Многие советы по повышению эффективности собраний к настоящему времени активно внедряются. К таким методам относятся своевременное начало и окончание, составление эффективных повесток дня, определение четких ролей и запоминание того, когда вы отключаете звук. Даже если вы не знаете основ, быстрый поиск в Google поможет их найти.
Но некоторые из наиболее ценных советов по проведению совещаний могут быть не так распространены, потому что они касаются не структуры, участников и даже не повестки дня; они касаются того, как руководитель готовится к встрече и общается на протяжении всего времени.
Как и практически в любом рабочем проекте, успех совещания зависит от успеха коммуникации руководства.
Ниже приведены 10 тактик общения, которые будут полезны ведущим совещания и руководителям, менеджерам для определения результативности совещания.
-
Содержание
Подготовьте свои тезисы — не просто повестку дня.
Повестка дня — это полезный план проведения совещаний, но он бесполезен при изложении ключевых моментов. Итак, в дополнение к составлению повестки дня, продумайте и подготовьте заранее несколько кратких, но ценных тезисов.
Задайте себе несколько вопросов, которые помогут вам развить ключевые моменты:
“Какие идеи я хочу выдвинуть на этой встрече?”
“Какие проблемы требуется решить совместно?”
“Кто заслуживает похвалы или упоминания?”
“Какие вопросы наиболее актуальны для данной планерки?»
Подготовьте ответы на данные вопросы и поделитесь ими в начале или при появлении соответствующих тем повестки дня. Помните: тема — это лист бумаги. Точка — это бумажный самолетик. Вы можете предложить и то, и другое, но только одно из них воплощает вашу идею.
-
Укажите цель
В начале совещания расскажите о цели совещания — что необходимо решить, пересмотреть или выполнить в ходе совещания. Избегайте расплывчатых целей, таких как “изучение” или “решение” Формулирование четкой цели в начале встречи поможет гарантировать, что она будет достигнута — или, по крайней мере, изучена — к концу.
-
Направляйте своих слушателей
Обычно встреча начинается с приветствий, настроений и важных обновлений. Если ваши вступительные комментарии касаются нескольких тем, кратко расскажите о них: “Прежде чем мы начнем, я хотел бы рассказать о результатах планирования на прошлой неделе, итогов нашего внутреннего опроса DEI и познакомить с новыми членами команды, которые скоро присоединятся к нам”.
Также используйте внутренние переходы (“Второе, что я хочу предложить, — это Y”) и заключительные утверждения (“Как вы можете видеть, X, Y и Z имеют решающее значение для нашего успеха”).
Эта система предварительного ознакомления поможет вашей команде 1) знать, чего ожидать, 2) следить за вами и 3) понять ключевые моменты.
-
Будьте готовы слушать
Для руководителя собрания умение слушать и делать вид, что слушаешь, — важнейшие ценности, потому что, диалог очень важен, он помогает показать себя как заботливого и ценящего вклад ваших коллег человека. Вот несколько кратких советов для того, чтобы активно слушать и демонстрировать, что вы активно слушаете:
Всегда смотрите в лицо своей аудитории и старайтесь поддерживать прямой зрительный контакт во время прослушивания. На виртуальной встрече это означает, что вы смотрите в камеру, а не на список участников.
Продемонстрируйте, что вы слушаете, кивнув. Кивок — самый эффективный способ выразить поддержку, потому что он означает: “Я слышу вашу точку зрения и понимаю, о чем вы говорите”.
Не используйте время прослушивания как возможность спланировать, что вы собираетесь сказать дальше. Неправильное понимание вопроса из-за того, что вы его неправильно расслышали, может подорвать ваш авторитет.
Старайтесь не перебивать выступающих и не заканчивать их предложения. Иногда нам кажется, что мы подтверждаем чью-то точку зрения, заканчивая за них предложения, но даже если это технически верно, мы все равно крадем их время и присваиваем их точку зрения, что неправильно.
Подумайте о том, чтобы ответить на вопросы докладчика, прежде чем сразу же предлагать свою точку зрения или предлагать решение. Например: “Я хочу убедиться, что правильно вас расслышал. Вы говорите, что у нас слишком много встреч, особенно по пятницам. Это правильно?” Это мощное выражение признательности укрепляет доверие и демонстрирует сопереживание.
Наконец, сохраняйте непредвзятость и сопротивляйтесь желанию защищаться. Встреча — это диалог, а не дебаты, поэтому сначала сосредоточьтесь на понимании точки зрения вашей команды, а не на выдвижении контраргументов.
Читать также
-
Подготовьте вопросы
В диалогах между руководителями и командой лидеры могут повысить эффективность обучения, задавая наводящие вопросы. В статье Harvard Business Review “Быть стратегическим лидером — значит задавать правильные вопросы” Лиза Лай утверждает, что постановка стратегических вопросов, таких как “Почему вы выполняете ту работу, которую выполняете?” и “Как выглядит успех нашей команды?”, может помочь лидерам побудить свои команды больше думать стратегически.
Наличие вопросов в вашем кармане также может заполнить пробелы во время собрания, когда участники не спешат задавать вопросы или им нужен кто-то, чтобы растопить лед.
Вопросы лидерства можно разделить на несколько типов:
Стратегические вопросы
- “Чего вы хотите достичь?”
- “Как мы можем применить этот подход во всей компании?”
Вопросы распознавания
- “Кто помогал вам с этим проектом?”
- “Как тебе пришла в голову эта идея?”
- Полезные вопросы
- “Что я могу сделать, чтобы помочь?”
- “Какие ресурсы вам нужны, чтобы вывести ваш проект на новый уровень?”
-
Делайте обходные пути короткими
Иногда у вас может возникнуть искушение прервать ход своих мыслей и обсудить что-то не связанное с этим, независимо от того, внезапно ли эта идея пришла вам в голову или была высказана кем-то еще в кабинете. В одну секунду вы говорите об использовании социальных сетей, а в следующую — о своих любимых знаменитостях из социальных сетей. Это отклонение опасно, потому что, когда оно затягивается на некоторое время, теряется суть разговора, и другие умы начинают блуждать.
Если вы выдвигаете или поддерживаете идею, которая связана с вами лишь косвенно или не имеет отношения к делу, быстро “войдите и выйдите”, чтобы вернуться к тому, ради чего вы пришли.
-
Знайте, когда необходимо закончить свою мысль
У некоторых ораторов в голове звучит надоедливый голос, который говорит: “Они еще этого не понимают — продолжайте говорить!” Этот внутренний голос, исходящий из вашей неуверенности, часто ошибается, поэтому не доверяйте ему. Как только вы изложите свою точку зрения, остановитесь и продолжите встречу дальше. Если у людей есть вопросы, они будут задавать их. Такой подход также гарантирует, что у других участников собрания будет время высказаться.
-
Дайте краткую оценку
Руководителям всегда полезно делиться похвалами, поддержкой и ободрением со своими командами, но чем дольше вы продолжаете, тем меньше влияние этих чувств.
Ничто так не убивает хорошую мысль, как бессвязность, поэтому старайтесь, чтобы ваша благодарность была структурирована и ограничивалась 15 секундами или меньше. В то же время осознайте, что два слова “спасибо” никогда не оказывают большого влияния. Всегда указывайте “почему”. Хорошим шаблоном для признания заслуг или признательности является: кто это сделал, что они сделали и какое влияние это оказало на цели организации или команды.
-
Помогайте другим изложить свою идею
Если во время вашей встречи сотрудник выступает с официальной презентацией без четкой точки зрения или предложения, мягко подтолкните его, вежливо спросив: “Что вы рекомендуете?” или “Что вы предлагаете нам сделать?” Чем чаще вы будете задавать эти наводящие вопросы, тем больше вероятность того, что этот человек в конечном итоге осознает важнейший навык лидерства в общении — передавать суть, а не просто делиться мыслями.
-
Завершите Значимым Шагом к действию
Вы поддерживаете динамику после совещания, когда завершаете совещание определением следующих шагов, включая то, кто предпринимает действия и когда. Этим действующим лицом может быть менеджер, помощник по административным вопросам, комитет или даже вы сами, но убедитесь, что это тот, кто не только записывает идеи, но и продвигает их.
