В организации, которая направлена на своё развитие, на повышение конкурентной способности, обязательным элементом в стратегии, в бизнес целях, должны быть пункты, связанные с непрерывными улучшениями и постоянными изменениями.
Что такое непрерывные улучшения
Это цикл систематической работы, направленной на постоянные улучшения в рамках деятельности организации и личностного совершенствования работников.
Непрерывное улучшение — это способ обеспечения постепенного, бесперебойного улучшения ради достижения качества как комплексного понятия.
Рамперсад Хьюберт К. в своей книге «Общее управление качеством: личностные и организационные изменения» описал цикл непрерывного улучшения. Он говорит о том, что данный цикл проходит четыре обязательные фазы:
- Выбор и определение процесса, который необходимо улучшить. На этой фазе, как правило, выбирают важнейший процесс, который влияет на стратегию постоянного совершенствования организации и подходит для непрерывного улучшения.
- Оценка и стандартизация выбранного процесса.
- Улучшение данного процесса. Здесь используется знаменитая модель PDC
- Личное совершенствование. Это постоянное непрерывное улучшение личных качеств каждого сотрудника.
Говоря о совершенствованиях, мы должны различать 2 отличающихся друг от друга понятия: это реинжиниринг процессов и непрерывное совершенствование.
Если мы говорим о реинжиниринге, то здесь подразумевается скорее разовое и максимально кардинальное изменение в организации.
Совершенствование — это некий непрерывный процесс, как форма жизнедеятельности, самоорганизации объекта.
Если организация встает на путь постоянных непрерывных улучшений и ставит своей целью жить в условиях непрерывного совершенствования, то данный процесс никогда не закончится. Задача сотрудников понимать, какими компетенциями, знаниями и навыками необходимо обладать для того, чтобы соответствовать требованиям организации, которая нацелена на форму постоянных совершенствований.
Методы внедрения непрерывных улучшений
Метод «6 сигм»
Одним из популярнейших методов, направленных на непрерывное совершенствование, является метод «6 сигм». Одним из ключевых элементов данного метода является ступенчатая система DMAIC. Это некая формула, соблюдая которую, организация может внедрить непрерывные процессы по совершенствованию своих систем.
DMAIC – это аббревиатура, которая расшифровывается следующим образом: определить, измерить, проанализировать, улучшить, управлять.
Сейчас разберем пример, каким образом проанализировав процесс оплаты выставленных счетов по хозяйственным договорам, можно выявить проблему и сформировать план по ее совершенствованию.
Для того, чтобы находить элементы для постоянных совершенствований, нужно уметь анализировать существующие в организации процессы. Проблема в данном процессе – это длительная оплата счетов. Нам необходимо улучшить скорость данного процесса.
Существует достаточно количество различных вариантов визуализации процесса с точки зрения определения и поиска проблемной области для улучшений. Подобные инструменты помогают нам визуализировать и выявить, определить проблемную область в том или ином процессе с целью ее устранения.
После выявления процессов для улучшения можно переходить ко второму шагу — это определение показателей для изменения процесса, оно фокусируется на трех видах: качество, стоимость и скорость. Целью данного шага является определение показателей, которые наиболее полно отражают ход процесса и получение требуемого результата.
Следующим шагом будет разработка плана сбора данных. Это документ, который определяет, какие данные и каким образом должны быть получены. Цель данного плана, определить, каким образом будут получены данные по тем показателям, которые были определены на шаге 2.
Четвертым этапом будет определение шагов, не создающих стоимость для клиента или бизнеса. Задача — определить шаги и действия в рамках изучаемого процесса, которые не добавляют стоимость для бизнеса или клиента.
К шагам, которые могут относиться категории, не добавляющие стоимость, могут относиться следующие: интеллект, переделывание, перепроизводство, ожидание транспортировки, лишняя обработка.
Следующий шаг – это определение эффективности процесса и определение длительности цикла.
На этом шаге можно работать с законом Литтла. Профессор физики, долгое время проработавший в компании General Electric, в 60-е годы 20-го века, сформулировал закон, который и сегодня является основополагающим законом маркетинговой науки. Закон Литтла показывает взаимосвязь между незавершенной работой, длительностью процесса и производительностью. В результате исследований Литтл сформулировал следующий закон: «Среднее количество клиентов в системе равна среднему темпу прибытия клиентов, умноженное на среднее время их пребывания в системе. Данный закон применим абсолютно ко всем исследуемым процессам в рамках различных бизнесов. Главное, чтобы процесс был работающим и без прерывания.
Чаще всего компании, которые только начинают процесс улучшения того или нового процесса начинают с показателя от 0,01% до 1%, что является нормальным, если процесс только начинает свой путь совершенствования.
После того, как определены показатели эффективности процесса, начинается этап устранения процессов, которые не добавляют стоимость для клиента или бизнеса. Для этого в компаниях могут использоваться методы бережливого производства, которые направлены на постоянное совершенствование. Основной причиной применения таких методов является обеспечение рационального использования ресурсов для удовлетворения требований клиентов и бизнеса.
Существует три основные причины неэффективности компании – это скрытые потери, непостоянства и отсутствие гибкости. Бережливое производство позволяет повысить стабильность процесса, то есть сократить вариативность, визуализировать процесс для определения потерь и определить потребности.
Читать также,Этапы внедрения изменений в организации
Метод 5С
Одним из методов устранения тех или иных потерь, которые не добавляют стоимость для бизнеса или клиента, является 5С. Она используется как в офисах, в больнице и в системе ЖКХ.
Суть методологии 5С заключаются в 5 простых шагах: сортировать, соблюдать порядок, содержать в чистоте, стандартизировать и совершенствовать. 5С – это реальная основа для постоянного совершенствования, достижения состояния отсутствия дефектов и сокращения затрат.
Балансирование процесса
Это выравнивание времени, выполнение этапов процесса. Когда мы начинаем заниматься улучшением процессов, уже должны быть устранены потери. А также важно помнить, что простое перемещение времени из одного этапа в другое не всегда принесет пользу всему процессу.
К методам балансировки можно отнести:
— перераспределение шагов процесса между сотрудниками;
— перераспределение объемов работы между шагами процесса;
— параллельное исполнение шагов процесса.
Читать также, Что такое управление изменениями
Методы управления очередями и незавершенной работой
Говоря о непрерывных улучшениях и постоянных совершенствованиях, мы с вами не можем не познакомиться с методами вытягивания и выталкивания.
Выталкивание — это система выпуска изделия и выталкивания их на следующую операцию без учета потребности потребителя. Материальные ресурсы выталкиваются из одного звена производственной логистической системы на другое. Каждой операции общим расписанием устанавливается время, к которому должна быть завершена операция. Полученный продукт проталкивается дальше и становится запасом незавершенного производства на входе следующей операции. Такой способ организации движения материальных потоков игнорирует информацию о том, продолжится ли обработка данного продукта на следующей стадии и в каком состоянии в настоящее время, находятся используемое для обработки рабочие места.
Метод точно эффективно работает на совершенствовании постоянных процессов на заготовительных предприятиях, предприятиях с массовым типом производства, предприятиях, которые производят продукцию широкого потребления.
Вытягивающая система — это производство, при котором поставщик ничего не производит до того момента, пока потребитель не сообщит ему о том, что необход товар или поставка.
Если сравнивать эти два метода, то метод выталкивания помогает сделать процесс устойчивым к высокому уровню вариативности спроса и помогает наладить систему управления очередями. Минусом системы выталкивания является то, что процессом сложно управлять с точки зрения его продолжительности, пропускной способности. Также это высокий уровень длительности процесса и высокая загрузка персонала.
Если говорить о методе вытягивания, то его несомненными плюсами является высокая степень точности в прогнозировании выполнения работы, разумное использование ресурсов, особенно в часы пик, снижение длительности процесса при сохранении производительности на том же уровне. Работа механизма невозможна при высокой степень вариативности спроса и длительности процесса. Это один из минусов системы вытягивания.
Фокус на постоянные улучшения — это не разовая мера, а это система мышления, когда мы как специалисты, инженеры, руководители, думаем и сдаем себе вопрос, что мы можем улучшить сегодня и как это можно сделать.
