В организации, которая направлена на своё развитие, на повышение конкурентной способности, обязательным элементом в стратегии, в бизнес целях, должны быть пункты, связанные с непрерывными улучшениями и постоянными изменениями.
- Что такое непрерывные улучшения
- Плюсы непрерывных улучшений в компании
- Повышение эффективности процессов
- Рост удовлетворенности клиентов
- Повышение вовлеченности сотрудников
- Снижение затрат
- Повышение конкурентоспособности
- Улучшение деловой репутации компании
- Устойчивое развитие и долговечность
- Культура постоянного обучения
- Методы внедрения непрерывных улучшений
- Метод «6 сигм»
- Метод 5С
- Балансирование процесса
- Методы управления очередями и незавершенной работой
- Как внедрить непрерывное совершенствование процессов в компании
Что такое непрерывные улучшения
Это цикл систематической работы, направленной на постоянные улучшения в рамках деятельности организации и личностного совершенствования работников.
Непрерывное улучшение — это способ обеспечения постепенного, бесперебойного улучшения ради достижения качества как комплексного понятия.
Рамперсад Хьюберт К. в своей книге «Общее управление качеством: личностные и организационные изменения» описал цикл непрерывного улучшения. Он говорит о том, что данный цикл проходит четыре обязательные фазы:
- Выбор и определение процесса, который необходимо улучшить. На этой фазе, как правило, выбирают важнейший процесс, который влияет на стратегию постоянного совершенствования организации и подходит для непрерывного улучшения.
- Оценка и стандартизация выбранного процесса.
- Улучшение данного процесса. Здесь используется знаменитая модель PDC
- Личное совершенствование. Это постоянное непрерывное улучшение личных качеств каждого сотрудника.
Говоря о совершенствованиях, мы должны различать 2 отличающихся друг от друга понятия: это реинжиниринг процессов и непрерывное совершенствование.
Если мы говорим о реинжиниринге, то здесь подразумевается скорее разовое и максимально кардинальное изменение в организации.
Совершенствование — это некий непрерывный процесс, как форма жизнедеятельности, самоорганизации объекта.
Если организация встает на путь постоянных непрерывных улучшений и ставит своей целью жить в условиях непрерывного совершенствования, то данный процесс никогда не закончится. Задача сотрудников понимать, какими компетенциями, знаниями и навыками необходимо обладать для того, чтобы соответствовать требованиям организации, которая нацелена на форму постоянных совершенствований.
Плюсы непрерывных улучшений в компании
Непрерывные улучшения (continuous improvement) — это систематический процесс, направленный на постоянное совершенствование продуктов, услуг, процессов и бизнес-подходов. Этот принцип широко используется в различных методологиях управления, таких как Lean, Six Sigma, Теория ограничений и других. Непрерывные улучшения помогают компаниям адаптироваться к изменениям, повышать эффективность и оставаться конкурентоспособными. Вот ключевые плюсы внедрения этой практики:
Повышение эффективности процессов
- Путем выявления и устранения неэффективных действий компания может сократить производственные циклы, уменьшить затраты и повысить производительность.
- Оптимизация процессов снижает количество ошибок, улучшает качество продукции и услуг.
- Регулярное совершенствование помогает бизнесу быстро реагировать на изменения в среде, улучшать и подстраивать процессы под новые реалии.
Рост удовлетворенности клиентов
- Оптимизация бизнес-процессов и внедрение обратной связи от клиентов помогает компании предоставлять продукцию и сервис более высокого качества.
- Быстрое и эффективное выполнение заказов или услуг ведет к увеличению удовлетворенности клиентов, что повышает их лояльность.
- Непрерывные улучшения помогают находить пути для повышения удобства взаимодействия с клиентами и улучшения их общего опыта с компанией.
Повышение вовлеченности сотрудников
- Сотрудники, которые участвуют в инициативах по улучшению, чувствуют свою значимость и ответственность за общий успех компании.
- Постоянная работа над улучшением условий труда, сокращением ненужной нагрузки и автоматизацией рутинных задач повышает мотивацию и удовлетворение сотрудников.
- Когда сотрудники видят, что их идеи реализуются и улучшают работу, это стимулирует к дальнейшему поиску решений и инноваций.
Снижение затрат
Процессы непрерывного улучшения позволяют идентифицировать неэффективности и перерасход ресурсов, что напрямую влияет на сокращение затрат:
- Устранение потерь в производственных процессах, снижение затрат на сырьё и материалы за счёт лучшей организации работы.
- Более эффективные процессы уменьшают количество ошибок и бракованных товаров, что снижает необходимость в дорогостоящих проверках и исправлениях.
- Регулярные улучшения позволяют компании снижать издержки на поддержание инфраструктуры, управление персоналом и другие операционные расходы.
Повышение конкурентоспособности
- Возможность оперативно адаптироваться к изменениям потребностей клиентов или рыночных условий даёт преимущество перед конкурентами.
- Улучшение качества продукции и процессов помогает компании оставаться привлекательной для клиентов и увеличивать рыночную долю.
- Компании, практикующие постоянные улучшения, становятся более гибкими и инновационными, что важно в условиях динамичной среды.
Улучшение деловой репутации компании
- Когда клиенты и партнёры видят, что компания постоянно работает над повышением эффективности и качества своих услуг, они рассматривают её как надёжного и ответственного игрока на рынке.
- Компании с культурой постоянного совершенствования чаще привлекают талантливых специалистов, так как создают среду для профессионального роста и инноваций.
- Компании, которые последовательно внедряют улучшения, могут быть более привлекательны для инвесторов, клиентов и других заинтересованных сторон.
Устойчивое развитие и долговечность
- Процесс постоянных улучшений позволяет бизнесу адаптироваться к новым вызовам, не останавливаясь в развитии.
- Улучшения в работе помогают компании сохранять конкурентные преимущества на рынке, стабильно расти и развиваться в долгосрочной перспективе.
- Часто непрерывные улучшения включают в себя поиск способов минимизации воздействия на окружающую среду, что делает бизнес более ответственным и экологически устойчивым.
Культура постоянного обучения
- В ходе реализации улучшений сотрудники осваивают новые навыки, методы работы и инструменты.
- Постоянная работа над улучшениями требует от руководителей развития лидерских качеств, таких как управление изменениями и наставничество.
- Постоянное стремление к совершенствованию ведет к интеграции лучших практик в операционную деятельность компании.
Методы внедрения непрерывных улучшений
Метод «6 сигм»
Одним из популярнейших методов, направленных на непрерывное совершенствование, является метод «6 сигм». Одним из ключевых элементов данного метода является ступенчатая система DMAIC. Это некая формула, соблюдая которую, организация может внедрить непрерывные процессы по совершенствованию своих систем.
DMAIC – это аббревиатура, которая расшифровывается следующим образом: определить, измерить, проанализировать, улучшить, управлять.
Сейчас разберем пример, каким образом проанализировав процесс оплаты выставленных счетов по хозяйственным договорам, можно выявить проблему и сформировать план по ее совершенствованию.
Для того, чтобы находить элементы для постоянных совершенствований, нужно уметь анализировать существующие в организации процессы. Проблема в данном процессе – это длительная оплата счетов. Нам необходимо улучшить скорость данного процесса.
Существует достаточно количество различных вариантов визуализации процесса с точки зрения определения и поиска проблемной области для улучшений. Подобные инструменты помогают нам визуализировать и выявить, определить проблемную область в том или ином процессе с целью ее устранения.
После выявления процессов для улучшения можно переходить ко второму шагу — это определение показателей для изменения процесса, оно фокусируется на трех видах: качество, стоимость и скорость. Целью данного шага является определение показателей, которые наиболее полно отражают ход процесса и получение требуемого результата.
Следующим шагом будет разработка плана сбора данных. Это документ, который определяет, какие данные и каким образом должны быть получены. Цель данного плана, определить, каким образом будут получены данные по тем показателям, которые были определены на шаге 2.
Четвертым этапом будет определение шагов, не создающих стоимость для клиента или бизнеса. Задача — определить шаги и действия в рамках изучаемого процесса, которые не добавляют стоимость для бизнеса или клиента.
К шагам, которые могут относиться категории, не добавляющие стоимость, могут относиться следующие: интеллект, переделывание, перепроизводство, ожидание транспортировки, лишняя обработка.
Следующий шаг – это определение эффективности процесса и определение длительности цикла.
На этом шаге можно работать с законом Литтла. Профессор физики, долгое время проработавший в компании General Electric, в 60-е годы 20-го века, сформулировал закон, который и сегодня является основополагающим законом маркетинговой науки. Закон Литтла показывает взаимосвязь между незавершенной работой, длительностью процесса и производительностью. В результате исследований Литтл сформулировал следующий закон: «Среднее количество клиентов в системе равна среднему темпу прибытия клиентов, умноженное на среднее время их пребывания в системе. Данный закон применим абсолютно ко всем исследуемым процессам в рамках различных бизнесов. Главное, чтобы процесс был работающим и без прерывания.
Чаще всего компании, которые только начинают процесс улучшения того или нового процесса начинают с показателя от 0,01% до 1%, что является нормальным, если процесс только начинает свой путь совершенствования.
После того, как определены показатели эффективности процесса, начинается этап устранения процессов, которые не добавляют стоимость для клиента или бизнеса. Для этого в компаниях могут использоваться методы бережливого производства, которые направлены на постоянное совершенствование. Основной причиной применения таких методов является обеспечение рационального использования ресурсов для удовлетворения требований клиентов и бизнеса.
Существует три основные причины неэффективности компании – это скрытые потери, непостоянства и отсутствие гибкости. Бережливое производство позволяет повысить стабильность процесса, то есть сократить вариативность, визуализировать процесс для определения потерь и определить потребности.
Читать также,Этапы внедрения изменений в организации
Метод 5С
Одним из методов устранения тех или иных потерь, которые не добавляют стоимость для бизнеса или клиента, является 5С. Она используется как в офисах, в больнице и в системе ЖКХ.
Суть методологии 5С заключаются в 5 простых шагах: сортировать, соблюдать порядок, содержать в чистоте, стандартизировать и совершенствовать. 5С – это реальная основа для постоянного совершенствования, достижения состояния отсутствия дефектов и сокращения затрат.
Балансирование процесса
Это выравнивание времени, выполнение этапов процесса. Когда мы начинаем заниматься улучшением процессов, уже должны быть устранены потери. А также важно помнить, что простое перемещение времени из одного этапа в другое не всегда принесет пользу всему процессу.
К методам балансировки можно отнести:
— перераспределение шагов процесса между сотрудниками;
— перераспределение объемов работы между шагами процесса;
— параллельное исполнение шагов процесса.
Читать также, Что такое управление изменениями
Методы управления очередями и незавершенной работой
Говоря о непрерывных улучшениях и постоянных совершенствованиях, мы с вами не можем не познакомиться с методами вытягивания и выталкивания.
Выталкивание — это система выпуска изделия и выталкивания их на следующую операцию без учета потребности потребителя. Материальные ресурсы выталкиваются из одного звена производственной логистической системы на другое. Каждой операции общим расписанием устанавливается время, к которому должна быть завершена операция. Полученный продукт проталкивается дальше и становится запасом незавершенного производства на входе следующей операции. Такой способ организации движения материальных потоков игнорирует информацию о том, продолжится ли обработка данного продукта на следующей стадии и в каком состоянии в настоящее время, находятся используемое для обработки рабочие места.
Метод точно эффективно работает на совершенствовании постоянных процессов на заготовительных предприятиях, предприятиях с массовым типом производства, предприятиях, которые производят продукцию широкого потребления.
Вытягивающая система — это производство, при котором поставщик ничего не производит до того момента, пока потребитель не сообщит ему о том, что необход товар или поставка.
Если сравнивать эти два метода, то метод выталкивания помогает сделать процесс устойчивым к высокому уровню вариативности спроса и помогает наладить систему управления очередями. Минусом системы выталкивания является то, что процессом сложно управлять с точки зрения его продолжительности, пропускной способности. Также это высокий уровень длительности процесса и высокая загрузка персонала.
Если говорить о методе вытягивания, то его несомненными плюсами является высокая степень точности в прогнозировании выполнения работы, разумное использование ресурсов, особенно в часы пик, снижение длительности процесса при сохранении производительности на том же уровне. Работа механизма невозможна при высокой степень вариативности спроса и длительности процесса. Это один из минусов системы вытягивания.
Как внедрить непрерывное совершенствование процессов в компании
Внедрение непрерывного совершенствования процессов (continuous improvement) — это стратегический подход, который помогает компании постоянно адаптироваться, оптимизировать работу и улучшать качество продуктов и услуг. Основная цель — создание корпоративной культуры, где каждый сотрудник стремится к поиску и внедрению улучшений. Для успешного внедрения этого подхода необходимо следовать структурированному плану.
1. Определите ключевые цели и задачи
- Повысьте эффективность процессов. Это может быть сокращение времени производства, уменьшение затрат или оптимизация использования ресурсов.
- Улучшите качество продуктов и услуг. Работайте над снижением количества дефектов, улучшением клиентского опыта или увеличением надежности.
- Сократите потери и ошибки. Определите неэффективные процессы и устраните их.
- Увеличьте вовлеченность сотрудников. Постоянное улучшение помогает развивать корпоративную культуру, где каждый сотрудник участвует в улучшении рабочих процессов.
Формулирование конкретных целей поможет сосредоточиться на самых значимых для компании аспектах и разработать план действий.
2. Создайте культуру непрерывного улучшения
Успех программы непрерывного совершенствования зависит от вовлеченности всех сотрудников:
- Каждый сотрудник, от руководителей до линейных работников, должен быть вовлечен в процесс улучшений. Это способствует поиску идей для оптимизации и повышает мотивацию персонала.
- Развивайте культуру обучения и делитесь знаниями о методологиях улучшений, таких как Lean, Kaizen, Six Sigma и другие. Это создаст прочную основу для успешного внедрения изменений.
- Поощряйте сотрудников за предложения по улучшению и успешное внедрение новых идей.
3. Назначьте лидеров и команды улучшений
- Определите ответственных за внедрение улучшений. Это могут быть сотрудники, которые пройдут специальное обучение по методологиям оптимизации процессов и смогут управлять инициативами.
- Создайте межфункциональные команды. Вовлекайте представителей различных отделов компании, чтобы улучшения затрагивали все аспекты бизнеса.
- Разработайте план коммуникации. Обеспечьте регулярное информирование сотрудников о статусе и результатах проектов по улучшениям.
4. Используйте методологии и инструменты для анализа и улучшения
Непрерывные улучшения требуют системного подхода к анализу текущих процессов и разработке решений:
- Lean. Методология Lean направлена на устранение всех видов потерь (времени, материалов, ресурсов) в бизнес-процессах. Основной акцент делается на оптимизацию и устранение лишних этапов.
- Six Sigma. Этот подход помогает снизить вариативность и ошибки в процессах, улучшая их качество и предсказуемость.
- Kaizen. Японская методология, основанная на идее постоянного и постепенного улучшения небольшими шагами. Kaizen вовлекает сотрудников всех уровней в процесс поиска и внедрения изменений.
- Теория ограничений (ТОС). Этот подход фокусируется на выявлении и устранении ключевых ограничений, которые тормозят работу всей системы.
Использование этих инструментов помогает системно подходить к анализу проблем и планировать изменения.
5. Оцените текущие процессы и выявите возможности для улучшения
Проведите детальный анализ текущих процессов, чтобы выявить их слабые стороны:
- Картирование процессов. Это позволяет визуализировать каждый этап работы и понять, какие действия добавляют ценность, а какие нет.
- Анализ потерь. Определите неэффективности и «узкие места» в процессах, где теряются время, ресурсы или качество.
- Сбор обратной связи от сотрудников. Люди, которые непосредственно работают в операционных процессах, часто знают о проблемах, которые могут не быть видны на уровне менеджмента.
Эти данные помогут определить приоритетные области для улучшений и выстроить план действий.
6. Разработайте план улучшений
- Поставьте конкретные и измеримые цели. Например, снизить затраты на производство на 10%, уменьшить количество дефектов на 15% или сократить время выполнения заказа на 20%.
- Определите временные рамки. Установите четкие сроки для каждого этапа улучшений.
- Назначьте ответственных. Каждое улучшение должно быть закреплено за конкретным сотрудником или командой, которые будут отвечать за его реализацию.
7. Проведите внедрение изменений
- Тестирование на малом масштабе. Внедрение изменений лучше начинать с пилотного проекта в одном из отделов или на отдельной стадии процесса, чтобы минимизировать риски.
- Регулярно проверяйте результаты. Важно оценивать промежуточные итоги внедрения и при необходимости корректировать план.
- Поддерживайте сотрудников в процессе изменений. Обучение и поддержка являются ключевыми факторами успеха. Убедитесь, что сотрудники понимают новые процессы и готовы работать в новых условиях.
8. Оцените результаты и сделайте выводы
- Проанализируйте, удалось ли достичь поставленных целей. Сравните результаты до и после внедрения изменений с использованием таких показателей, как скорость выполнения задач, затраты, качество и клиентская удовлетворенность.
- Получите обратную связь от сотрудников и клиентов о внедренных изменениях.
- Если результаты не соответствуют ожиданиям, пересмотрите подход и внесите изменения в процесс.
9. Создайте систему для отслеживания и мониторинга
- Используйте системы управления показателями (KPI), чтобы контролировать эффективность процессов и вовремя выявлять новые области для улучшений.
- Проводите регулярные аудиты процессов. Постоянная оценка процессов помогает поддерживать их на высоком уровне и выявлять потенциальные проблемы до того, как они станут критическими.
- Регулярно пересматривайте цели. Условия рынка и внутренние бизнес-процессы постоянно меняются, поэтому важно регулярно пересматривать цели и адаптировать стратегии.
10. Закрепите культуру непрерывных улучшений
- Создайте систему признания и вознаграждения за предложения по улучшению и успешную реализацию проектов.
- Регулярно проводите тренинги для сотрудников, чтобы они могли узнавать о новых методах и подходах.
- Непрерывные улучшения должны стать частью общей стратегии бизнеса.
Фокус на постоянные улучшения — это не разовая мера, а это система мышления, когда мы как специалисты, инженеры, руководители, думаем и сдаем себе вопрос, что мы можем улучшить сегодня и как это можно сделать.
