчитаны и обоснованы.
Цели и задачи бюджетирования
Бюджетирование в компании служит для достижения следующих целей:
- позволяет определить, какие ресурсы необходимы для достижения поставленных целей, и распределить их между подразделениями и проектами.
- является инструментом контроля за исполнением планов и достижением целей. Он позволяет отслеживать выполнение задач, выявлять отклонения и принимать меры по их устранению.
- может стимулировать сотрудников к достижению поставленных целей, так как их вознаграждение может зависеть от выполнения бюджета.
- позволяет анализировать эффективность использования ресурсов и выявлять возможности для оптимизации затрат.
- помогает наладить коммуникацию между подразделениями и сотрудниками, так как он является общим документом, который знают и понимают все участники процесса.
Задачи бюджетирования:
- контроль за доходами и расходами компании;
- эффективное распределение ресурсов;
- исполнение обязательств компании;
- предупреждение кассовых разрывов;
- координация работы подразделений;
- контроль за достижением поставленных целей.
Виды бюджетирования
Бюджетирование можно разделить на несколько видов в зависимости от различных критериев:
– По уровню детализации: стратегическое, тактическое и оперативное.
– По длительности периода: годовое, квартальное, месячное и т.д.
– По сфере применения: финансовое, производственное, инвестиционное и т.д.
– По способу формирования: централизованное (из единого центра) и децентрализованное (отдельные подразделения формируют свои бюджеты).
– По степени автоматизации: ручное (бюджеты формируются вручную) и автоматическое (используется специализированное программное обеспечение).
Подходы к бюджетированию
Подходы к бюджетированию могут быть разными в зависимости от специфики компании и ее целей. Вот некоторые из них:
– Снизу вверх: Бюджет формируется на основе планов и потребностей подразделений, затем они объединяются в общий бюджет компании.
– Сверху вниз: Руководство компании определяет цели и задачи, которые затем передаются подразделениям для реализации.
– Инкрементный: Бюджет составляется на основе прошлых периодов, с учетом изменений в планах и целях компании.
– Zero-based: Все ресурсы компании рассматриваются как неиспользованные, и бюджет формируется с нуля на основе новых идей и возможностей.
– Гибкое бюджетирование (Agile budgeting): Бюджеты регулярно пересматриваются и корректируются в зависимости от изменений в планах и условиях работы.
Как организовать процесс бюджетирования в компании
Для организации процесса бюджетирования необходимо выполнить следующие шаги:
- Определение целей и задач бюджетирования: необходимо определить, для чего создается бюджет, какие результаты должны быть достигнуты и какие показатели нужно контролировать.
- Разработка структуры бюджета: определение статей доходов и расходов, формирование бюджетов подразделений и компании в целом, установление контрольных показателей и сроков исполнения.
- Сбор и анализ данных: сбор информации о затратах и поступлениях, анализ данных и выявление тенденций, подготовка прогнозов на будущие периоды.
- Составление бюджета: формирование бюджетов на основе полученных данных и установленных параметров, проверка их соответствия целям и задачам компании.
- Утверждение бюджета: согласование бюджетов с руководством и подразделениями компании, утверждение бюджета и доведение его до исполнителей.
- Контроль исполнения бюджета: мониторинг выполнения планов, выявление отклонений и причин их возникновения, разработка корректирующих мероприятий.
- Анализ результатов бюджетирования: оценка эффективности использования ресурсов, анализ причин отклонений и определение возможностей для оптимизации затрат.
- Корректировка бюджета: внесение изменений в бюджет в случае необходимости, связанных с изменением условий или появлением новых возможностей.
Возможные трудности при внедрении системы бюджетирования
Внедрение системы бюджетирования может сталкиваться с различными трудностями, которые могут повлиять на успешность этого процесса. Вот некоторые из них:
Сопротивление изменениям
Сотрудники могут сопротивляться новым системам и методологиям, особенно если они привыкли к старым процессам.
Руководители могут опасаться потери контроля или изменения распределения полномочий.
Недостаток компетенций
Недостаток квалификации и опыта у сотрудников для работы с новой системой бюджетирования.
Необходимость дополнительного обучения и тренингов.
Технические проблемы
Сложности в интеграции новой системы с существующими ИТ-инфраструктурами.
Проблемы с настройкой и адаптацией программного обеспечения под конкретные нужды компании.
Финансовые затраты
Высокие первоначальные затраты на приобретение и внедрение системы.
Дополнительные расходы на обучение сотрудников и консультантов.
Нехватка времени
Внедрение системы бюджетирования требует значительного времени, что может отвлекать от выполнения основных задач.
Давление со стороны сроков и необходимость параллельного ведения старых и новых процессов.
Недостаток данных
Некорректные или неполные данные могут усложнить процесс бюджетирования.
Проблемы с доступностью и актуальностью данных.
Культурные барьеры
Различия в корпоративной культуре могут препятствовать принятию новой системы.
Недостаточное внимание к изменениям организационной культуры.
Неопределенные цели и ожидания
Нечеткое понимание целей внедрения системы бюджетирования.
Недостаточное определение ключевых показателей эффективности (KPI).
Управленческие проблемы
Отсутствие поддержки со стороны высшего руководства.
Недостаточное внимание к коммуникации и мотивации сотрудников.
Юридические и регуляторные ограничения
Необходимость соответствия новым регуляторным требованиям и стандартам.
Риски, связанные с конфиденциальностью и безопасностью данных.
Преодоление этих трудностей требует тщательной подготовки, планирования и управления изменениями. Важно вовлечь ключевых участников процесса, обеспечить их поддержку и предоставить необходимые ресурсы для успешного внедрения системы бюджетирования.
Методы повышения эффективности системы бюджетирования
Для повышения эффективности системы бюджетирования можно использовать несколько методов и подходов:
Автоматизация процессов
Внедрение специализированного программного обеспечения для бюджетирования, что сократит ручной труд и уменьшит вероятность ошибок.
Использование современных технологий, таких как облачные сервисы и системы управления базами данных.
Регулярное обучение и повышение квалификации сотрудников
Организация регулярных тренингов и семинаров для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать систему бюджетирования.
Поддержка сотрудников в освоении новых методов и технологий, связанных с бюджетированием.
Улучшение качества данных
Внедрение систем контроля качества данных для обеспечения их точности и актуальности.
Разработка стандартов и процедур для сбора, обработки и хранения данных.
Постоянное обновление и адаптация системы
Регулярный пересмотр и обновление системы бюджетирования в соответствии с изменениями во внешней и внутренней среде компании.
Гибкость системы, позволяющая быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям.
Внедрение системы управления эффективностью
Разработка и использование ключевых показателей эффективности (KPI) для оценки результатов бюджетирования.
Анализ отклонений и причин их возникновения для своевременной корректировки бюджетов.
Совершенствование процесса планирования
Внедрение методов сценарного планирования для учета различных возможных исходов.
Использование аналитических инструментов для прогноза и моделирования финансовых показателей.
Повышение прозрачности и коммуникации
Обеспечение доступности информации о бюджетах для всех заинтересованных сторон.
Регулярное проведение совещаний и обсуждений по вопросам бюджетирования с участием ключевых сотрудников.
Интеграция бюджетирования с общей стратегией компании
Обеспечение соответствия бюджетов стратегическим целям и задачам компании.
Внедрение системы сбалансированных показателей (BSC) для согласования финансовых и нефинансовых целей.
Оптимизация процесса бюджетного контроля
Введение регулярных отчетов и анализов исполнения бюджета.
Использование систем раннего предупреждения для выявления потенциальных проблем и отклонений.
Разработка системы мотивации и поощрения
Введение системы бонусов и поощрений за достижение бюджетных целей.
Установление четкой связи между результатами работы и вознаграждением сотрудников.
Можно сказать, что бюджет — финансовый план компании, выраженный в денежных и/или натуральных показателях. Главная цель бюджетирования — повысить эффективность работы компании.
